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Passo a passo: aprenda como fazer o planejamento orçamentário da empresa

Passo a passo: aprenda como fazer o planejamento orçamentário da empresa

A área financeira de uma empresa é, sem dúvidas, umas das mais complexas e que mais exige boas estratégias para se manter saudável. Um setor financeiro bem-sucedido conta com um planejamento orçamentário bem-feito e detalhado, sem deixar de ser claro e conciso.

O planejamento orçamentário é mais do que um documento: trata-se de uma ferramenta de controle que engloba todas as informações sobre as entradas e saídas de recursos do exercício vigente. Além disso, ele também auxilia no planejamento dos ganhos que a empresa obterá a curto prazo — entre 1 a 3 anos.

Quer aprender mais sobre o planejamento orçamentário? Então, continue com a gente! Vamos explicar o que é, como fazer planejamento orçamentário e como um sistema integrado pode ajudar você nessa tarefa. Não perca!

O que é o planejamento orçamentário?

Planejamento orçamentário é o documento que engloba todos os aspectos contábeis de uma empresa. É ele que guia o que deve ser feito ao longo de um exercício financeiro, ou seja, um ano civil. Dessa forma, ele também serve de auxílio para os anos anteriores e posteriores.

Esse planejamento é dividido em quatro aspectos:

  1. receitas;
  2. despesas;
  3. custos;
  4. investimentos.

As receitas são os recursos estimados que entrarão na instituição. As despesas são os gastos relacionados à manutenção do planejamento. Os custos são aqueles utilizados com as vendas e produção. E, por fim, os investimentos são os valores pagos para a valorização da infraestrutura da empresa.

Além desses aspectos, o planejamento orçamentário também é dividido em áreas e subáreas, que facilitam a sua elaboração. Cada uma dessas áreas terá receitas, despesas, custos e investimentos diferentes. Por exemplo, os aspectos do setor de Marketing são diferentes dos aspectos do setor de RH. A não ser, é claro, aqueles que dizem respeito a áreas em comum dos setores, nesse caso, subáreas (por exemplo, as folhas de pagamento dos funcionários do setor de Marketing).

O planejamento orçamentário poderá se dar por meio de algumas etapas, tais como o levantamento das origens dos recursos, a classificação de suas receitas e despesas, a definição de metas realistas, a constante revisão dos atos e a tomada de decisão. Embora não seja um padrão, essas etapas costumam se suceder de forma respectiva.

Por fim, o planejamento orçamentário é um grande instrumento, pois possibilita ao gestor financeiro uma visão ampla e integrada do seu negócio, facilitando o seu trabalho das mais diversas formas. Porém, para que ele realmente tenha um resultado efetivo, é importante saber como elaborá-lo.

Como elaborar um bom planejamento orçamentário?

A realização de um planejamento orçamentário vai além do estabelecimento de entradas e saídas dos recursos da empresa. É preciso tomar uma série de atitudes que possibilitem a clareza e fluidez do documento ao longo do exercício financeiro. Veja abaixo algumas dicas para realizar seu planejamento orçamentário!

Compreenda a diferença entre gastos, custos e despesas

Antes de determinar para quais finalidades as finanças serão estabelecidas, saiba classificá-las de forma correta. As expressões “gastos”, “custos” e “despesas” parecem ter o mesmo significado, mas isso é apenas uma convenção do senso comum. Na realidade, cada uma tem um sentido completamente diferente da outra. Dê só uma olhada!

  • gastos: são os dispêndios financeiros utilizados para adquirir algum produto e serviço. Eles simplesmente são adquiridos e pronto, sem a pretensão de adquirir nenhum tipo de retorno financeiro;
  • custos: têm a mesma função dos gastos, porém com uma determinação que vai além da compra em si. Podem ser utilizados para investimentos, revendas, etc.;
  • despesas: trata-se dos gastos frequentes, que ocorrem periodicamente e, por conta disso, têm a caraterística de manutenção. Portanto, são os gastos utilizados para manter a atividade do negócio.

Em suma, custos e despesas são gastos com finalidades diferentes. Enquanto os custos geram algum retorno, as despesas ocorrem periodicamente, e os gastos não passam do adquirir em si.

Defina os objetivos do planejamento

Um planejamento que se preze deve conter objetivos claros e bem definidos. Por objetivos, entende-se o estabelecimento dos prazos e das expectativas de arrecadação e dispêndios. Eles vão além da definição de metas, pois as metas buscam os resultados; já os objetivos englobam todo o planejamento.

