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Gestão de mudança: qual a importância e como fazer?

Nos últimos anos, a sociedade vem passando por inúmeras mudanças, muitas delas motivadas por inovações tecnológicas que transformaram a forma como as pessoas se relacionam e consomem produtos e serviços. Nesse cenário, as empresas que anseiam o crescimento precisam se adaptar às transformações para conseguir atender às novas demandas do mercado.

É claro que, muitas vezes, as mudanças no âmbito organizacional causam receio aos envolvidos nos processos, sobretudo porque elas trazem muitos desafios e incertezas. Portanto, para que a empresa consiga aproveitar as oportunidades do mercado e passar pelas transformações necessárias à melhoria de seus processos com segurança, é indispensável uma boa gestão de mudanças.

Mas, afinal, você sabe o que é gestão de mudanças? Qual a sua importância? Como realizá-la em sua empresa? Confira tudo isso e muito mais sobre o assunto neste guia que preparei para você!

Entenda o que é gestão de mudanças

De maneira genérica, pode-se dizer que as mudanças consistem em um processo de transição de um estado inicial para um estado futuro. No âmbito empresarial, isso ocorre, por exemplo, quando se implementa novos projetos, quando se modifica procedimentos tradicionais em busca de melhorias na efetividade e eficácia etc.

Vale lembrar que o mercado está cada vez mais dinâmico e competitivo. Logo, ficar inerte diante das mudanças sociais não é uma opção para os negócios que querem se destacar. Também é importante ter em mente que eventuais alterações na empresa não devem ocorrer de forma desordenada, afinal, isso pode colocar em risco à saúde financeira da instituição.

Desse modo, qualquer transformação precisa ser devidamente planejada e monitorada. É justamente para isso que serve a gestão de mudanças. Ou seja, de forma simplificada, pode-se dizer que a gestão de mudanças nada mais é que o planejamento e acompanhamento da implantação e execução de eventuais modificações na empresa, sempre com vistas à melhoria dos resultados.

Não se esqueça que eventuais mudanças na rotina da empresa impactam diretamente no fluxo de trabalho dos colaboradores. Portanto, eles precisam compreender as alterações e, claro, a importância delas para o crescimento da instituição e para todos. Além disso, é necessário envolvê-los e engaja-los no processo. Tudo isso demanda planejamento e acompanhamento das ações, ou seja, uma gestão de mudanças.

Agora que você já sabe o que é gestão de mudanças, certamente deve estar se perguntando qual a importância dela para o crescimento sustentável de sua empresa. Então, confira o próximo tópico!

Compreenda qual é a importância da gestão de mudanças

Na sociedade atual, em que as mudanças são um imperativo, as empresas que se mantiverem inertes e não se adaptarem às transformações, a longo prazo, não conseguiram atender às novas demandas do mercado. Por conseguinte, dificilmente elas se sustentarão diante da concorrência.

No entanto, isso não quer dizer que a gestão de negócio tem que aderir a todas as inovações, mas sim que ela deve ter a capacidade de analisar a realidade em que a empresa está inserida e, a partir disso, planejar as mudanças, de modo que elas sejam implementadas com qualidade e segurança.

Portanto, pode se dizer que a gestão de mudanças é importante por que ela visa controlar a implantação de mudanças na empresa, a fim de aumentar as chances de êxito das novas ações, diminuindo o impacto das transformações nos indivíduos envolvidos no processo e maximizando o retorno sobre o investimento.

Para entender melhor a importância da gestão de mudanças para o sucesso de sua empresa, conheça a seguir os benefícios que ela oferece!

Diminuição dos riscos

Toda transformação oferece uma série de riscos, principalmente quando ela não é planejada e controlada. Nesse cenário, a gestão de mudanças desempenha um papel importante, uma vez que ela envolve também uma análise minuciosa acerca dos possíveis impactos das novas ações na empresa.

A partir da análise dos impactos, os empresários e gestores conseguem delimitar melhor os riscos que a empresa corre caso as medidas a serem adotadas não surtam os efeitos almejados. Com isso, é possível analisar a relação risco/benefício, direcionar a execução das ações e delimitar as medidas que podem ser adotadas para diminuir os riscos e solucionar eventuais imprevistos.

Desse modo, pode-se dizer que um dos grandes benefícios da gestão da mudança é o fato de ela possibilitar a imediata reação da empresa a eventuais imprevistos. Afinal, no geral, os riscos existentes foram previamente delineados, e as medidas a serem adotadas diante da ocorrência deles já foram pensadas.

