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Entenda a importância das ferramentas de gestão nas empresas

Qual é a diferença entre um empreendedor de hoje e um que criou um negócio há anos? Certamente você dirá que são muitas, mas a principal variável que os distingue é o tempo. Sim, embora todos eles tivessem as mesmas 24 horas para trabalhar, aquele empreendedor que tinha um negócio nas décadas passadas não tinha à sua disposição as ferramentas de gestão que existem atualmente.

Independentemente do perfil do seu negócio, os empreendedores têm, hoje em dia, uma gama de ferramentas capazes de revolucionar os empreendimentos. Imagine quantas ações podem ser automatizadas para poupar tempo e dinheiro dos gestores:

  • demandas relacionadas à gestão de pessoal;
  • cálculo de preço de venda de produtos e de serviços;
  • cálculos relacionados a questões trabalhistas e tributárias;
  • informações sobre clientes;
  • dados acerca do mercado em geral;
  • estatísticas e projeções sobre o negócio.

O empreendedor de antigamente nem sonharia com tantas facilidades que o mundo contemporâneo oferece, a começar pela internet. Quem pensava que uma rede de computadores ajudaria tanto a vida das pessoas e das empresas? A possibilidade de ter um site e divulgar os serviços, de consultar informações do mundo inteiro e de enviar uma correspondência sem usar o serviço de correios ou o fax é mesmo revolucionária!

A grande vantagem desses softwares ou ferramentas de gestão é que eles são atualizados de acordo com as mudanças pelas quais a sociedade passa. Isso inclui alterações na legislação vigente, mas também aquelas relacionadas a tecnologias mais avançadas e suas versões disponíveis. Se houve alterações no código de processo civil, por exemplo, as ferramentas já consideram essa questão de forma que as informações estejam de acordo com as mudanças.

Veja, ao longo deste post, algumas alternativas e entenda a importância das ferramentas de gestão nas empresas:

Tecnologia na nuvem

Pense no seguinte exemplo: um escritório de advocacia possui muitos gigabytes de informações de seus clientes. Cada processo contém páginas e páginas de documentos essenciais para o sucesso da transação. Mas todos sabem que nenhuma empresa suporta ter arquivos físicos enormes nem servidores cada vez mais robustos para armazenar todo esse material.

A chamada cloud computing (ou computação em nuvem) está sendo cada vez mais usada por pequenos e grandes empresários. Com essa tecnologia, os arquivos e sistemas utilizados no seu negócio podem ser armazenados em servidores seguros fora da empresa e acessados por meio de conexão com a internet. Assim, o serviço de TI da empresa é aliviado e o setor pode se dedicar a questões mais importantes, além da vantagem do corte de gastos.

A redução de custos com a infraestrutura não é o único benefício da cloud computing. Com ela é possível contratar apenas a quantidade de armazenamento e processamento necessária para sua utilização, sem preocupações com manutenção de servidores. Outras vantagens são os backups automáticos e mais seguros, programas sempre atualizados e a possibilidade de acessar os dados da empresa sempre que precisar por meio de qualquer dispositivo conectado à internet.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Você já deve ter ouvido falar nos famosos ERPs, softwares de gestão capazes de tornar quase toda a sua rotina no escritório automatizada, isto é, mais ágil e com menos falhas. Imagine as inúmeras planilhas financeiras e os cálculos tributários disponíveis em uma única plataforma capaz de ser acessado por quem precisa trabalhar com ela? É uma praticidade possível com esses softwares de gestão.

Com o ERP, é possível acessar e atualizar dados de todos os setores da empresa em tempo real e em um só lugar. O software pode ser utilizado em várias áreas, como a gestão de recursos humanos, registro de compras, vendas e controle de estoque. Ele é adaptável às diferentes realidades de cada organização, sendo útil para negócios de todos os ramos de atuação, portanto é importante escolher um sistema ideal para o seu caso, aumentando a perspectiva de crescimento da empresa.

Eles também auxiliam na previsão de metas e na prospecção de cenários para o seu negócio. Com informações sobre o quanto você tem a pagar e a receber nos próximos meses ou sobre o valor do seu capital de giro disponível, é possível perceber o melhor momento para futuros investimentos.

Customer Relationship Management (CRM)

As ferramentas de CRM são aquelas voltadas à gestão do relacionamento com o cliente. Elas organizam e fornecem informações importantes sobre a clientela que você já possui. Com essas ferramentas, é possível saber:

  • quanto o seu cliente comprou;
  • quais são os produtos ou os serviços que ele consome;
  • com qual frequência ele compra;
  • quais são os clientes inadimplentes;
  • quais são as formas de pagamentos preferidas.

Esses softwares permitem que o seu escritório forneça um atendimento mais personalizado e focado nas necessidades do seu cliente. Assim, fica mais fácil atender plenamente aos desejos deles e também oferecer novos serviços que possam atendê-los.

É algo que vai além do vender. A gestão do cliente é focada no relacionamento para garantir uma relação mais madura, especializada e próxima do seu mercado consumidor.

Aplicativos diversos

Responda rápido: quantos aplicativos estão instalados no seu celular? Talvez você não se lembre do número exato, mas é importante saber que eles vieram para ficar e facilitam a sua vida na empresa.

