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Sistema de Gestão ERP para pequenas empresas

Toda pequena empresa que deseja crescer e operar em um mercado cada dia mais globalizado — em que é preciso lidar com outros grandes empreendimentos — deve investir em tecnologia. O ERP para pequenas empresas é um exemplo de investimento. Atualmente, esses sistemas são indicados para qualquer tipo de negócio que busque lucro e otimização de processos.

A competitividade atual não permite mais que os negócios operem com base em um emaranhado de planilhas e aplicações que não compartilham informações entre si. Não há espaço para processos manuais e tomadas de decisões baseadas em informações imprecisas ou incorretas.

Se você tem uma pequena empresa e planeja crescer, esse é o aporte mais indicado. Para ajudá-lo a entender melhor as vantagens, a seguir, eu trouxe uma série de benefícios trazidos pela aplicação de um ERP no seu negócio. Acompanhe!

Modernização e performance

Um dos principais motivos para as pequenas empresas adotarem um sistema ERP é manter sua vantagem competitiva. Para tanto, é necessário modernizar, deixar de lado os processos manuais, que aumentam os riscos de erros, e adotar uma cultura baseada na performance. Não possuir uma solução de gestão empresarial integrada limita a interoperabilidade das pequenas empresas.

Em essência, para se manter competitivo no mercado, é preciso superar o modelo de medir a performance de sua empresa apenas com base no preço, na qualidade e na entrega dentro do prazo. É necessário saber de onde vem exatamente o lucro, projetar-se na economia global e enxergar onde e como crescer. Para atingir tais objetivos, o ERP para pequenas empresas é o caminho.

Facilidade de uso e muitas funcionalidades

É importante ressaltar que as soluções ERP também se modernizaram. Os sistemas contam com recursos e funções utilizados por qualquer negócio, como o controle financeiro e de qualidade, entre outros. As interfaces dos sistemas estão cada vez mais fáceis de utilizar e mais intuitivas, além de possibilitarem customizações para demandas específicas de cada companhia.

Essas soluções estão projetadas para operar na nuvem, acessíveis de qualquer lugar ou dispositivo conectado à internet. São oferecidas no modelo SaaS, em que sua utilização é paga pelo uso de um serviço — geralmente por meio de uma assinatura mensal que inclui operações básicas de tecnologia, como backup, segurança da informação e upgrades.

Retorno do investimento

Pequenas empresas crescem a partir da demanda dos clientes e precisam estar preparadas para atendê-los sem atrasos, para conseguir bons negócios. Adiar a implantação de um sistema ERP em seu negócio pode ser insustentável diante do aumento da demanda. No pior cenário, pode comprometer a eficácia de suas operações e fazer com que perca dinheiro a médio e longo prazo.

Mesmo que o fluxo de caixa de sua empresa esteja apertado, é preciso considerar a implantação de um sistema ERP devido ao retorno do investimento que a solução trará. Os gastos com o sistema justificam-se a partir de uma estratégia de crescimento, cujo objetivo é trabalhar de um jeito mais produtivo e eficaz, possibilitando uma atuação mais assertiva no mercado.

O importante é ter em mente que a solução ERP trará retorno tanto com relação ao tempo dos processos como nos custos gerais do negócio, aumentando, assim, o lucro de seu empreendimento.

Gestão unificada da empresa

A grande proposta do sistema ERP é a gestão unificada. Trabalhando com um único banco de dados e integrando todas as áreas do negócio, o sistema de gestão ERP oferece as informações de toda a empresa em tempo real. Ou seja, você poderá controlar todo o negócio e tomar decisões com base apenas nos dados que o software oferece.

Vantagens da centralização de dados

A centralização das informações proporcionada pelo ERP é sinônimo de melhorias em muitos aspectos. Nesse sentido, pode-se falar em queda de custos, redução de erros, mais proteção para os dados e upgrade dos processos. Com essa unificação de dados, é simples integrar departamentos. Por exemplo: o setor de vendas gera um pedido, e, instantaneamente, a produção e o transporte recebem o aviso da nova encomenda.

Com o uso desse recurso, diminuem aqueles velhos problemas de ruído na comunicação e de “empurra-empurra” entre os setores na hora de assumir responsabilidades. Mais uma vantagem é que a empresa fica menos dependente de cargos de supervisão. Isso porque dá para acompanhar boa parte dos trabalhos em andamento remotamente.

