Entenda a NF-e, a nota fiscal eletrônica
A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) surgiu para substituir a tradicional nota fiscal em papel. É um documento digital, arquivado eletronicamente. Apoiada por um sistema integrado que permite a consulta de sua validade pela internet, a NF-e possibilita maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade de informação, além de facilitar a fiscalização e o intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais.
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Como a NF-e funciona?
Para ter validade, a Nota Fiscal eletrônica precisa conter a assinatura digital do emitente e ser transmitida, antes da circulação da mercadoria, para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado, que valida e autoriza seu uso. Posteriormente, a própria Sefaz transmite a nota para a Receita Federal e para a Secretaria da Fazenda do estado receptor da mercadoria, no caso de transporte interestadual. Esse procedimento, por permitir o acesso aos dados da nota em qualquer lugar do país, dá credibilidade ao documento, além de agilizar os trâmites e inibir fraudes.
Quais os benefícios da substituição das notas fiscais comuns pela NF-e?
Para os órgãos fiscalizadores, a NF-e torna a nota fiscal mais confiável, já que seu controle é mais efetivo que no caso das notas de papel, uma vez que torna o controle fiscal mais facilitado, diminuindo a sonegação e aumentando a arrecadação. Para as empresas, a Nota Fiscal eletrônica elimina o trabalho de digitação das notas fiscais, reduzindo possíveis erros de escrituração, também padroniza o relacionamento com outras empresas e órgãos de fiscalização. Já para a sociedade como um todo é visível a redução do consumo de papel, com impacto positivo sobre o meio ambiente. Também é benéfico o incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias.
Todas as notas fiscais podem ser substituídas pela NF-e?
Atualmente, a Nota Fiscal eletrônica substitui a nota fiscal modelo 1/1A, que era utilizada para documentar operações comerciais entre pessoas jurídicas. Também substitui a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. A NF-e não substitui a Nota Fiscal ao Consumidor nem o Cupom Fiscal.
Quem é obrigado a emitir a NF-e?
As empresas que realizam operações destinadas à Administração Pública, direta ou indireta, empresas públicas ou de economia mista, as empresas que vendem para outros estados e para o exterior estão obrigadas a emitir a NF-e. Para as outras empresas, a obrigatoriedade da emissão da NF-e pode variar de um estado para outro, por isso o ideal é procurar essa informação diretamente no site da Secretaria da Fazenda do estado onde está a sede da empresa emissora. Em caso de dúvida, não deixe de procurar um contador, um profissional com profundo conhecimento da legislação tributária do seu estado e que pode ajudar a sua empresa.
Qual o procedimento para emitir a NF-e?
O primeiro passo é adquirir a assintatura digital, ou certificação digital, que comprova a validade jurídica da Nota Fiscal eletrônica. Essa certificação é adquirida junto a uma Autoridade Certificadora. Depois, faça o seu cadastro junto à Secretaria da Fazenda do seu estado. Inicialmente, você pode se cadastrar na modalidade “em homologação” — um período de teste, em que suas notas serão emitidas, mas não serão enviadas à Sefaz, até que a empresa receba o treinamento da NF-e. A partir do treinamento, a modalidade pode ser trocada para “em produção” (quando a empresa se credencia como emissora de NF-e).
Também será necessária a instalação de um sistema gerador de Nota Fiscal eletrônica. Muitos estados disponibilizam gratuitamente este software, mas dependendo do tamanho da sua empresa e da frequência com que você emite as notas pode ser necessário adquirir um programa mais robusto.
A NF-e nasceu com o intuito de facilitar a vida das empresas e do Fisco no momento de documentar a circulação de mercadorias e serviços. Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Deixe um comentário!
Marcos Leite
