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Gestão financeira no varejo: guia completo para fazer de forma eficiente

Sabe como fazer uma boa gestão financeira no varejo? Quem não faz o controle financeiro para pequenas empresas está colocando a sobrevivência de seus negócios em risco. Por outro lado, quando você estuda sobre essa gestão, será capaz de garantir resultados positivos e impulsionar seu desenvolvimento até mesmo perante tempos difíceis, como crises econômicas generalizadas.

Ler este conteúdo é fundamental para qualquer gestor que deseja garantir o sucesso do seu negócio. Nos tópicos seguintes explico melhor o que exatamente é a gestão financeira, sua relevância, seus benefícios e muito mais.

Com este guia, você saberá como poderá manter o equilíbrio financeiro da empresa e maximizar seus lucros. Confira!

O que é gestão financeira no varejo?

De forma geral, a gestão financeira consiste em ações e procedimentos em que o administrador analisa, planeja e controla as atividades financeiras da empresa. Isso envolve as entradas, saídas, operações, provisões de gastos e outras formas de movimentação de capital.

Na prática, o administrador utiliza um sistema de gestão integrado (ERP) para fazer o controle financeiro automaticamente. A solução ainda faz uma análise dos indicadores financeiros de uma empresa — chamados de KPIs financeiros — para entender se o negócio está gerando lucro ou prejuízo, quais são os seus gastos, onde é possível economizar recursos, quais operações geram melhores resultados etc.

Existem quatro áreas ou funções que estão incluídas na gestão financeira. Não é necessário que a organização crie um setor para cada uma delas, mas é importante que o pessoal desempenhe os tipos de atividades explicados a seguir.

Controladoria

Controle orçamentário e administrativo da empresa com a finalidade de tornar a administração mais eficiente, equilibrar as contas e assegurar a lucratividade. Ela inclui o planejamento administrativo, interpretação de relatórios, monitoramento fiscal, tesouraria etc.

Planejamento financeiro

Construção de diretrizes que visam tornar o negócio mais rentável. Entre as atividades estão a projeção de receitas, despesas e cenários, controle e organização de recursos, entre outros.

Administração de ativos

Essa área objetiva extrair o máximo de valor de todos os ativos (bens e direitos) conforme os objetivos da empresa. Isso pode ser feito pelo balanceamento de custos, oportunidades e riscos dos ativos.

Administração de passivos

Envolve o controle dos financiamentos e obrigações da empresa. Ela serve para assegurar liquidez do capital, reduzir custos e riscos.

Por que fazer essa gestão?

Qualquer organização que deseja crescer deve se atentar ao uso dos seus recursos financeiros, pois isso assegura uma destinação mais inteligente dos recursos, evitando desperdícios ou investimento em projetos que não gerarão retorno ao negócio.

Com gastos mais adequados, a empresa consegue maximizar suas chances de sobreviver no mercado, o que é bastante relevante no cenário pós-pandemia, já que negócios de muitos setores tiveram seus ganhos reduzidos. Com uma boa gestão financeira no varejo, você poderá:

  • aumentar a receita e manter o caixa positivo;
  • fazer melhores investimentos para expandir a empresa;
  • honrar os compromissos tanto a curto como longo prazo;
  • preservar o patrimônio da empresa;
  • melhorar a cultura interna da empresa;
  • manter uma boa relação com fornecedores.

Quais os benefícios de uma boa gestão?

À primeira vista, a gestão financeira não parece vantajosa por exigir tempo e recursos da empresa, mas ela proporciona um grande número de benefícios ao negócio. Veja os principais a seguir!

Melhor conhecimento da realidade do negócio

É possível que o gestor acredite que sua empresa tem as contas equilibradas, mas no final do exercício — período de um ano — acabe tendo prejuízos ou lucre menos que o esperado. Isso acontece pela falta de conhecimento da realidade do negócio.

Graças ao ERP implementado, todas as informações financeiras serão centralizadas em uma única plataforma, fornecendo uma visão geral de todas as áreas. Além disso, o gestor receberá dados transparentes e reais sobre os recursos do negócio, evitando que ele tome decisões baseadas em informações errôneas.

Segurança dos gastos

Antes de fazer uma compra ou investimento, é comum que gestores tenham muitas dúvidas sobre um gasto. Ele se perguntam se um custo realmente é necessário, se gerará valor ao negócio, entre outras questões.

Com uma boa gestão financeira, você terá mais tranquilidade em relação aos gastos, já que terá metas, objetivos, indicadores e outros fatores bem definidos.

Previsão do futuro financeiro

Dados transparentes sobre o negócio e um bom estudo do mercado faz com que a simulação de cenários seja mais precisa. O gestor poderá definir orçamento necessário, os melhores investimentos e as medidas que devem ser tomadas para sobreviver em cada projeção.