Redução de erros e de custos

A automação tem sido pauta de várias discussões dentro das empresas, e cada vez é mais comum que ela adentre o ambiente corporativo graças às vantagens que proporciona. Os principais ganhos das empresas que investem na automação são a redução de custos e de erros.

Quando não se trabalha com automação, todo o processo fica dependente da perícia de quem o faz. Isso significa que qualquer perda de atenção, ou excesso de cansaço do profissional responsável, leva a companhia a cometer uma falha na produção. Quando essa inconformidade acontece, é preciso corrigi-la. Infelizmente, isso implica investir novamente tempo e dinheiro no retrabalho.

Segurança da informação

Os modelos de ERP são comercializados pelos contratos de SaaS, salvo exceções, então podemos dizer que uma das vantagens desse software é a segurança da informação. Além de contar com um banco de dados unificado e correr menos riscos de a informação ser fragmentada ou corrompida, ao contratar um software de gestão ERP no modelo de SaaS, você conta com toda uma estrutura de proteção. A obrigação de garantir a segurança da informação neste modelo de contrato é repassada ao fornecedor.

Otimização de processos

Além de propiciar a redução de erros, o ERP ajuda a ter uma visão mais global da empresa e de seus processos. Isso significa que você poderá localizar gargalos de produção e atuar sobre eles de maneira mais eficiente.

Qual é o resultado disso? A otimização dos processos! Quanto mais metódica, objetiva e pontual for a análise que você faz dos processos de sua empresa e quanto mais assertivos forem os planos de ação para mudar a situação, mais otimizados eles serão, gerando economia e lucro.

Auxílio na captação e fidelização de clientes

O ERP é um sistema estratégico. Ele permite acompanhar tudo o que acontece dentro da empresa, bem como ter acesso às informações dos clientes. Assim, a gestão de clientes pode ser feita à medida que as informações da clientela são relacionadas com a produção. Isso permite criar personalização dos produtos e do atendimento.

Imagine, por exemplo, que um cliente comprou seu produto há dois meses e precisará fazer uma nova compra dentro de alguns dias. Munido dessa informação e dos dados sobre a produção e o estoque, você poderá enviar um e-mail ou entrar em contato por telefone para avisar ao cliente que, caso ele queira, o produto está disponível.

Essa personalização e exclusividade geram um buzz positivo para o negócio e podem elevar o número de indicações boca a boca que a empresa recebe. Dessa forma, o ERP não só ajuda na fidelização de clientes, mas também na atração de novos públicos.

Aumento da competitividade no mercado

Como o sistema de gestão ERP para pequenas empresas ajuda a reduzir os custos da produção, ele gera uma vantagem competitiva. O dinheiro economizado na produção pode ser reinvestido para melhorar o produto ou repassado para o cliente, ao tornar a mercadoria mais barata e atrativa. Outra forma de remanejar esse recurso que sobra é aplicá-lo em ações de marketing para tentar conquistar um mercado ainda maior.

Funcionalidades de um bom ERP para pequenas empresas

Um sistema ERP atende a demandas muito variadas, independentemente do porte da companhia. Além disso, muitas dessas tecnologias são passíveis de customização. No entanto, quando o tema é o ERP para pequenas empresas, alguns recursos podem ser mais úteis do que outros. Confira algumas ferramentas a seguir!

Geração automatizada de boletos

Esse é um serviço repetitivo e volumoso. Desse modo, quanto menor o negócio, mais o empresário sentirá o efeito positivo da emissão automática da cobrança. Afinal, essa modernização vai liberar o time para outras atividades e reduzirá os erros a praticamente zero.

Controle da inadimplência

Um ERP para pequenas empresas interessante deve trazer um controle da inadimplência. Muitas vezes, por causa da falta de organização, um comércio ou uma fábrica acabam voltando a vender para maus pagadores.

Com um software focado, é possível supervisionar os calotes em tempo real e ainda mandar e-mails automáticos para os clientes em atraso. Com essa lista, é muito simples criar políticas de fidelização com condições especiais para o pagamento em dia ou antecipado aos bons pagadores. Trata-se de uma funcionalidade com influência direta no fluxo de caixa.

