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Gestão de custos: tudo o que você precisa saber!

A chave para o sucesso é conhecer bem o seu próprio negócio e, nesse sentido, a gestão de custos deve ser acompanhada de perto. Isso porque administrar e controlar os gastos proporciona ao gestor o conhecimento do quanto foi investido e, em consequência, o retorno esperado.

Esse domínio auxilia no planejamento, na tomada de decisões e no bom gerenciamento financeiro. Sem essa percepção, a companhia pode perder completamente o controle.

Embora esse assunto seja de grande importância, há organizações que ainda o negligenciam ou não dão a importância que ele merece. Elas acabam deixando apenas no papel o que poderia ser a resposta para seus principais problemas — e, até mesmo, para abrir oportunidades.

Quero ajudar você a não correr esse risco! Continue lendo este post e descubra como garantir uma gestão de custos de qualidade para o seu empreendimento!

O que é a gestão de custos?

Todo empresário sonha em tornar seu negócio sólido e longevo — e essa missão está diretamente atrelada à forma como a empresa é dirigida. Isso envolve gestão de negócios, gestão de custos e resultados e controle de estoque, entre outros processos de administração.

Naturalmente, esse é um desafio, pois normalmente, falta tempo para organizar tudo. Entretanto, é fundamental ter essas informações sempre à mão para ajudar na tomada de decisões.

Basicamente, todos os investimentos que uma empresa precisa fazer para realizar as suas atividades são chamados de custos. Isso inclui tanto a criação de um produto como a oferta de um serviço.

Nessa definição, enquadram-se:

  • insumos;
  • energia elétrica;
  • transporte;
  • mão de obra;
  • equipamentos etc.

Sem saber o quanto do orçamento é destinado para garantir esses recursos, é impossível enxergar qual é a sua margem de lucro. Se você desconhece a sua lucratividade, de que adianta aumentar as suas vendas?

Nesse sentido, a contabilidade de custos é uma ferramenta estratégica para a gestão, já que se constitui como uma das fontes mais ricas de informação. Afinal, conhecer melhor os gastos é uma questão de sobrevivência.

Quando realizada de forma inadequada, a gestão dos custos interfere diretamente nos resultados, implicando em queda da produtividade e do faturamento. Por sua vez, a gestão de custos apropriada permite estabelecer preços com margens de lucro maiores.

Mais do que isso: o detalhado controle sobre as despesas possibilita aos líderes a criação de uma estratégia de precificação. O que isso significa? Que por meio dessas informações, é possível visualizar quais produtos têm mais valor agregado, podendo ser vendidos a um preço maior.

Com esses dados, também são detectados quais produtos têm margem de contribuição menor, ou seja, precisam ter mais saída, compensando no volume de vendas.

Quais são os objetivos da gestão de custos?

Uma das principais metas da gestão de custos é dar mais segurança na hora de definir a sua margem de lucro em cada item. Isso acontece, especialmente, porque a formação do preço de venda do produto ou do serviço está ligada à apuração das despesas.

Se você tem dificuldades no controle financeiro, saiba que a contagem correta dos gastos é um fator que influencia muito os resultados. Por isso, os desembolsos, do menor ao mais alto, devem receber toda a atenção.

Abaixo, você confere um resumo dos principais propósitos da gestão de custos:

  • fornecer informações sobre o rendimento e o desempenho de diversas atividades da empresa;
  • auxiliar no controle, planejamento e desenvolvimento das operações;
  • fornecer informações que possam subsidiar a tomada de decisões.

Quais são os benefícios da gestão de custos?

A boa administração demanda muito mais do que aumentar a receita. Em determinados momentos da economia, reduzir seus gastos pode ser mais simples do que ampliar os seus ganhos. Nesse sentido, é fundamental saber equilibrar o que entra e o que sai de forma precisa — principalmente, diante de um mercado cada vez mais competitivo.

Dessa forma, o barateamento de insumos, matérias-primas, mão de obra e custos fixos pode afetar o bom andamento de um empreendimento. Quer saber como? Continue acompanhando a leitura e confira alguns dos benefícios de uma boa gestão de custos.

