Com a massificação da internet e a expansão do comércio eletrônico, empreendedores precisaram adaptar suas rotinas corporativas aos inúmeros tipos de documentos exigidos, como é o caso das NF-e e NFC-e — respectivamente, Nota Fiscal Eletrônica e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica —, documentos fiscais relativos a transações realizadas em meio eletrônico.

Desde então, as organizações vêm estruturando os processos internos para cumprir obrigações relativas à emissão dos documentos fiscais. Tal fato se deve principalmente à implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que integra uma série de obrigações fiscais em formato eletrônico.

Mas você sabe quais são as diferenças entre a NF-e e NFC-e? No post de hoje vamos simplificar a vida de todos os usuários que lidam diariamente com a emissão desses documentos fiscais e acabam ficando com uma série de dúvidas sobre as suas funcionalidades e prazos.

Compreendendo a NF-e

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é o modelo utilizado exclusivamente nas operações que envolvem a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços, como é o caso da NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).

Atualmente, a NF-e é obrigatória tanto para transações de compra e venda no comércio eletrônico como em lojas físicas. Para empreendedores, a sua emissão representa um importante instrumento de gestão, uma vez que ficam armazenadas informações sobre fornecedores e clientes.

Vale destacar que, em todas as transações realizadas entre pessoas jurídicas, é obrigatória a emissão da NF-e. Entretanto, ela é facultativa nas operações realizadas entre pessoas jurídicas e pessoas físicas, podendo ser substituída pela NFC-e — da qual falaremos em breve — ou o SAT-CF-e (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).

Como funciona a NF-e?

Para emitir a NF-e é preciso que a empresa cumpra os seguintes requisitos:

• Tenha um CNPJ;

• Adquira um certificado digital por meio da ICP-Brasil;

• Credencie-se junto à Secretaria da Fazenda.

Após o credenciamento, basta fazer o download e instalar o software específico da Sefaz ou um sistema ERPque possibilite integração direta com a SEFAZ.

É importante destacar que o sistema emissor da NF-e disponibilizado pela Secretaria da Fazenda será descontinuado a partir de 1º de janeiro de 2017 e não haverá mais disponibilização de atualizações para os contribuintes que continuarem com o programa.

Existem diversas alternativas no mercado para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Na escolha de um software, leve em consideração a possibilidade do sistema rodar em nuvem e oferecer a facilidade de acesso online a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Outro fator a ser considerado é o volume de notas emitidas: Empresas que emitem um grande volume de NF-e devem adotar um emissor, integrado a um sistema de faturamento ou sistema de gestão, por exemplo.

Quais as vantagens da NF-e?

Entre as vantagens obtidas por meio da emissão da NF-e, tem-se:

• Redução de custos com armazenagem de documentos em espaços físicos, uma vez que é possível o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);

• Maior agilidade no faturamento;

• Redução de custos com impressão do documento fiscal, já que o consumidor pode imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), acompanhar a mercadoria e consultar a respectiva NF-e na internet;

• Como as informações da NF-e podem ser consultadas antecipadamente, o contribuinte pode realizar um melhor planejamento de logística;

• Redução de erros de digitação devido à eliminação de processos manuais de notas fiscais;

• Redução do tempo de parada em postos fiscais.

Quando a emissão da NF-e é obrigatória?

A lista de empresas obrigadas a emitir a NF-e é bastante extensa, uma vez que muitas delas já emitem a Nota Fiscal Eletrônica desde 2008, ano em que foi colocada em prática a obrigatoriedade.

A legislação, com a listagem completa de empresas obrigadas a emitir a NF-e, pode ser conferida nos seguintes documentos:

• Protocolo ICMS 10/07
• Protocolo ICMS 42/09

A obrigatoriedade da NF-e também é estendida para operações de importação e exportação, operações interestaduais e operações de transferência de mercadorias entre estoques.

O MEI é isento da emissão da NF-e, mesmo se realizar vendas interestaduais, exceto se desejar estar enquadrado nessa opção.

Entendendo o que é NFC-e

Vista como uma importante facilitadora no dia a dia dos empreendedores, a NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) passou a substituir as notas fiscais de venda ao consumidor e o cupom fiscal emitido pela ECF (Escrituração Contábil Fiscal).

