Expanda seus negócios, não os problemas de TI.

Escrito por AL em 4 de agosto de 2014. Postado em Blog.

Toda empresa visa o crescimento sustentável. Isso significa: ter um negócio em constante expansão, reduzindo custos e ampliando o faturamento seja através de novos negócios, upselling ou crosseling.

Contudo, juntamente ao crescimento de sua empresa, crescem também as demandas, o número de funcionários e, assim, se a sua ela não estiver devidamente preparada, problemas começam a aparecer.

Neste contexto, é preciso ter em mente que a tecnologia da informação (TI) deve vir como uma aliada para a prevenção e até mesmo resolução de situações críticas, não como mais um problema ligado à complexidade das atividades e aumento de despesas – muito pelo contrário!

Por isso, designei abaixo algumas sugestões para empresas em processos de expansão, mostrando qual o software ideal para o crescimento empresarial:

Troque a descentralização das informações pela tomada de decisões assertivas

O crescimento das empresas está diretamente ligado às decisões tomadas por seus gestores. Quando esta expansão não acompanha a realidade do mercado e dos negócios, o mais provável é que a sua empresa entre em crise,em vez de prosperar. O grande problema nesta questão é relacionado à descentralização das informações.

O uso excessivo de planilhas – muito comum às PMEs em desenvolvimento – gera dificuldade aos gestores para terem uma visão sistêmica do negócio, assim como não assegura a veracidade dos dados e a constante atualização. O processo de compilar os dados é trabalhoso e fazem com que as decisões sejam baseadas em informações equivocadas, desatualizadas ou fora da realidade do negócio.

Mesmo as empresas que já possuem um Sistema de Gestão Integrado (ERP), podem passar por problemas como este. A má escolha do sistema, falhas na implantação, desorganização de processos ou a falta de conhecimento dos colaboradores em manusear a ferramenta também contribuem para esta questão.

Para evitar situações como estas, é preciso pensar neste crescimento unindo pessoas, processos e tecnologia. Isto significa que todos os recursos envolvidos devem estar integrados e alinhados. Por isso, norteie esta expansão com um planejamento estratégico bem definido e desenvolva planos de ação para avaliar cada uma destas variáveis para investir nestes pilares. Pode parecer um custo a priori, mas com o tempo você verá que o retorno é compensador e fundamental para o crescimento da empresa.

Elimine a falta de controle financeiro

Para crescer é preciso investir e isto apenas será possível com dinheiro em caixa. É claro que é possível recorrer a financiamentos para obter o capital necessário. Contudo, o grande problema é que a falta de um controle financeiro adequado pode remeter uma previsão equivocada sobre as possibilidades e necessidade do negócio. Com isso, a tendência é que você não consiga identificar quanto realmente precisa e onde será necessário investir para crescer. Este, inclusive, é um problema bastante recorrente e, por isso, está no topo das estatísticas de motivos que levam empresas à falência em seus primeiros anos de vida.

A grande questão é que uma gestão financeira eficiente depende de uma avaliação completa de entradas e saídas (contas a receber e a pagar), levando em consideração previsões de vendas, estoque, formas de pagamento, possibilidade de descontos, necessidade de novas contratações, dentre outros fatores que influenciam no crescimento dos negócios.

O fluxo de caixa é, então, a ferramenta ideal para evitar este tipo de questão. Contudo, depender de processos manuais ou não contar com processos bem definidos para este controle resulta em necessidade de aumento de mão de obra, além da possibilidade de falhas e necessidade de retrabalho. A tecnologia, contudo, auxilia a minimizar estas falhas e, assim, propiciar a expansão dos negócios. Isso porque ela integrará toda a sua empresa, o que facilita na automação da atualização de dados financeiros, sejam eles em relação às vendas fechadas, investimentos em estoque, dentre outras questões que facilitam uma visão da realidade monetária para um crescimento sustentável.

Não permita processos falhos

Com o crescimento de sua empresa, virão novos funcionários, novos clientes e, por isso, não ter os processos bem definidos pode gerar problemas que impedirão a retenção de clientes, redução de custos, falta de conhecimento sobre pontos críticos do negócio e até mesmo a identificação de falhas. O ideal é que estes processos sejam construídos com o auxílio de seus colaboradores, que lidam diariamente com a rotina e sabem informar o que é relevante para otimizar o trabalho.

O investimento em tecnologia também é um fator considerável. Afinal, com a implantação de um software você mantém um padrão de operação e, juntamente à integração das áreas, não corre o risco de ter seus processos despadronizados, já que será necessário estabelecê-los e treinar seus funcionários para executá-los.

E a sua empresa?
Já conta com recursos tecnológicos que auxiliem em sua expansão ou o TI apenas tem gerado problemas de custos e cada vez mais investimentos?

Avalie a realidade atual dos seus negócios, as previsões de crescimento e avalie as ferramentas utilizadas para a gestão empresarial. Com a tecnologia certa, você ganha em eficiência, o que consequentemente reduz os seus custos e amplia o faturamento para o seu negócio!