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Esclareça as suas dúvidas a respeito da metodologia PDCA!

Para manter o constante desenvolvimento de sua empresa, é importante buscar alternativas que auxiliem na otimização de processos e organização interna. Uma excelente opção para fazê-lo é utilizando a chamada metodologia PDCA, que beneficia negócios de qualquer porte e ramo.

Durante a leitura desta publicação, responderei as dúvidas mais relevantes sobre essa metodologia, como seu conceito, funcionamento de suas etapas, como alinhá-la a um sistema ERP, entre outras questões. Confira a leitura!

O que é a metodologia PDCA?

A sigla PDCA tem origem em inglês e significa Plan-Do-Check-Act, o que pode ser traduzido para Planejar-Fazer-Verificar-Agir. Trata-se de um ciclo, método ou ferramenta de gestão que tem o objetivo de facilitar a organização de atividades, melhorar a tomada de decisões pelos gestores, bem como solucionar uma deficiência em projetos, serviços, produtos ou operações.

Ele também pode ser chamado de ciclo de Shewart ou de Deming, pois o método foi criado pelo professor e estatístico norte-americano William Edwards Deming, que era considerado o pai do controle de qualidade nos procedimentos produtivos.

Como funcionam suas etapas?

O método PDCA é dividido em 4 etapas, sendo importante que o gestor entenda como aplicá-las no campo prático. Confira quais são elas a seguir.

P — Planejar (plan)

A primeira fase consiste em criar um planejamento que ditará como o ciclo PDCA ocorrerá no campo prático. É importante que esse plano contenha tópicos como:

  • identificação do objeto que será analisado ou problema a ser resolvido;
  • criação do método utilizado para analisar o objeto;
  • definição de objetivos e metas que serão alcançados com o estudo;
  • estabelecimento dos indicadores de desempenho (KPIs) para analisar os resultados;
  • planos de ação para atingir os objetivos e metas, o que inclui colaboradores responsáveis, cronograma etc.

D — Fazer (do)

Nessa fase os gestores e colaboradores responsáveis colocam o plano de ação em prática. As atividades devem ser desempenhadas de forma organizada, com o comprometimento da equipe envolvida e registradas.

Ressalta-se que pode ser necessário efetuar treinamentos e fazer reuniões com o pessoal para explicar o funcionamento do PDCA.

C — Verificar (check)

Aqui é feito um monitoramento das atividades realizadas. Com os resultados em mãos, pode-se verificar se as mudanças tiveram efeitos positivos, quais foram os desvios encontrados, quais são os pontos de melhoria, entre outras questões.

A — Agir (act)

Por fim, aqui os responsáveis pensam e implementam soluções para os problemas identificados na etapa anterior (check), fazendo com que o próximo método PDCA seja mais eficiente e vantajoso para o negócio. Essa fase torna o método PDCA dinâmico, pois a conclusão de um ciclo inicia um novo.

Como aplicar a metodologia PDCA?

Na prática, o PDCA é representado em um círculo dividido em 4 partes que representa cada fase do método. A etapa “planejar” deve ser uma continuação do “agir” para demonstrar que se trata de um processo cíclico.

De acordo com a ISO 9001:2015, a metodologia PDCA pode ser usada em qualquer Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ). Por exemplo, o ciclo pode corrigir não-conformidades dentro de um negócio e assegurar qualidade dos processos.

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Entretanto, saiba que o PDCA não é aplicado de forma isolada e existem outras ferramentas de qualidade que auxiliarão os gestores a executá-lo. Veja quais são as principais delas:

  • carta de controle: gráfico usado para acompanhar um processo. Ele demonstra se ele é estável e consistente ao longo do tempo;
  • diagrama de Ishikawa: ele organiza o raciocínio de um processo e objetiva a equipe a chegar nas causas reais de um problema;
  • fluxograma: espécie de mapeamento dos processos de um negócio;
  • folha de verificação: documento usado para coletar dados de um processo em tempo real;
  • histograma: gráfico de barras que mostra frequência de dados quantitativos e contínuos;
  • gráfico de dispersão: gráfico que usa coordenadas cartesianas e compara duas ou mais variáveis;
  • gráfico de pareto: gráfico de colunas que apresenta frequência de problemas, separando-os do maior ao menor.

Como alinhar o PDCA com um sistema ERP?

Percebe-se que é necessário muito controle sobre as atividades e processos executados na rotina corporativa para que um ciclo PDCA seja eficiente. Para isso, é necessário utilizar uma tecnologia denominada sistema de gestão empresarial (ERP), instrumento que amplia a visão e governança dos gestores sobre o negócio.

Fenícia ERP — desenvolvida pela Artsoft Sistemas — é uma solução completa que dispõe total controle do negócio. Ela pode ser implementada em diferentes ramos (como indústrias, varejos, e-Commerces, atacadistas e distribuidores) e integra as diferentes áreas da empresa.

Imagine você decida utilizar o PDCA para aumentar a eficiência na produção de um produto. A Fenícia pode ser usada para mapear os processos, acompanhar os resultados e KPIs automaticamente, verificar atividades dos diferentes setores envolvidos no ciclo produtivo e mais.

Quais são as vantagens de usar a metodologia PDCA?

Engana-se aquele que acredita que o PDCA não traz benefícios reais para um negócio. Neste tópico, eu trago as principais vantagens que serão garantidas para sua empresa ao adotar a metodologia.

Aprimoramento na tomada de decisões

Ao mapear os processos e encontrar gargalos que comprometem a produtividade da empresa, o administrador saberá quais medidas tomar para solucionar esses problemas.

Aumento da eficiência

O fato da metodologia PDCA ser uma ferramenta cíclica faz com que os gestores estarão sempre em busca de pontos de melhoria e construindo planos de ação para resolvê-los. Isso significa que o negócio constantemente se tornará mais competitiva.

Diminuição de custos

Processos ineficientes, mal elaborados e sem etapas bem-definidas são mais morosos e, consequentemente, mais custosos para a empresa. Graças ao PDCA, será possível eliminar desperdício de tempo, minimizar perda de materiais, melhorar forma de executar tarefas, entre outros aprimoramentos que reduzem custos.

Após o primeiro ciclo dessa ferramenta, os colaboradores estarão mais familiarizados com sua aplicação e conseguirão realizá-lo mais rapidamente e de forma padronizada. Isso significa que o próprio procedimento de PDCA se tornará mais eficiente.

Maior comprometimento da equipe

Como o PDCA envolve todos os indivíduos das mudanças, eles entendem sua importância e relevância para os resultados do negócio. Isso aumenta o engajamento pelo pessoal, cria um maior senso sobre a responsabilidade e fomenta uma melhor cultura organizacional.

metodologia PDCA pode ser inteligentemente usada pelos gestores para ampliar seus resultados. Para aproveitar de suas vantagens, será necessário conhecer outras ferramentas de qualidade e ter um ERP completo à sua disposição.

Quer ver outras dicas para impulsionar os resultados de sua empresa? Confira meu eBook gratuito que ensina como fazer uma gestão de empresa eficaz!

 

PDCA


Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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