Se você está pensando sobre como implementar um novo sistema de gestão ERP na sua empresa, pode estar se perguntando qual é a melhor maneira de evitar atrasos ou situações inesperadas no projeto.

Se as expectativas não estiverem 100% alinhadas na venda, você pode enfrentar alguns problemas na implementação. Quer saber como evitar a maioria deles? Transparência! E colocar toda a responsabilidade sobre o vendedor não é uma prática inteligente.

Neste post, apresentamos as principais informações para ajudar você a implementar um novo software de gestão em sua empresa. Boa leitura!

O que é preciso para implementar um novo sistema de gestão?

Primeiramente, você deve passar para o profissional de vendas o que espera com a implementação, e a lista de requisitos ou funcionalidades que precisa de cada área do sistema.

Coloque tudo isso anexado à proposta comercial— se o vendedor tem boas intenções, ele não vai criar qualquer resistência quanto a isso.

Confira, a seguir, as principais fases do projeto de implementação do sistema ERP.

Primeira fase: alinhamento inicial

O objetivo desta fase é alinhar-se com todos que participarão do projeto, tanto da parte do cliente quanto da consultoria, como será feita a implementação do novo sistema de gestão ERP e quais serão os pontos de atenção.

Chamamos essa reunião de kickoff do projeto. O ideal é que seja feita em uma sala grande, com uso de projetor, a presença do patrocinador do projeto (quem assinou a proposta) e os usuários-chave de cada departamento.

A reunião deve começar com uma breve introdução do patrocinador do projeto para sua equipe mostrando, entre outras questões, os motivos que o levaram a implementação de um novo software de gestão ERP e os objetivos esperados com isso.

A consultoria de sistemas deve apresentar a equipe que participará do projeto e o escopo que foi contratado, informando, entre outros elementos:

• número de usuários;
• módulos adquiridos: vendas, logística, finanças, mobilidade, funcionalidades específicas;
• business intelligence (BI);
• CRM;
• se a solução será local ou em nuvem.

Segunda fase: levantamento

Nessa fase, após identificar os usuários-chave (profissionais com maior entendimento de uma determinada área da empresa), iniciamos a entrevista com cada um deles. Procuramos — na entrevista — entender como as suas rotinas de trabalho funcionam para ele e como influenciam a empresa e os demais usuários.

A partir dessa fase será elaborado um documento, o Blueprint, no qual todo o processo e os parâmetros que precisam ser configurados no sistema estarão levantados. O cliente precisa validar este documento para que possamos seguir para a próxima fase. De uma a duas horas com cada usuário-chave é o tempo médio gasto com o levantamento.

Terceira fase: configuração do sistema

Nessa fase, é iniciada a configuração do sistema de acordo com o levantamento que foi feito na etapa anterior. Essa é uma fase de maior trabalho da equipe de implementação e não do cliente.

Quando tudo estiver concluído, o projeto será apresentado aos usuários-chave para validação. É normal que ocorram alguns ajustes após essa apresentação, até chegar ao modelo ideal.

Quarta fase: treinamento

Com o sistema devidamente configurado, de acordo com as suas rotinas, é possível começar os treinamentos com os usuários, utilizando o sistema com as características da sua área.

Outro ponto importante nessa fase é o “dever de casa” que a consultoria passará ao usuário. Ele precisará fazer lançamentos de testes no sistema para que quando chegar à fase de inauguração não tenha maiores dificuldades de uso do software.

Quinta fase: inauguração

Na quinta e última fase, após todos os usuários estarem prontos para operar no sistema, podemos agendar o dia da inauguração. É ideal que seja o primeiro dia útil de um determinado mês.

Preparamos o sistema no dia anterior zerando os lançamentos de testes efetuados, fazendo a importação atualizada dos saldos e dos cadastros, deixando o sistema pronto para iniciar.

No dia da inauguração é importante que a consultoria esteja presente para auxiliar nas dúvidas. É comum que exista algumas inseguranças por parte do usuário, mas com o passar de dois ou três dias, as coisas tendem a se normalizar.

Como implementar um novo sistema de gestão ERP?

Separamos algumas das melhores práticas sobre como implementar um novo sistema de gestão ERP em sua empresa. Continue a leitura do artigo para conferir!

Envolva a empresa como um todo

Implementar um sistema de gestão é um processo que envolve mudanças nas metodologias de trabalho da organização como um todo.

Sendo assim, é imprescindível que todos colaborem com as alterações na rotina, pois é nesse momento que os gestores devem manter a comunicação, acima de tudo, objetiva e clara com seus colaboradores, deixando explícito quais mudanças ocorrerão, por que serão realizadas e de que maneira influenciarão no trabalho da equipe.

Ao notarem os benefícios, os funcionários se sentirão como parte das mudanças e isso tornará o processo inteiro muito mais eficiente.

Invista no treinamento da equipe

É muito importante que os colaboradores tenham pleno conhecimento a respeito de suas funções, sobre a operação e a capacidade no novo sistema de gestão ERP. A falta de conhecimento e habilidade em relação ao software pode gerar insegurança e, consequentemente, resistência à implementação dos novos procedimentos.

O sistema pode ser integrado aos diversos departamentos da empresa à medida que a equipe estiver treinada o suficiente, tornando o processo de adaptação menos drástico. A organização do treinamento deve respeitar as necessidades específicas de cada setor.

Contrate profissionais que saibam como implementar um novo sistema de gestão ERP

Administrar todas as tarefas cotidianas de uma empresa e conciliar a implementação de um software novo na gestão pode ser uma tarefa realmente complexa.

Se o objetivo é dar suporte adequado ao processo de implementação da nova tecnologia, é necessário que o gestor conte com profissionais habilitados para auxiliar em todas as etapas.

Esses profissionais ajudarão o empreendimento, sanando qualquer dúvida sobre como implementar o sistema ERP, além de oferecerem suporte após a conclusão do processo para que a empresa se adéque à nova metodologia de trabalho.

Personalize o software de acordo com as necessidades da empresa

Por fim, como conhecedor de sua empresa, dinâmica de trabalho, nicho de atuação no mercado e, é claro, necessidades, você é o profissional mais indicado para personalizar o sistema, utilizando a empresa como molde.

Uma das grandes vantagens de um sistema ERP é que ele pode ser customizado pelos desenvolvedores, de modo que proporcione soluções assertivas e precisas para as reais necessidades do negócio.

É um fato que o sistema não pode resolver todos os problemas da operação, no entanto, quando implementado da forma correta, pode oferecer medidas, ferramentas e recursos para que a empresa se torne mais produtiva, competitiva e preparada para o mercado.

Ao considerar como implementar um novo sistema de gestão ERP na empresa, lembre-se de que o processo requer perspectiva e futuro, além de mentalidade aberta às tendências tecnológicas e espírito de empreendedorismo.

Você ainda tem alguma dúvida sobre como implementar um novo sistema de gestão ERP em sua empresa? Quer saber sobre como podemos ajudar? Então, entre em contato conosco e conheça as melhores soluções!