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Por que usar um software para melhorar a gestão e otimizar a logística?

Alcançar a excelência na gestão e otimização da logística está entre os objetivos mais almejados pelos gestores. Para isso, diversas ações de melhorias e investimentos são realizadas nas operações.

No artigo de hoje, vamos falar especificamente sobre a adoção de um software e qual é a sua importância para a área, além de apresentar os resultados e benefícios que podem ser alcançados com a tecnologia. Quer saber mais sobre o assunto? Então confira o nosso post de hoje!

Qual é a importância da utilização de um software?

Em tempos em que a tecnologia se faz cada vez mais presente na rotina das pessoas e empresas, investir em um sistema de gestão ajuda a modernizar as operações e fazer com que o negócio se torne mais eficiente.

Entre os aspectos mais importantes, podemos citar:

  • centralização das informações: que, em vez de ficarem espalhadas por diversos controles, passam a integrar uma base de dados única;
  • automação dos processos: muitas rotinas passam a ser realizadas de forma automática, reduzindo drasticamente a necessidade de trabalhos manuais;
  • geração de relatórios: permitem que se acompanhe o andamento dos processos, a criação de indicadores de desempenho e a melhora na tomada de decisão, que passa a ser embasada em dados sólidos e reais;
  • monitoramento de transportes: soluções como o TMS — Sistema de Gerenciamento de Transportes — permitem acompanhar as entregas em tempo real. Além de ajudar a prever ocorrências que podem afetar as entregas, isso permite que os clientes sejam atualizados com o status dos seus pedidos (o que ajuda a aumentar a satisfação com o serviço).

Quais são os benefícios da tecnologia para a gestão e otimização da logística?

O investimento em tecnologia proporciona diversas melhorias para a logística em uma empresa. Entre as quais:

Maior confiabilidade e segurança das informações

Com a implementação de um sistema, as informações deixam de ser acompanhadas em diversos documentos e planilhas e passam a integrar uma base única. Isso ajuda a diminuir os riscos de erros e extravios de dados.

Além disso o gestor pode fazer consultas a qualquer momento, obtendo informações completas, atualizadas e de maneira rápida e eficaz.

Redução de erros e necessidade de retrabalhos

A utilização de um software voltado para atividades logísticas também ajuda na redução de erros. Já que a realização de trabalhos manuais é praticamente eliminada da rotina, as chances de ocorrerem falhas — que prejudicam o andamento dos processos — também cai.

Da mesma forma, a necessidade de realizar retrabalhos segue a mesma tendência e acaba sendo reduzida, fazendo com que a equipe se torne mais produtiva e eficiente.

Maior controle sobre os processos

O investimento em um sistema engloba os mais variados processos dentro da logística. Um software TMS, por exemplo, abrange processos que vão desde o cadastro de transportadoras até o monitoramento das cargas e a auditoria de pré-faturas.

Com isso, o gestor passa a ter maior controle sobre suas operações, acompanhando o andamento das atividades e, principalmente, identificando as falhas antecipadamente, podendo criar ações mais ágeis, precisas e eficazes.

Redução de custos

A redução de custos, outro objetivo bastante almejado, também pode ser alcançada por meio do investimento em tecnologia. Ela pode ser obtida de diversas formas, entre elas:

  • aumento da produtividade da equipe: que ganha agilidade com a eliminação dos trabalhos manuais e da necessidade de retrabalhos;
  • melhor acompanhamento dos processos: que permite identificar falhas e oportunidades de melhorias;
  • escolhas mais inteligentes na hora de fazer a contratação de frete: já que o sistema aponta quais são as melhores opções, baseando-se no cruzamento de dados de diversas tabelas de frete das transportadoras;
  • redução de desperdícios: de tempo, mão de obra, equipamentos, ociosidade de veículos, entre outros;
  • planejamento mais eficiente das rotas: otimizando o gasto com combustível.

Aumento da qualidade dos serviços

Outro ponto que vale a pena destacar é o suporte que o sistema oferece para a gestão por meio da criação de relatórios. Com o acompanhamento dos resultados dos processos, o gestor consegue identificar onde os gargalos se concentram e o que precisa ser feito para corrigi-los.

Isso faz com que seja possível adotar uma rotina de melhorias contínuas, em que as atividades estão constantemente sob análise e implementação de melhorias.

Vale lembrar que esse aspecto é crucial para que se mantenha os clientes mais satisfeitos, aumentando as chances de fidelizá-los. Isso é ainda mais relevante quando se trata de um transporte terceirizado, que, mesmo sendo um processo externo, reflete diretamente na imagem que sua empresa projeta no mercado.

Elaboração de estratégias mais acertadas

O acompanhamento das operações por meio dos relatórios e indicadores de desempenho também faz com que o gestor possa analisar questões relevantes para sua operação e elaborar estratégias mais acertadas.

Um exemplo é a necessidade de trocar de transportadora em decorrência dos altos índices de reclamação por parte dos clientes e o alto número de ocorrências relacionadas a atrasos, avarias e extravios, por exemplo.

O que deve ser considerado na contratação de um sistema?

A contratação de um software pode ajudar na gestão e otimização logística, desde que sejam observadas as necessidades do negócio e quais objetivos precisam ser alcançados com a tecnologia. Sendo assim, ao escolher uma solução para sua empresa, é preciso observar aspectos como:

  • se a empresa desenvolvedora fornece suporte durante e depois o processo de implementação;
  • quais são as funcionalidades oferecidas — por exemplo: cálculo de frete, gestão de despacho, rastreamento das entregas, auditoria de pré-faturas, possibilidade de gerar relatórios. É importante se certificar que o sistema oferece as aplicações que seu negócio precisa;
  • escalabilidade — a capacidade de um sistema de absorver uma alta na demanda e acompanhar o crescimento da empresa.

A adoção de um sistema de gestão é fundamental para uma boa gestão e otimização da logística. Com todos benefícios que essa tecnologia pode proporcionar, torna-se possível obter ganho em competitividade, haja vista que os clientes passam a ser atendidos com mais qualidade e as melhorias implementadas fazem com que a empresa se torne mais eficiente — podendo criar diferenciais que ajudem a sair na frente dos concorrentes.

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