Aumento da produtividade

Obviamente, as mudanças implementadas em uma empresa visam a melhoria dos processos internos e, consequentemente, dos resultados da instituição. Assim, no geral, há mapeamento e padronização dos processos internos, correção de falhas, automatização de etapas manuais e, por conseguinte, melhoria na eficiência nas atividades.

Além disso, quando se investe em gestão de mudanças, os colaboradores são treinado e capacitados para lidarem com as inovações no fluxo de trabalho, o que torna o processo de adaptação às inovações rápido e assertivo. Tudo isso contribui para o aumento da produtividade.

Ganho de competitividade

Sem dúvidas, o anseio de qualquer empresário é aumentar a competitividade de seu negócio. Nesse cenário, a gestão de mudanças é uma importante aliada, afinal, ela viabiliza a rápida adaptação da empresa a diferentes cenários para atender às demandas do mercado.

Vale lembrar que as transformações sociais, aliadas ao acesso simplificado às informações e às inovações tecnológicas, exigem das empresas dinamismo, sobretudo na adequação de seus serviços e produtos às novas necessidades dos consumidores. Se uma empresa não investe em gestão de mudanças, ela não consegue responder rapidamente às transformações. Por conseguinte, ela perde espaço para a concorrência.

Além desses benefícios, a gestão de mudanças oferece muitos outros. Afinal, ela também contribui para a melhoria da comunicação interna, o aumento da lucratividade da empresa, a ampliação das possibilidades de inovação no negócio, a melhoria do ambiente organizacional, o fechamento de eventual gargalo entre requisitos, metas e resultados etc.

São muitos as vantagens propiciadas pela gestão de mudanças, não é mesmo? Então, confira no próximo tópico como implementá-la em sua empresa!

Veja como fazer a gestão de mudanças na organização

É claro que não existe nenhuma “receita de bolo” para fazer a gestão de mudança em uma empresa, afinal, cada instituição tem sua particularidade. Apesar disso, existem algumas etapas que deve ser seguidas em qualquer negócio, independentemente de qual seja o seu ramo. Veja quais são elas!

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Identificação das mudanças

O primeiro passo para fazer uma gestão de mudanças é analisar a realidade atual da empresa, incluindo as especificidades de seus processos. Nessa etapa, é importante identificar eventuais falhas existentes nos procedimentos internos e quais medidas podem ser implementadas para saná-las.

Além disso, também é importante delimitar as metas da instituição e, a partir disso, quais ações podem ser realizadas para alcançá-las, bem como para melhorar o desempenho da empresa no mercado, ou seja, para que ela se destaque frente à concorrência.

Análise de risco

Após identificar as inovações que precisam ser feitas na organização, é importante analisar os impactos que cada uma delas podem causar, sobretudo se a transformação não correr da forma almejada.

Nessa etapa, deve ser analisado os reflexos das transformações em cada setor da empresa e, claro, na estrutura organizacional como um todo. A partir disso, é possível traçar medidas aptas a mitigar os riscos, por exemplo, oferecer maior suporte a determinado setor.

Não se esqueça que as empresas que não arriscam tendem a ficar para trás e perder espaço no mercado. Por isso, manter o negócio estático não é uma opção. O segredo para o sucesso da transformação é fazer um bom gerenciamento de risco.

Planejamento do processo

Nenhuma mudança na empresa deve ser feita de forma desordenada. Portanto, planeje todo o processo de transformação, delimitando quais ações serão realizadas, os objetivos e as metas da instituição, os recursos disponíveis e, claro, os custos previstos. Não se esqueça também de fazer um calendário para nortear a implementação das novas medidas.

Apesar de o planejamento inicial ser indispensável em qualquer processo de transformação, lembre-se que ele não deve ser engessado. Afinal, os resultados das transformações devem ser constantemente monitorados, de modo a se identificar eventuais pontos fracos, bem como medidas aptas a melhorar os resultados.

Basicamente, essas são as etapas que devem ser observadas na implementação de qualquer projeto de transformação em uma organização. Além de segui-las, você deve adotar boas práticas de gestão de mudança. Então, continue a leitura e confira algumas dicas!

Conheça as melhores práticas de gestão de mudança

Mudanças no ambiente organizacional trazem muitas incertezas e desafios para todos os envolvidos. Para enfrentá-los com êxito, é indispensável adotar as melhores práticas de gestão de mudança. Conheça algumas delas!

