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O que é gestão de indicadores?

A gestão de indicadores consiste no monitoramento e na avaliação constante de determinados processos ou atividades rotineiras da sua empresa. O conceito base é simples: para avaliar, é preciso medir primeiro. Logo, o objetivo dos indicadores de desempenho é conseguir mensurar a eficiência e a qualidade dos processos para que seja mais fácil identificar os pontos que devem ser melhorados.

Na prática, a organização utiliza um sistema de gestão especializado que aplica indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Agora que você já sabe em que consiste essa gestão, continue lendo o texto e entenda como essa tática pode trazer mais produtividade para a sua empresa.

Como definir a gestão de indicadores?

O 1º passo é estabelecer os indicadores básicos importantes para o seu negócio e criar metas razoáveis que apontem o sucesso ou fracasso de determinado processo. O fundamental é que essas metas sejam calculadas por meio de uma média entre os resultados obtidos pela empresa nos últimos meses e uma projeção — devidamente embasada — do objetivo a ser alcançado.

Daí a importância de todos os indicadores de desempenho estarem devidamente alinhados em um planejamento estratégico central. Isso quer dizer que de nada adianta avançar muito uma perna e a outra não acompanhar o ritmo.

Por exemplo: digamos que a média de faturamento da sua empresa foi de R$ 50 mil nos últimos meses e que o lucro manteve-se cerca de R$ 15 mil durante o mesmo período. Baseado nisso, podemos dizer que o indicador de lucros foi de 30% (R$ 15 mil ÷ R$ 50 mil).

A sua empresa pode definir, a partir desse cálculo, que resultados acima de 30% correspondem às metas a serem alcançadas. Por outro lado, se o indicador estiver abaixo disso ou não se alterar com o tempo, mudanças devem ser pensadas.

Quais são as vantagens da gestão de indicadores?

A principal vantagem da gestão de indicadores é justamente a possibilidade de avaliar cientificamente o desempenho dos setores da sua empresa. É uma oportunidade de precisar a qualidade dos serviços sem atirar no escuro ou basear-se meramente em achismos.

Obviamente, o indicador sozinho não vai te conceder todas as respostas para o problema. Mas ele vai te dizer rapidamente se está dando certo ou não — o que já é de grande ajuda, convenhamos.

Como implementar a gestão de indicadores?

Há etapas específicas que precisam ser seguidas para que você consiga implantar e utilizar os indicadores corretamente. Para auxiliá-lo nesse processo, a seguir trazemos um passo a passo com as principais delas.

Planejamento

Qualquer mudança em uma empresa necessita de um planejamento completo. Ele deve ter um cronograma com prazo inicial e final, os colaboradores responsáveis pela implementação, custos necessários, o sistema de gestão, os indicadores que serão acompanhados, entre outros passos.

Também é importante salientar que os KPIs, como falamos anteriormente, precisam ser baseados de acordo com os dados anteriores da sua empresa.

Crie metas

Metas são importantes para saber se a empresa está se desenvolvendo e garantir que os colaboradores busquem os mesmos resultados. É importante ter cuidado para não criar metas impossíveis de serem alcançadas e fazer a implementação dessa tática de cima para baixo, sem consultar a equipe, pode trazer conflitos e desestimular o corpo de colaboradores.

Também não confunda objetivos e metas. Os primeiros são propósitos gerais e a longo prazo (levam anos para serem alcançados), enquanto as segundas devem ser específicas, a curto prazo, mensuráveis e designadas para times específicos.

Instrua o pessoal

Os outros gestores e colaboradores também precisarão saber como fazer a gestão de indicadores. Para garantir que o pessoal seja instruído, você pode tomar as seguintes atitudes:

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  • fazer reuniões para explicar a importância dessas métricas;
  • motivar a equipe a utilizá-los;
  • garantir que o software de gestão usado tenha uma interface agradável, objetiva e intuitiva;
  • treinar o pessoal para utilizar o sistema, se necessário.