Apontamento de erros

Nas empresas de pequeno porte, geralmente, ainda existem muitos procedimentos manuais. Por causa disso, é comum trabalhar com um índice de falhas muito alto. Nessa rotina, o gestor frequentemente tem dificuldades para perceber esses equívocos. Se não os nota, ele também não os corrige. Diante disso, uma função que exiba as inconformidades fará muita diferença.

Gestão financeira e fiscal

A burocracia que envolve o pagamento de impostos no Brasil é enorme, um verdadeiro pesadelo para o pequeno empresário. Porém, é possível resolver essa questão com o ERP para pequenas empresas, que automatiza as operações da administração fiscal.

Com isso, o negócio evita multas por pagamentos errados, atrasos ou processos judiciais. O mesmo pode ser dito sobre o planejamento orçamentário e a gestão financeira como um todo. Esses serviços costumam estar disponíveis nos melhores fornecedores de ERP.

Gestão de estoque

Muitas empresas sofrem para controlar os estoques — outro problema com impacto direto no fluxo de caixa. Afinal de contas, quando os depósitos estão superdimensionados, ocorre um engessamento de capital. Por outro lado, quando faltam itens nas prateleiras, a qualidade e os prazos ficam comprometidos. Nessa questão, o ERP para pequenas empresas traz um controle em tempo real, otimizando as compras e toda a cadeia de fornecedores.

 Escolha do ERP para pequenas empresas

Escolher e implementar o melhor ERP começa pelo autoconhecimento. Por essa razão, o primeiro passo antes de procurar a fornecedora é saber do que exatamente a sua empresa precisa. Talvez seja necessária alguma ajuda até para traçar esse diagnóstico em alguns casos, algo que também pode ser contratado. Em outras palavras, primeiro, pense em quais problemas devem ser resolvidos: estoque, tributação, vendas etc.

Em seguida, analise o ciclo comercial. Nos próximos meses, a empresa deverá expandir? No caso dos negócios em franco crescimento, é fundamental um ERP maleável, que possa “esticar” e absorver uma ampliação próxima.

Dinâmica da implementação

A implementação do ERP para pequenas empresas começa com o mapeamento da atual situação. Dessa forma, a ideia é responder a pergunta: por que esse sistema será instalado? Depois, será necessário criar uma política de gestão de mudanças, que planeje muito bem toda a transição. Assim, é importante ter consciência de que instalar um ERP é um processo, e não um simples evento.

Nesse quadro, saiba que estamos falando de meses, e não de dias. Ou seja, são necessárias algumas etapas até a conclusão. Veja o resumo a seguir:

  • gargalos — listar os problemas que o sistema deverá sanar;
  • objetivos — as metas de melhorias que o software deverá amparar (nesse caso, pode ser mais transparência na apuração financeira, aumento de vendas, aperfeiçoamento do processo produtivo etc.);
  • avaliação das soluções compatíveis — em seguida, a companhia deverá pesquisar as fornecedoras que se enquadram em suas demandas técnicas, bem como no orçamento disponível;
  • migração de dados — é preciso criar um cronograma para a migração gradual dos dados, por meio de uma transição suave, com menos riscos de interrupções nos serviços ou de perda de arquivos (defina quais são os registros mais importantes para fazer a migração em ordem estratégica de transferência);
  • infraestrutura — é preciso pensar nas dimensões do sistema, o que tem ligação com os próximos passos da companhia (principalmente para as organizações que desejam escalabilidade, é fundamental fazer o dimensionamento adequado dos recursos);
  • treinamento dos usuários — os usuários finais da tecnologia precisam ser treinados a operar na nova solução, e, por esse motivo, cursos, tempo para adaptação e elaboração de manuais de uso serão fundamentais;
  • testagem — a empresa também terá de contar com um período para testar o programa, fase em que podem surgir dúvidas ou inconsistências (com a realização das averiguações, é viável corrigir os pequenos equívocos antes de a implementação ser completamente concluída);
  • atualização constante — não é segredo para ninguém que a tecnologia avança na velocidade da luz, ou seja, periodicamente, é preciso atualizar o software e analisar se a capacidade operacional ainda comporta os objetivos da empresa (sem um monitoramento permanente do sistema, ele pode ficar obsoleto em poucos anos).