Estabeleça uma data limite

Embora seja definido que o planejamento orçamentário deva seguir o exercício financeiro, que, por sua vez, baseia-se no ano civil (de janeiro a dezembro), é importante ter outras possíveis datas definidas para o caso de situações inesperadas. Por exemplo, o ano de 2020, marcado pela pandemia do COVID-19, está sendo marcado por muitas alterações em prazos de planejamentos empresariais, nos mais diversos setores. Nesse caso, é importante que já exista datas limites alternativas determinadas previamente.

Preveja as vendas

Tenha uma métrica de vendas bem articulada e faça a sua previsão em cima dela. Pode ser uma média de vendas diária, semanal, mensal ou anual, ou a quantidade de contratos fechados por um período determinado. Não importa! Sem estimar as vendas que serão realizadas, é mais complicado realizar uma previsão das receitas que entrarão no orçamento.

Preveja as deduções

Além das vendas que estimam os lucros e, por consequência, as receitas, é importante também levar em conta as deduções, ou seja, tudo aquilo que sairá do orçamento no período programado. Entende-se por deduções os tributos, as devoluções e cancelamentos, as embalagens, os fretes, as comissões, entre outros.

Revise de tempos em tempos

Primeiramente, vamos falar da diferença entre monitoramento e revisão. A diferença entre os dois termos é basicamente o objetivo final; já a revisão é apenas a inspeção, o monitoramento e a inspeção visando o resultado.

Portanto, revisar de tempos em tempos significa garantir que erros não estão sendo cometidos no processo de planejamento orçamentário. Além disso, garante que não haja desfalques. A área do setor financeiro responsável pela revisão e monitoramento é a Auditoria.

Monitore os resultados

Como você viu, o monitoramento é uma revisão para checar se os passos estão levando ao objetivo final. Acompanhar o andamento do orçamento é essencial para que se chegue no objetivo. Não apenas para checar se os objetivos iniciais estão sendo cumpridos, mas também para analisar se eles ainda estão de acordo com as possíveis mudanças que poderão ocorrer pelo caminho. É importante sempre lembrar que os mesmos resultados podem acontecer por caminhos diferentes.

Como a tecnologia pode ajudar na elaboração de um planejamento orçamentário?

Ao longo de muitos anos, todas as dicas acima citadas foram realizadas à mão, com a ajuda somente de pessoas e materiais tangíveis, como calculadoras, canetas, lápis, borracha e papel. Com isso, muitos erros foram cometidos (intencionados ou não), informações foram duplicadas, escondidas, desviadas, etc.

Nesse caso, para otimizar o processo de planejamento orçamentário, a adoção de um sistema informatizado e integrado poderá contribuir de forma imensurável na gestão, pois ele possibilitará, por exemplo, limites de gastos por departamento ou por despesas, além de auxiliar com a emissão de relatórios e armazenamento de dados em nuvem.

Vamos para um exemplo prático? Suponha que a previsão dos custos com material de escritório de uma determinada empresa seja de R$ 30 mil por mês. Um sistema informatizado poderá disparar um alerta automático quando esses gastos se aproximarem de 80% desse limite, alertando os funcionários. Caso haja ultrapassagem do valor, o gestor deverá autorizar os gastos, avaliando se vale a pena ou não. Viu como é prático?

Atualmente, encontramos no mercado diversos tipos de sistemas informatizados de integração empresarial. Porém, o mais famoso deles e que provavelmente melhor se encaixará no processo de planejamento orçamentário é o sistema ERP.

O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta de integração de dados e processos de um único sistema. É uma revolução no meio empresarial e, embora já exista há cerca de 100 anos (iniciou-se no MRP – Material Requirement Planning), continua sendo um método de inovação nas empresas atuais.

Com o sistema ERP, é possível automatizar praticamente todas as atividades do planejamento orçamentário, pois o software interliga departamentos e facilita o acesso a dados importantes, oferecendo agilidade, qualidade e redução de custos.

O software é adequado para qualquer tipo de empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte. Além disso, é extremamente acessível, pois a sua instalação tem um custo que grande parte das organizações conseguem pagar sem prejudicar o orçamento.

Portanto, após ler o nosso artigo e entender o que é o planejamento orçamentário, absorver as nossas dicas de como elaborá-lo e entender como funciona o sistema ERP no desenvolvimento do documento e você decidiu por testá-lo, saiba que fez uma grande escolha!

O sistema ERP oferece uma versão teste, com duração de 1 mês e completamente grátis! Experimente e, caso se adapte e decida aderi-la de uma vez, não deixe de entrar em contato com a ArtSoft Sistemas. Temos as melhores soluções informatizadas e, com certeza, conseguiremos ajudar você no processo de implantação do sistema ERP na sua empresa!

Gostou de aprender o passo a passo de como fazer planejamento orçamentário da empresa? Então, não deixe de compartilhar esse post em suas redes sociais para que seus colegas possam aprender muito mais!


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Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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