Diminuição dos riscos do negócio

Segundo estudo Causa Mortis das Empresas, do Sebrae, não conhecer a fundo a dinâmica dos custos pode levar um negócio a fechar precocemente. Em situações assim, os registros de lucratividade são imprecisos, o que sempre é uma grande ameaça para a empresa. Lembre-se de que nem sempre faturamento alto é sinônimo de negócio saudável.

Precificação e competitividade

A precificação está relacionada aos custos que variam, conforme se produz mais ou menos. Sendo assim, para diminuir os custos da produção, é preciso dar atenção aos gastos variáveis, como insumos, comissões e mão de obra.

A gestão de custos eleva a competitividade, justamente, porque propicia uma precificação mais eficiente, evitando que a empresa determine os preços às cegas. Isso porque, muitas vezes, um método inadequado pode informar que o lucro será X, enquanto, na prática, o lucro real é Y — ou seja, a empresa pode não ganhar o valor previsto.

Queda nos gastos

Com uma gestão de custos de excelência, é possível enxergar os desperdícios que, durante a correria do dia a dia, acabam ficando invisíveis. Assim, o gerenciamento detalhado dos gastos vai permitir compras mais enxutas de insumos proporcionais à demanda real das operações.

Aumento da lucratividade

Na gestão de um negócio, uma ação tem influência sobre as outras. Nesse contexto, quando você elimina as despesas desnecessárias, os lucros costumam acompanhar esse movimento.

Afinal de contas, com menos gastos, talvez você nem precise ampliar as vendas para alcançar um resultado. Assim, fica mais fácil colocar no mercado produtos mais competitivos, o que tem ligação direta com a produtividade e a competitividade do seu negócio.

Mais qualidade para produtos e serviços

Quando a empresa segue a cartilha da boa administração e faz a sua gestão de custos de forma adequada, ela abre espaço para agregar qualidade para suas mercadorias e serviços. Se você sabe quais itens fazem mais sucesso financeiramente — ou quais deles têm o melhor custo-benefício —, pode focar mais seus esforços de venda neles.

Como efeito, a tendência é aumentar o nível de satisfação dos clientes, já que terão sempre disponíveis os artigos de sua preferência. Em resumo, isso aumenta a saída e o valor agregado dos seus produtos.

Como detalhar os custos do negócio?

As despesas fixas são aquelas que não têm relação direta com o custo dos produtos. Independentemente de você vender 100 ou 1000 unidades, esses gastos não sofrem alterações. Já os custos variáveis podem ser alterados, conforme a demanda, durante a produção ou a disponibilização dos serviços.

Por exemplo: impostos, comissões sobre vendas, horas extras de funcionários e manutenções emergenciais são despesas flutuantes. Já o aluguel do prédio, a conta da Internet e os salários dos colaboradores são exemplos de desembolsos fixos. Reconhecer a diferença entre as duas modalidades de custos ajuda a antecipar os impactos deles e, assim, a empresa também ganha inteligência de negócios.

Como se dividem os custos?

Nunca é demais relembrar, certo? Dito isso, veja de forma resumida como diferenciar os principais tipos de gastos:

  • custos variáveis: são aqueles que podem ser alterados conforme a demanda de seus clientes e de acordo com seu próprio consumo durante a produção ou a disponibilização dos serviços. Por exemplo: impostos, comissões sobre vendas, horas extras de funcionários, manutenções emergenciais, etc;
  • gastos fixos: são aquelas que quase não sofrem oscilação de um mês para o outro: aluguel do prédio, conta de Internet, salários dos colaboradores, taxas bancárias, entre outras.

Após o levantamento dos custos fixos e variáveis, é recomendado que se faça um registro de todos os gastos. Só assim é possível identificar os investimentos desnecessários e cortá-los.

Por outro lado, as tarefas de gestão de custos tomam muito tempo. Verdade seja dita, devem ser conduzidas apenas quando se tem as ferramentas adequadas.

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Nesse sentido, o exemplo vem das companhias de ponta, que estão apostando na modernização de processos de controle de gastos. Elas contam, em sua maioria, com sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que automatizam diversas tarefas e rotinas ligadas à gestão de custos.