Erros que devem ser evitados

Infelizmente, erros e problemas na implementação de ERPs são comuns quando etapas desse processo são puladas ou suprimidas. Diante disso, é fundamental seguir todas as fases recomendadas pelo fornecedor de TI em questão. Porém, a boa notícia é que não precisa errar aprendendo. Afinal, basta olhar para as falhas cometidas por outras empresas e fugir delas. Observe, a seguir, alguns equívocos frequentes na implementação de ERP para pequenas empresas, médias e até grandes organizações.

Não planejar de modo satisfatório

Perca tempo sem medo no planejamento da implementação. Isso porque a maioria dos erros nasce de um cronograma de eventos negligenciado ou incompleto. Nesse quesito, uma empresa que não tem ideia da sua real situação financeira e de mercado talvez devesse contratar auditorias. Assim, antes mesmo de partir para a transição, já haveria uma fotografia mais realista da conjuntura atual. Se o diagnóstico estiver errado, é bem provável que apareçam problemas no processo de mudança.

Não engajar as equipes

Por mais que o investimento seja uma decisão da cúpula, a instalação do ERP vai depender da adesão dos funcionários — porém, não somente dos chefes, mas de todos que usarão o novo sistema. Além disso, é fundamental ouvir as lideranças no levantamento do diagnóstico. Assim, peça a opinião de, pelo menos, um responsável de cada setor.

Geralmente, aquele que está na linha de frente sabe de cor e salteado quais são os principais gaps de sua área. Além disso, esse momento de escuta pode ser uma excelente oportunidade para, por meio desse supervisor/gerente, ganhar o apoio da base de colaboradores.

Não levar em conta a escalabilidade

Como já mencionamos, o ERP para pequenas empresas deve apresentar certa flexibilidade. Afinal, se hoje ele atende bem, amanhã a situação pode modificar-se. Para evitar ter que investir grande quantidade de tempo e de dinheiro, nada melhor do que optar por uma solução que possa crescer junto do seu negócio. Entretanto, ainda é comum não levar esse quesito em conta na hora de definir o software de gestão.

Por isso, é fundamental conhecer o atual fluxo de processos e estimar a ampliação dos próximos anos. Em outras palavras, pergunte se há restrição de licenças, limite de banco de dados ou mesmo muitas funções que necessitem ser alimentadas manualmente.

Diferenciais do software Fenícia

Quando se trata de ERP para pequenas empresas, o software Fenícia ERP apresenta muitos diferenciais de mercado. Primeiramente, a solução integra a plataforma de e-commerce e os marketplaces, com um robusto gerenciamento de vendas automático.

Assim, sua empresa abre e fecha o caixa ao toque dos dedos e fica com as operações gravadas para consultas posteriores. Além disso, o programa fornece todo o relacionamento com o cliente, como histórico de compras e de queixas. Dessa forma, dá para acessar, em poucos segundos, registros nos SACs, ordens de serviço, gestão de contratos, controle de garantias e muito mais.

O software Fenícia controla prazos de entrega e emite nota fiscal articulada com o boleto bancário. Com esse recurso, o setor de cobrança ganha um importante dinamismo. Em relação à logística, a ferramenta traça rotas de modo otimizado, criando trajetos inteligentes por CEP, bairro e zonas. Gestão financeira, de estoque, de recursos humanos, entre outras, também podem ser abraçadas por essa solução moderna de TI.

Os recursos não param por aí: tem funcionalidade que sugere compras com base nas vendas, na emissão de relatórios por caixa e por competência e no plano de contas personalizado, inclusive separados por centros de custos distintos.

De maneira geral, o software de gestão ERP é uma ferramenta necessária para as empresas. Investir nele está deixando de ser uma opção e se tornando uma obrigação para quem quer manter-se firme no mercado e em constante crescimento.

Buscar um ERP para pequenas empresas e começar, desde cedo, o crescimento de um negócio, já com o suporte tecnológico, tem sido a melhor opção para os empresários que querem alcançar seus objetivos.

Se você é um desses empresários que quer crescer da maneira correta, não perca tempo e entre em contato com a Artsoft Sistemas!


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Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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