De forma geral, a NFC-e é validada de forma online pela Secretaria da Fazenda de cada estado e o contribuinte pode acessar o portal da Sefaz e conferir diretamente, já que a NFC-e fica disponível em forma virtual para consulta.

A finalidade da NFC-e é proporcionar maior segurança e rapidez aos processos, tanto para o Fisco quanto para o próprio empreendedor. Por meio dela, as obrigações acessórias das empresas são reduzidas, e há economia pela dispensa do uso de papel.

Como funciona a NFC-e?

A NFC-e só existe digitalmente, De forma simplificada, ao realizar uma compra o varejista emite um cupom, que é muito parecido com o cupom fiscal usual.

A grande diferença é que a NFC-e vem com um QRCode, oferecendo ao consumidor a facilidade de consultar informações da sua compra diretamente no seu celular. No entanto, a opção de impressão é opcional, já que é um documento completamente eletrônico.

Quais as vantagens da emissão da NFC-e?

Entre as vantagens de emitir a NFC-e estão as seguintes:

• Não há mais a necessidade de homologar os sistemas;

• Comerciantes podem utilizar impressoras não fiscais, térmicas ou a laser, não sendo mais necessário utilizar hardwares específicos de automação;

• Uso de papel não certificado, com menor requisito de guarda;

• Possibilidade de integrar plataformas físicas e virtuais;

• Uso de novas tecnologias de mobilidade, pois possui interface com tablets, smartphones e outros dispositivos móveis;

• Simplificação das obrigações acessórias, já que não há a necessidade da impressão de Redução Z e Leitura X, cessação de uso, escrituração de Mapa Resumo, entre outros;

• A transmissão do documento fiscal é feita em tempo real ou online, sem a necessidade de processos manuais;

• Redução dos gastos com uso do papel.

Quando há obrigatoriedade de emissão da NFC-e?

A obrigatoriedade de emissão da NFC-e e o cronograma de implementação são de responsabilidade da Secretaria da Fazenda de cada estado.

Acre, Amazonas, Pará, Mato Grosso, Paraíba, Distrito Federal, Sergipe, Paraná, Rio de Janeiro e Rio grande do Sul já aderiram ao calendário de obrigatoriedade do uso da NFC-e. Os demais estados estão em processo de migração do uso de EFC para a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônico.

Vale destacar que a emissão da NFC-e para microempreendedores individuais não é obrigatória.

A implementação da NFC-e está sendo feita de forma gradual pelos estados. Para emiti-la, é necessário:

• Ter certificado digital no padrão ICP-Brasil;

• Possuir CNPJ;

• Possuir inscrição estadual.

Sua emissão depende do cadastro como emitente de nota fiscal eletrônica. Alguns estados, como São Paulo, dependem da disponibilidade do sistema SAT.

Não há um software oficial para a emissão na NFC-e, sendo necessário que o empreendedor adote soluções que possam atender às suas necessidades. Cabe aqui destacar que o software emissor de NF-e não pode ser utilizado para a emissão da NFC-e, já que cada uma das obrigações fiscais têm suas particularidades e sistemas apropriados.

Preparando-se para a adequação ao SAT

O SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos) é uma obrigação que passa a substituir a ECF, como já informamos.

Assim como a ECF, o SAT é um equipamento gerador de cupons fiscais eletrônicos que precisa ser instalado fisicamente no estabelecimento comercial. Porém, como as notas são emitidas no formato eletrônico, nem todos os pontos de venda de uma loja precisam ter o equipamento instalado.

A obrigatoriedade do SAT Fiscal entrou em vigor desde 01 de julho de 2015. Os primeiros estabelecimentos a cumprir a regra serão os postos de gasolina que estejam classificados no CNAE 4731-8/00.

Essas, portanto, são as informações principais, que buscamos disponibilizar de forma simples e clara, sobre o que é NF-e e NFC-e. Se você quer saber mais sobre o tema, sugerimos que leia esse outro artigo e tire todas as suas dúvidas sobre o SAT-ECT.