Use a tecnologia

Como você pode perceber, eventuais alterações no processo de uma instituição demandam planejamento, muita organização e monitoramento constante dos resultados. Além disso, é preciso garantir a agilidade e qualidade dos procedimentos.

Nesse cenário, utilizar as inovações tecnológicas a favor da empresa é uma excelente prática. Atualmente, existem várias ferramentas de gestão disponíveis no mercado, que podem contribuir muito para melhorar a agilidade e os resultados de seu negócio.

Os sistemas de gestão integrada, por exemplo, auxiliam na organização dos processos, na integração dos departamentos da empresa, na otimização da comunicação interna, na garantia de integridade e segurança da informação, na automatização e eficiência dos procedimentos, na gestão de custos e, até mesmo, na tomada de decisões acertadas.

Desenvolva estratégias de comunicação

Para que os procedimentos de uma empresa funcionem e deem os resultados almejados, é imprescindível o engajamento e a contribuição de todos os envolvidos. Por isso, é muito importante que os colaboradores compreendam as medidas que serão implementadas e sejam envolvidos no processo de transformação.

Se os colaboradores não compreenderem o que está sendo feito, nem o por quê, certamente, eles não irão se engajarem no processo, o que pode gerar resistência às transformações e dificuldades na implementação do projeto. Logo, estabelecer bons canais de comunicação interna é uma excelente prática para o sucesso na gestão de mudança.

É importante garantir que as informações chegarão íntegras para as equipes e serão compreendidas por todos os funcionários. Para isso, você pode, por exemplo, estabelecer um cronograma para comunicação das novas medidas e criar canais para ouvir a opinião dos colaboradores.

Forneça treinamentos

De nada adianta elaborar ótimos projetos para transformação dos processos de sua empresa se os colaboradores não forem treinados para o novo fluxo de trabalho. Por isso, o fornecimento de capacitações e treinamentos é uma prática que deve ser adotada por sua empresa.

Lembre-se que os treinamentos são fundamentais para que os funcionários adquiram os conhecimentos e desenvolva as habilidades necessárias ao desempenho de suas atividades de forma eficiente e acertada. Por exemplo, o uso de novas ferramentas tecnológicas sem a devida capacitação pode levar a queda da produtividade e a erros.

Por isso, o ideal é analisar o tipo de mudança que está sendo promovida e quais as habilidades que elas exigem dos colaboradores. A partir disso, você pode identificar os métodos de treinamentos que serão mais eficazes, como cursos online ou presenciais, palestras, oficinas etc.

Além de adotar as melhores práticas de gestão de mudanças, para garantir o crescimento sustentável de sua empresa, é muito conhecer os erros mais comuns e evitá-los. Então, confira o próximo tópico!

Veja quais erros devem ser evitados

Eventuais erros na gestão de mudança podem afetar a efetividade das medidas que estão sendo adotadas e colocar em risco todo o projeto. Afinal, se a transformação não for bem gerenciada, a empresa pode ter gastos desnecessários, perder boas oportunidades e não alcançar as metas desejadas.

Os erros mais comuns que você precisa evitar são:

  • a ausência de planejamento completo do processo de transformação, que inclua as metas da organização, os custos do projeto, os recursos disponíveis e os riscos envolvidos;
  • o uso de ferramentas tecnológicas que não são adequadas às especificidades e aos anseios do negócio;
  • as falhas na gestão de indicadores, o que inviabiliza o monitoramento dos resultados das transformações na empresa;
  • o não fornecimento de treinamentos adequados aos colaboradores, o que dificulta o desenvolvimento das habilidades necessárias ao novo fluxo de trabalho;
  • a ausência de capacidade de ouvir a opinião dos envolvidos no processo, sobretudo dos colaboradores que estão sendo diretamente impactados pelas medidas e acompanham seus resultados na prática;
  • a ineficiência dos canais de comunicação, o que pode inviabilizar a compreensão e aceitação das mudanças pelos envolvidos no processo.

Evitando esses erros mais comuns e adotando as melhores práticas de gestão de mudanças, certamente, você conseguirá fazer uma gestão estratégica da transformação de seu negócio, que permitirá que ela se adapte a diferentes cenários, seja capaz de atender às novas demandas e, principalmente, cresça de forma sustentável.

Agora que você já sabe como fazer a gestão de mudanças em sua empresa, compartilhe este artigo em suas redes sociais e ajude seus amigos a ficarem por dentro do assunto!

 

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Auditoria, gestão de processos, gestão por indicadores, planejamento estratégico


Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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