Analise os resultados

Por fim, acompanhe os resultados para conferir se o planejamento está sendo aplicado, as metas criadas serão atingidas dentro do prazo e se a equipe aplica os KPIs corretamente.

Faça reunião periódica com pessoal (que pode ser mensal ou trimestral) para verificar a efetividade dos indicadores escolhidos e a necessidade de redefini-los.

Qual é o número de indicadores necessários?

Muitos empresários costumam se empolgar com a eficácia dos indicadores e querem implantá-los em todos os setores e de qualquer maneira.

Cuidado! Você pode criar indicadores para qualquer coisa, mas imagine o seguinte cenário: uma empresa de produtos de chocolate contrata uma agência de marketing para aumentar a sua presença nas redes sociais e, consequentemente, o número de vendas.

Nesse caso, qual seria o KPI mais importante para os planos da empresa: o número de visualizações das postagens ou o faturamento mensal? O que realmente apontaria se a estratégia deu certo, de fato? O faturamento.

Você não precisa de mil indicadores, precisa apenas dos que deem as respostas que interessam de verdade. Lembre-se de que essas métricas podem ser cruciais para que a sua empresa saiba no que é preciso melhorar, mas não é a única ferramenta que você tem à disposição.

O que considerar para definir os melhores indicadores da empresa?

Saber como estabelecer os indicadores de desempenho é crucial para assegurar que eles forneçam dados úteis ao negócio e auxiliem na tomada de decisão. Faça um estudo criterioso sobre as necessidades, objetivos e estratégias do seu negócio, o que pode ser feito respondendo questões como:

  • quais são os resultados desejados?
  • qual é a relevância desses resultados para os objetivos?
  • quais são os processos que influenciam nesses resultados?
  • como esses resultados são medidos?
  • quem são os colaboradores responsáveis por esses procedimentos?
  • com que frequência o plano de ação deve ser revisado?

Apesar de existirem KPIs gerais, é necessário conhecer aqueles que se aplicam a diferentes áreas da empresa, assim você consegue identificar e solucionar problemas de cada setor. Veja exemplos abaixo.

Financeiro

Esses indicadores medem a eficiência financeira da sua empresa e são relevantes para que você consiga manter equilíbrio das contas:

  • total a pagar na semana;
  • total a receber na semana;
  • saldo nas contas correntes;
  • desvio entre o planejado e realizado, tanto das receitas como despesas;
  • fluxo de caixa;
  • demonstração do resultado e exercícios (DRE) da empresa.

Vendas

Têm a finalidade de monitorar o desempenho de cada vendedor e as vendas de forma geral:

  • atingimento de metas de vendas no time;
  • comparativo de vendas — pode ser mensal, trimestral ou anual;
  • produtos ou serviços mais vendidos;
  • vendas por empresa, loja ou unidade;
  • melhores vendedores — sugerimos listar os 10 melhores.

Sucesso do cliente

Medem a satisfação do cliente em relação aos produtos ou serviços, atendimento e a marca de forma geral:

  • número de reclamações;
  • devolução de vendas;
  • net promoter score (NPS).

No NPS, pergunta-se ao cliente qual é a probabilidade (de 0 a 10) de recomendar a empresa a outra pessoa. Isso permite saber o percentual de clientes que são promotores, neutros ou detratores da marca.

Quais são as consequências de não fazer a gestão de indicadores?

Sem os indicadores, os gestores e líderes não conseguirão monitorar o desempenho de seus setores, colaboradores, o nível de satisfação dos clientes e outras informações relevantes para o negócio. Eles ficarão perdidos sobre quais decisões devem tomar e, consequentemente, acabarão fazendo escolhas que prejudicam os resultados do negócio.

Fazer uma boa gestão de indicadores é fundamental para que os gestores tomem as melhores decisões para seu negócio. Com esta leitura, você sabe como escolher, implementar e aplicá-los na rotina do seu negócio.

Se você gostou deste conteúdo, então com certeza também gostará de ler nosso artigo “Benchmarking: entenda o que é e veja os benefícios para sua empresa”!

BI, Business Intelligence, DRE, fluxo de caixa, indicadores, KPI


Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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