Como funciona um sistema ERP?

Mais do que a simples gestão de custos, esses programas gerenciam as vendas, o estoque e as compras, entre outras funções. Todos os dados gerados ficam disponíveis em única plataforma, ajudando, assim, a integrar as equipes envolvidas.

Desse modo, seu planejamento passa a ser todo baseado em dados estruturados e não apenas no feeling empresarial.

O que é uma boa gestão de custos?

Sem dúvida, controlar os custos dos negócios é uma medida essencial para garantir a manutenção da saúde financeira de uma empresa. Quando realizado de forma errônea, esse controle interfere nos resultados, implicando queda na produtividade e no faturamento.

Assim, a empresa que realiza uma gestão de custos mal feita corre o risco de estipular preços impraticáveis. Dessa forma, ela arrisca a ver diminuídas as margens de lucro, o volume de vendas e, até mesmo, sua sobrevivência fica em xeque.

Como o consumo e os ganhos acontecem gradualmente, essa conta tem de ser refeita de forma sistemática para que nenhum dado fique de fora. Abaixo, veja quais são os principais alicerces para uma boa gestão de custos:

  • controle: nada pode ficar de fora, por isso acompanhe em detalhes os custos fixos, os variáveis, as perdas do estoque, etc;
  • equilíbrio: é preciso encontrar a melhor relação custo-benefício, isto é, seus gastos com matérias-primas não podem ser muito altos, mas de nada adianta insumos baratos se eles não tiverem qualidade. Seu objetivo deve ser buscar os itens mais econômicos, mas sem perder seus atributos;
  • coleta de dados rigorosa: imprecisões ou erros na hora de captar os dados vão distorcer os resultados finais. Por isso, um sistema ERP é recomendável para garantir máxima precisão.

Quais são os principais erros cometidos na gestão de custos?

Na hora de pôr a mão na massa, mais vale aprender com a experiência do mercado do que tentar inventar a roda. Nesse sentido, separei alguns dos principais equívocos que costumam acontecer na gestão de custos. Fuja deles!

Não levar em conta as perdas no estoque

Não incluir em seus gastos as perdas que acontecem dentro do estoque é um tremendo erro. Por isso, os produtos armazenados devem sempre ser contabilizados e a depreciação deve ser considerada na formação dos preços de venda, bem como nos resultados da companhia.

Um bom gerenciamento do estoque é fundamental para a gestão de custos de qualidade, pois elas se relacionam.

Não saber se a empresa está tendo lucros ou prejuízos

Em alguns casos, a rotina operacional veda os olhos do gestor, que acaba perdendo informações ao deixar de calcular o retorno financeiro em suas atividades. Isso é perigoso porque pode mascarar a saúde econômica da empresa.

Por isso, é importante que o controle de fluxo de caixa seja feito corretamente. Desse modo, é possível alinhar as entradas do caixa com a gestão de custos. O que tem feito bastante sucesso entre os empreendedores é a automatização desses processos com softwares especializados.

Toda essa contagem pode ser feita de forma instantânea, o que é bastante indicado para quem sofre com a falta de tempo. Se esse for o seu caso, acompanhe, ainda neste post, o tópico “Falta de investimentos em tecnologia”, no qual explicarei por que não investir em modernização também é outro grande erro.

Não calcular o custo e o preço de venda dos produtos e serviços

Se o custo para fazer um produto ou prestar um serviço está sendo inferior ao preço de venda, é hora de rever e calcular onde está o erro, uma vez que isso pode levar o negócio a amargar prejuízos e, em último caso, à falência. A regra de ouro é que o custo de produção seja igual àquele utilizado para produzi-lo.

Falta de investimentos em tecnologia

A administração sem apoio da tecnologia é muito mais custosa. Afinal de contas, quem é que tem tempo para conferir e contar todos os dados que envolvem uma organização em um único dia, não é mesmo?

Ferramentas tecnológicas, como os sistemas de gestão, aceleram todos os procedimentos ligados a controle de custos. Além disso, esses softwares armazenam os dados de forma segura, garantindo total proteção.

