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Para que serve o ERP?

Qualquer pessoa que administra uma empresa entende a importância de adotar tecnologias para manter seu negócio competitivo no mercado. A inovação capaz de auxiliá-lo a alcançar esse objetivo é chamada de ERP. Porém, nem todos os gestores sabem qual é o conceito e para que serve ERP, deixando de usufruir de suas vantagens.

Se você quer saber mais sobre o assunto, então acessou o artigo ideal! Durante essa leitura eu explico o que exatamente é ERP, sua finalidade, importância, como funciona sua integração, quais são as suas características e os benefícios conquistados pela empresa ao implementá-la. Acompanhe!

O que é e para que serve ERP?

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) em português. Basicamente, são softwares — sistemas ou plataformas — que buscam integrar em um mesmo sistema todos os dados e processos de uma organização.

Ele traz diversos recursos que aumentam o controle do negócio para o gestor e maximiza a produtividade dos colaboradores. Alguns exemplos de funcionalidades são:

  • automação de processos operacionais e burocráticos, como digitação de informações e realização de cálculos;
  • integração com outros sistemas — como de contadores — e instituições bancárias;
  • aplicação de indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar os resultados do negócio;
  • apuração automática de demonstrativos (como o DRE ou BP) e do fluxo de caixa;
  • acompanhamento das atividades realizadas pelos colaboradores do negócio.

Ressalta-se que uma boa fornecedora deve disponibilizar sistemas capazes de satisfazer as necessidades específicas do ramo de seu negócio, seja ele varejista, atacadista, distribuidor, e-commerce, indústria ou prestador de serviço.

Por exemplo, se o seu negócio for um comércio varejista, o sistema fornece programas de fidelidade, emite sugestões de compra, aumenta controle sobre estoque e inventário, entre outros recursos.

Entretanto, o grande diferencial do ERP consiste na possibilidade de integrar a comunicação de todo o negócio, incluindo os contadores ou até mesmo de parceiros comerciais.

Qual é a importância do ERP?

Em qualquer organização, boa parte de todos os processos da empresa (se não todos) já são feitos através de ferramentas informatizadas. O problema é que não há conversa entre estas ferramentas.

Imagine que alguém use uma planilha de Excel para fazer um controle de estoque, outro profissional utiliza um software para fazer a compra de novas mercadorias, uma terceira pessoa realiza o fluxo de caixa outro local, e assim por diante.

Nesse exemplo, quando a mercadoria chega, deve-se retirar dados de um local (o controle de compras) e acrescentar em outro manualmente (a planilha de estoque). Ainda é preciso registrar no fluxo de caixa a saída do dinheiro para pagar por ela.

A atualização dos controles e a consolidação dos dados se torna uma tarefa recorrente, propensa a erros e distribuída entre diversos colaboradores em todos os setores.

Este mesmo tipo de problema se repete no financeiro, na gestão dos funcionários, dos pedidos dos clientes, no atendimento dos tickets de suporte, entre outras áreas da empresa.

A dificuldade de integração causa um efeito lock-in, ou seja, retém os dados em seus respectivos setores, uma vez que transportá-los é demorado e ineficiente.

A indisponibilidade de informações cria problemas para a tomada de decisão do negócio. Por exemplo, como poderá o gestor relacionar uma variação no preço da matéria-prima ao custo final do produto? Entender como isso impactará na sua margem de lucro? E, com a margem diferente, como fica o capital disponível para investir em P&D? Aquele produto afetado continua viável?

Por outro lado, consolidar os dados em uma única plataforma fornece a inteligência estratégica necessária para reagir rapidamente às mudanças. Essa é uma vantagem que pode fazer com que seu negócio se destaque no mercado.

É diante desse cenário que se pode entender o motivo da criação dos ERPs, bem como qual é a importância de adotá-lo na sua empresa.

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Como ocorreu a evolução do ERP?

O ERP começou como uma extensão do MRP (material requirements planning, ou planejamento de necessidade de materiais, em português).

A diferença maior é que enquanto o MRP é focado em consolidar os materiais e processos que são necessários para a fabricação de um produto e foi concebido especificamente para a indústria, o ERP expande a aplicação deste conceito para toda a operação da empresa.