Precificação mais competitiva

Conhecendo de forma exata quais são os custos do negócio e de cada produto, você poderá fazer um preço mais competitivo em relação aos concorrentes. Caso sua solução tenha uma qualidade que justifique um preço mais elevado, também será possível saber o valor a ser cobrado por esse diferencial.

Atração de investidores

Investidores estão sempre buscando empresas mais rentáveis, seguras e promissoras. Quando um negócio tem boas contas, suas chances de lucrar e crescer no mercado são maximizadas, sendo uma alternativa atrativa para eles.

Potenciais investidores também deseja obter mais informações sobre as contas da empresa antes de alocar dinheiro nela, o que faz com que eles prefiram organizações com demonstrações ou relatórios financeiros transparentes, reais e, de preferência, gerados por um sistema de gestão

Como fazer essa gestão na prática?

Há uma série de passos que devem ser seguidos para que você consiga fazer a gestão financeira no campo prático. As etapas explicadas a seguir são direcionadas para varejos, mas muitas delas podem ser aplicadas por negócios de qualquer tipo, como serviços e indústrias.

Compreenda a situação da empresa

Primeiro, é crucial entender melhor sobre as características da sua empresa. Entre os aspectos financeiros a serem estudados estão:

  • todos os custos e despesas da empresa, sejam elas fixas ou variáveis;
  • todas as fontes de capital;
  • quais são as dívidas do negócio;
  • quais são os projetos da empresa;
  • quantidade de clientes;
  • preços dos produtos etc.

Será a partir desses dados que você realizará seu planejamento, tomará decisões, entre outras medidas.

Implementar uma cultura de gastos

Não basta que apenas o gestor controle seus gastos, é necessário que todos os colaboradores busquem economizar, evitem despesas excessivas e entendam a importância de uma boa gestão financeira no varejo.

Você precisará implementar uma cultura organizacional voltada à redução de gastos — cultura orçamentária. Existem diferentes técnicas que podem ser aplicadas para fazê-lo, como:

  • quando novos funcionários entrarem na empresa, introduzi-los à cultura de gastos;
  • passar a contratar pessoal com melhores noções sobre os gastos;
  • fazer reuniões para ensinar a equipe como gerenciar melhor as contas;
  • treinar o pessoal para que eles saibam como economizar.

Defina os objetivos da gestão financeira

Qualquer alteração ou investimento na empresa deve ser feito com um objetivo em mente. Esse objetivo deve ser desafiador (mas alcançável), a longo prazo e geral. No entanto, é recomendável que estabelecer o prazo máximo de um ano para conquistá-lo.

Faça o planejamento

O gestor deve elaborar o que é chamado de planejamento orçamentário, que consiste em planejar as receitas, os custos, as despesas e os investimentos da empresa para os próximos meses ou anos. Esse plano é completo e pode incluir tópicos como:

  • plano de vendas;
  • projeção de deduções das vendas (como descontos);
  • orçamento para custos de vendas ou produção;
  • orçamento para gastos com pessoal;
  • orçamento para investimentos;
  • orçamento para despesas operacionais.

Otimize o estoque

Como a compra de mercadorias para revenda consome grande parte da receita da organização, o estoque é um dos custos mais impactantes nas finanças da empresa. Ao otimizá-lo, você será capaz diminuir seus custos consideravelmente.

Para isso, saiba quais são os produtos que mais saem e os tem baixa demanda. Essa dica possibilita a previsão de demanda, evitando assim que você tenha estoque parado ou que ocorre a ruptura de estoque, fenômeno em que os clientes buscam um produto na empresa, mas não o encontram pela falta de estoque.

Outras dicas para tornar o estoque mais eficiente são:

  • organize o espaço de forma que os produtos não sejam danificados, amassados ou sofram outras avarias;
  • acompanhe de perto o prazo de validade de cada produto, se houver;
  • automatize o controle com um sistema de gestão integrado (ERP);
  • estabeleça volume mínimo e máximo para cada item;
  • crie padrões e regras para organizar o inventário;
  • mantenha um controle rígido e bem controlado;
  • faça uma descrição detalhada de cada bem;
  • defina datas para reposição.

Registre todas as operações

Anote todas as entradas e saídas de capital do caixa da empresa, ou seja, controle o fluxo de caixa. Esse controle deve ser feito diariamente para ter a certeza de que todas as vendas foram pagas adequadamente e que não houve fraude nas contas.

Um bom fluxo de caixa também permite que seja feita sua projeção, que consiste em prever a quantidade de dinheiro que a empresa terá em caixa em um momento futuro.

Com um sistema de gestão integrado, você ainda pode fazer o fluxo de caixa integrado. Basicamente, a solução coletará informações dos diferentes setores da organização, registrará movimentações e atualizará o caixa automaticamente, minimizando erros, retrabalho e atividades manuais.