Um grupo no WhatsApp ou um boletim eletrônico com notícias jurídicas que você recebe pelo celular podem agilizar a sua vida. Ter um catálogo digital que mostre a variedade de produtos ou de serviços prestados pela sua empresa também é importante e valorizado no mercado.

Pense também no relacionamento com os fornecedores. A tecnologia facilita uma negociação, mesmo que esses fornecedores estejam a quilômetros de distância (isso pode ser feito por meio de uma videoconferência pelo Skype, por exemplo). Se não houver necessidade de vídeo, as operadoras oferecem serviços de teleconferência que agiliza e torna os processos mais objetivos.

O Google também dispõe de uma infinidade de ferramentas de gestão que podem auxiliar nos mais diversos serviços do seu escritório. Desde o Google Maps — que te permite localizar a sua empresa na cidade e as principais rotas para se chegar até ela — até as funcionalidades do Google Docs — que facilita a produção conjunta e o compartilhamento de documentos.

O Google Drive é outra funcionalidade bastante usada para armazenar gratuitamente certa quantidade de arquivos em vídeo, áudio, texto ou imagem. Com ele, você pode compartilhar qualquer arquivo enviando apenas um link para a pessoa que o receberá.

Mídias sociais

As mídias sociais podem, sim, ser reconhecidas como ferramentas de gestão a partir do momento em que elas contribuem para a divulgação e expansão do seu negócio. Plataformas como o LinkedIn apostam em conteúdo profissional e ajudam a qualificar a sua empresa. É interessante estar nessa plataforma para enriquecer a rede de contatos úteis e para que a empresa seja reconhecida como produtora de conteúdo relevante.

Outras mídias, como Facebook e Instagram, requerem uma avaliação sobre onde o seu público-alvo está. Se ele estiver nesses canais, vale a pena marcar presença, mas com uma produção de conteúdo cuidadosa, frequente e especializada.

Lembre-se de que essas plataformas são mais visuais e precisam de um conteúdo rico em vídeos e imagens. Use-as para qualificar os seus clientes sobre seus produtos ou serviços e sobre o mercado em geral.

Fluxograma

O fluxograma é uma das ferramentas de gestão da qualidade mais utilizadas nas empresas. Seu objetivo é esquematizar de maneira simplificada os processos empresariais, indicando por meio de símbolos geométricos quais são as etapas a serem percorridas para obter um serviço ou produto final ideal.

A utilização de fluxogramas não só facilita o controle do processo representado, como permite enxergar com maior clareza pontos a serem melhorados nos procedimentos adotados pela empresa, como uma necessidade de conectar melhor atividades realizadas em diferentes departamentos ou inserir uma etapa de verificação das atividades realizadas em determinado ponto do processo.

Ao desenhar o fluxo, você pode utilizar aplicativos simples para fazer um diagrama objetivo e com um bom aspecto visual. Dessa forma, seus colaboradores poderão organizar melhor suas tarefas e terão menos problemas e dúvidas durante o trabalho. Além disso, os fluxogramas também podem ser utilizados em treinamentos e apresentações de projetos da empresa.

PDCA

O método PDCA é uma ferramenta que descreve quatro passos muito importantes para aumentar a eficiência dos processos e produtos da sua empresa: planejar, executar, verificar e agir. Vamos entender melhor sobre cada um deles:

  • planejar: o primeiro passo é identificar qual é a atividade ou área da empresa que precisa de melhorias, e então definir quais são os objetivos e as metas a serem cumpridas pela equipe. O grupo deverá elaborar um planejamento objetivo para obter a melhoria proposta, levando em consideração pontos importantes, como a viabilidade econômica e os prazos necessários.
  • executar: agora é a hora de implementar as mudanças planejadas na etapa anterior, sempre analisando se o projeto está sendo guiado na direção correta.
  • verificar: Nessa etapa, realiza-se a verificação dos resultados obtidos, se tudo saiu como esperado e se o plano precisa de uma reavaliação.
  • agir: caso ocorram erros inesperados, como problemas de qualidade, eles devem ser identificados e corrigidos. Para isso, basta reiniciar o ciclo PDCA, tendo como objetivo eliminar essas falhas e otimizar o processo.

O ciclo PDCA torna mais fácil a identificação e correção de erros nos procedimentos, poupando tempo e reduzindo custos de produção. Além disso, ao aliar a lógica do ciclo às informações precisas obtidas com o ERP, outra ferramenta já citada anteriormente, é possível obter melhores resultados com a aplicação do método.

Análise de SWOT

Essa ferramenta auxilia na realização de uma análise aprofundada das atuais condições do seu negócio, que serve de base para um melhor planejamento estratégico no futuro. A análise consiste na identificação de quatro conceitos importantes representados pela sigla FOFA: forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Para isso você pode contar com a ajuda das informações obtidas com a aplicação de outras ferramentas, como o ERP e o PDCA.

Ao identificar os pontos fortes e fracos da empresa, percebe-se o que já está dando certo e também o que deve ser melhorado. Corrigindo as falhas encontradas e valorizando ainda mais os pontos positivos, fica mais fácil encontrar novas oportunidades disponíveis no mercado.

É importante também identificar possíveis ameaças ao negócio, como mudanças na legislação, aumento da concorrência ou mudança no comportamento dos consumidores. Assim você pode se preparar com antecedência e evitar problemas.

Você se sente preparado para começar a usar ferramentas de gestão na sua empresa? Entre em contato conosco e venha nos conhecer!

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