Até os anos 2000, os ERPs eram focados em funções back-office, ou seja, a parte do trabalho que acontece nos bastidores e que é invisível ao consumidor final. Exemplos delas são o gerenciamento de estoque, tecnologias de fabricação, folhas de pagamento e elaboração de relatórios contábeis.

Os sistemas mais atuais — chamados de ERP II ou Enterprise Aplication Suite —, são muito mais abrangentes e flexíveis, incluindo todo o front-office também. O trabalho de relacionamento com o consumidor (CRM), pontos de venda, e-commerce, e relações com fornecedores e parceiros.

Vamos definir então o que constitui um sistema integrado de gestão empresarial completo atualmente:

Quais são as características de um sistema ERP?

Existem determinadas características que devem estar em um sistema de gestão para que ele seja considerado um ERP atual. Veja quais são elas:

  • integração: conecta todos os departamentos da empresa em um banco de dados central, desde o back-office até o front-office;
  • automatização: capaz de coletar informações e processá-las rapidamente ou em tempo real, sem a necessidade de fazer procedimentos manuais;
  • inteligência: gere insights a partir dos dados coletados, cruze variadas fontes de informações e forneça relatórios, gráficos e análises úteis para a gestão estratégica;
  • flexibilidade: trabalha com diferentes tipos de bases de dados, seja do setor financeiro, recursos humanos, estoque, entre outros;
  • conectividade: usado em outros lugares além do estabelecimento, como da casa do gestor, permitindo acompanhamento da empresa à distância;
  • versatilidade: customizado para atender necessidades específicas de negócios do seu ramo.

Como exemplo podemos citar o Fenícia ERP, uma solução de gestão com foco em Micro e Pequenas empresas ou o SAP Business One, com foco em Médias e Grandes companhias. Dependendo do porte da sua empresa e do seu segmento, você vai encontrar um ERP ideal para o seu negócio.

Quais são os benefícios do ERP para a empresa?

Ao implementar o ERP da empresa, você poderá observar um grande rol de vantagens que otimizam sua rotina e impulsionam o crescimento da empresa. Entenda quais são eles neste tópico.

Padronização das atividades

É comum que colaboradores ou gestores realizem atividades de forma diferente dentro uma empresa, como na elaboração de um relatório gerencial, já que não uma única forma de fazê-lo. Essa divergência pode gerar problemas na leitura e interpretação de informações, além de aumentar a ocorrência de erros.

Esse empecilho é solucionado com a adoção do ERP, já que os processos automatizados por ele serão feitos de uma única forma, isso engloba os realizados nas filiais, se houver.

Redução de erros

Até mesmo os melhores profissionais cometem erros, mas essas falhas ainda prejudicam os resultados da empresa. Por outro lado, um ERP pode realizar um grande número de operações instantaneamente e sem cometer falhas.

O sistema elimina necessidade de retrabalho e permite que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas — que agreguem mais valor ao negócio.

Economia de custos

Essa economia é obtida de variadas formas dentro da organização. A primeira delas consiste na diminuição dos custos administrativos (gastos com pessoal), a automação minimiza a quantidade de pessoas necessárias para realizar as operações da empresa.

Graças à integração entre os setores, o ERP também elimina a necessidade de realizar traslados, encaminhamentos, cópias de documentos e outras atividades burocráticas. Tudo isso aumenta a produtividade dos funcionários, aumentando o retorno que eles geram à empresa.

Visão mais ampla do negócio

Essa é outra vantagem proporcionada pela integração. Com ela, você será atualizado sobre as atividades desempenhadas e os resultados gerados em tempo real. Além disso, o sistema aplica indicadores automaticamente, sem a necessidade de realizar cálculos e análises manualmente.

Ao entender para que serve ERP e quais são as suas diferenças de outras tecnologias no mercado, você conseguirá aproveitar de suas funcionalidades e benefícios ao implementá-la na sua empresa. Lembre-se de contratar uma empresa que disponibiliza de um ERP específico para seu ramo.

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Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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