Reduza gastos

A boa gestão financeira não diz respeito apenas ao controle das contas, mas na busca de economias. Existem diferentes formas de reduzir os gastos da empresa sem prejudicar seu funcionamento, a qualidade dos seus produtos ou do atendimento prestado. Veja algumas táticas para isso:

  • reduza os gastos com energia elétrica, o que pode ser feito ao usar equipamentos mais novos e evitar que luzes ou ar-condicionado fique ligado sem necessidade;
  • diminua a rotatividade do negócio ao tomar medidas para reter talentos;
  • busque formas de aumentar a produtividade do pessoal;
  • reveja seus planos de internet e telefonia;
  • melhore a reposição de estoque;
  • renegocie suas dívidas.

Implementar um ERP também gera economia de diferentes formas. O sistema automatiza diversas atividades manuais, o que faz com que os colaboradores se dediquem às atividades mais relevantes ao negócio — agregando mais valor para cada hora trabalhada.

Essa tecnologia também diminui o uso de materiais físicos (papel e tinta para impressões), traslados e encaminhamentos, já que a troca de informações se torna mais eficiente.

Conte com a tecnologia

O ERP é mais amplo que muitos imaginam. Além de integrar o fluxo de caixa, controlar o estoque e realizar o pagamento de contas automaticamente, ainda há um amplo rol de funcionalidades que serão úteis à gestão financeira no varejo.

A solução oferecida pela Artsoft Sistemas, Fenícia ERP, traz recursos como:

  • cálculo de promoções;
  • integração com bancos;
  • gestão de cheques e duplicatas;
  • conciliação de cartões de crédito;
  • cálculo da comissão de vendedores;
  • gestão de contas a pagar e a receber;
  • elaboração de relatórios por caixa e competência;
  • abertura e fechamento do caixa, sangria e operações de gestão de loja;
  • criação de planos de contas personalizados de acordo com centro de custos;
  • definição e acompanhamento automático e em tempo real de métricas (KPIs);
  • elaboração de demonstrações contábeis, como Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).

Quais são os cuidados para ter saúde financeira?

Alguns detalhes podem passar despercebidos quando você está implementando a gestão financeira, sendo necessário tomar certos cuidados para evitar que as contas se desorganizem. Abaixo estão duas observações importantes que devem ser feitas.

Fique atento à antecipação de recebíveis.

Muitos varejistas aceitam vender pelo cartão de crédito, mas o gestor deve esperar cerca de 30 dias até que a operadora transfira o dinheiro para o negócio.

A antecipação de recebíveis é uma opção disponibilizada pelas operadoras das maquinhas de cartão para que o empresário receba o dinheiro antes do prazo, mediante uma taxa. Essa decisão deve ser feita somente quando o negócio precisar fazer despesas emergenciais.

Achar que não há risco de fraudes

Por mais que as contas do negócio sejam minuciosamente controladas por um ERP, o gestor precisa tomar cuidado para que não ocorram fraudes — seja por clientes, funcionários, fornecedores, entre outros. Nesse caso, tenha atenção à nota fiscal apresentada por clientes, registro errado de preços nos produtos, solicitação de troca de mercadoras etc.

Outra dica é definir níveis de prioridade de acesso no ERP. Por exemplo, defina que somente quem ocupa cargo de chefia terá acesso ao módulo de precificação, às demonstrações contábeis e financeiras, entre outros aspectos importantes.

Quais são os erros mais comuns a serem evitados?

Ainda há determinados erros que são comumente cometidos pelos gestores do negócio que prejudicarão a gestão financeira. Veja quais são eles e como evitá-los:

  • misturar as contas pessoais e corporativas: destine uma parcela do lucro para seu pagamento e não use o dinheiro da empresa para arcar com gastos pessoais;
  • não estabelecer prioridades: cada investimento, projeto e gasto deve ter uma prioridade. Dê preferência àqueles que são essenciais ao funcionamento da empresa;
  • tentar fazer tudo por conta própria: é inviável gerenciar todas as finanças manualmente — ao menos de forma eficaz —, então automatize o máximo possível da gestão e delegue algumas atividades para funcionários de confiança;
  • não registrar todas as operações: contabilize e anote cada centavo que entrou, saiu ou moveu dentro da empresa. Assim você identifica custos invisíveis, evita prejuízos e fraudes.

Em razão da complexidade do tema, não é viável fazer a gestão financeira no varejo manualmente. Mas essa atividade ainda é necessária para que o negócio tenha sucesso no mercado. Por isso, implemente um ERP que inclua a gestão financeira entre seus módulos, bem como que seja desenvolvida especialmente para satisfazer necessidades de um varejo.

Quero saber o que você achou deste guia! Deixe um comentário no espaço abaixo com sua opinião, uma crítica, feedback ou dúvida sobre o assunto!

 


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Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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