Além do gerenciamento das despesas, esses programas de informática ajudam a realizar a gestão de vendas e de compras. Também são úteis para administrar o estoque, controlar atividades do departamento de Recursos Humanos e até tratar de questões fiscais.

Eles também servem como ferramentas para elevar o Business Intelligence e para coordenar os serviços de CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente). Dessa forma, com tudo sob controle em poucos segundos, fica muito mais simples aprimorar a saúde financeira da empresa.

Como você pôde notar, a influência da gestão de custos em uma administração é enorme. Ela pode tanto favorecer um negócio como afundá-lo. Com um gerenciamento minucioso de todas as informações, principalmente se isso for feito com apoio tecnológico, você vai driblar a estagnação e acelerar seu crescimento.

Quais são os principais custos de uma empresa?

Já dizia o célebre estatístico, William Deming, que “não se gerencia o que não se mede”. Por isso, é fundamental conhecer de perto seus custos operacionais para que, assim, você tenha de fato o controle da situação.

Vale ressaltar que a gestão deles pode impactar diretamente os resultados e o sucesso do negócio, até mesmo em um cenário externo desfavorável. Empresas que conhecem em detalhes seus gastos são menos vulneráveis às crises e, geralmente, conseguem até encontrar nelas boas oportunidades.

Voltando à pergunta que abre este tópico, minha experiência mostra que existem custos relativamente comuns e que se repetem em empresas tanto do varejo como de serviços. Veja quais são eles.

Mão de obra

Custos com mão de obra são representados pelos trabalhadores contratados em regime celetista, temporário ou freelancer. Cabe frisar que, com a mudança nas leis trabalhistas, em 2017, a relação de trabalho e a forma de remunerar colaboradores mudou. Isso, naturalmente, gera um impacto nos custos que precisa ser considerado.

Infraestrutura

Até mesmo o trabalho remoto precisa de uma infraestrutura mínima para funcionar. Imagine, então, o que não se exige para negócios físicos, como comércio ou prestação de serviços?

Transporte

Toda empresa tem por obrigação arcar com o transporte de seus empregados, gestores e sócios. Sendo assim, esse é um custo frequente, que precisa ser sempre acompanhado e incluído como uma saída em seu fluxo de caixa.

Impostos

Até mesmo MEIs (microempreendedores individuais) estão sujeitos a pagar imposto. A propósito, não é novidade que a carga tributária, no Brasil, é extremamente pesada. Em 2018, batemos o recorde histórico, quando o peso dos tributos veio a representar incríveis 35% do PIB.

Se para a economia do país os impostos já exercem um peso enorme, imagine para as empresas? Por isso, não deixe de adotar medidas de controle e estratégias de elisão fiscal para reduzir o prejuízo causado pela mordida do leão.

Quais os impactos da falta de gestão de custos?

Vale, ainda, destacar com mais detalhes os impactos que a falta de gestão na parte dos gastos gera. Acredite, você tem muito a perder quando deixa de lado medidas de controle e muito a ganhar quando as implementa em seu negócio.

Aumento dos riscos

Empresas que não controlam o quanto gastam são muito mais dependentes do contexto externo para ter bons resultados. Já as que têm o domínio sobre seus custos conseguem driblar as crises e, normalmente, saem delas fortalecidas.

Decisões equivocadas

Sem saber quanto e como se gasta, não há como tomar decisões inteligentes. Por isso, a gestão de custos é a base sobre a qual se assentará toda decisão envolvendo o futuro da empresa.

Queda da lucratividade

Como você viu antes, uma empresa lucrativa nem sempre é aquela que vende mais, mas a que consegue equilibrar melhor seus custos e receitas. Logo, quando não há gestão nesse sentido, o impacto mais direto é a redução dos lucros.

Por fim, mas não menos importante, vale destacar que o uso da tecnologia é indispensável para fazer uma boa gestão de custos na empresa. Com ela, seu negócio ganha agilidade na coleta e análise de dados, ganhando mais competitividade e inteligência ao tomar decisões.

Tem interesse em aumentar o controle dos gastos em seu negócio? Veja, então, quando é a hora de implementar um sistema de gestão ERP!

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Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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