Contas a pagar e a receber: como organizar e controlar?

Na teoria, é fácil controlar o caixa de qualquer empresa, já que ele é feito basicamente de 2 coisas: contas a pagar e contas a receber. Porém, os diferentes prazos de pagamento podem causar confusão e, sem o cuidado certo, um negócio pode quebrar mesmo tendo um lucro aparente. Não importa o quão competente uma empresa é nas vendas, produção ou prestação de serviços, tudo vai por água abaixo se a parte financeira não for bem executada.

Neste post, você verá como organizar um controle correto das contas a pagar e a receber. Acompanhe:

Por que o fluxo de caixa é fundamental para a gestão financeira

O fluxo de caixa é justamente a ferramenta de controle financeiro que registra todas as entradas e saídas de dinheiro durante um determinado período. Nele devem estar contidas as contas a pagar e contas a receber, assim como empréstimos e reembolsos.

Manter esse registro atualizado — se possível, diariamente — ajuda você a tomar decisões importantes relacionadas ao negócio. O fluxo de caixa contribui para que a empresa se organize com base na realidade financeira atual.

Não adianta contar com uma grande receita se o dinheiro das vendas só for entrar daqui a 3 meses, por exemplo. Assim, você melhora a gestão do negócio e diminui a necessidade de empréstimos ou pagamento de juros, resultando em maior lucratividade na prática.

Como organizar as contas no fluxo de caixa

As contas a pagar e a receber devem ser mantidas sempre atualizadas e detalhadas. Esse processo pode ser feito em cadernos, planilhas de Excel ou softwares específicos. Veja algumas dicas para manter tudo sob controle:

• Determine um período: você pode fazer o controle do caixa diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, por exemplo. De modo geral, procure fazer sempre com a maior frequência que puder. Isso ajuda a manter o controle de todo o dinheiro que entra e sai.

• Diferencie receitas e despesas visualmente: você pode usar cores distintas (como azul e vermelho) ou sinais de adição e subtração antes dos valores. É um detalhe simples, mas que faz diferença na organização.

• Conheça as movimentações financeiras periódicas: o ideal é sempre separar as contas a pagar e a receber que são periódicas daquelas que não são. Assim, você pode se programar e tomar nota delas nos fluxos de caixa futuros, fazendo previsões de recebimentos ou pagamentos.

• Registre as contas futuras agora: se você tem despesas fixas, como aluguel, internet e contabilidade, aproveite para registrá-las no fluxo de caixa dos próximos meses. Dessa forma você já pode reservar um saldo para quitá-las em breve.

• Faça o mesmo com as receitas futuras: da mesma forma que você pode prever as contas a pagar, é possível se programar com algumas contas a receber. Isso é válido caso sua empresa venda serviços ou produtos de forma parcelada ou com um prazo futuro para pagamento.

Como simplificar o fluxo de caixa

Uma ótima dica é usar a tecnologia a seu favor, tanto para economizar tempo como para ter a certeza de que nenhum erro vai acontecer. Hoje existem softwares desenvolvidos justamente para garantir um controle absoluto das contas a pagar e a receber. Isso é feito por meio da implantação de um Enterprise Resource Planning(ERP).

O ERP é um sistema de informação que integra todos os dados que precisam ser organizados na empresa, como as contas, folha de pagamento, vendas, gerenciamento de impostos etc. Em vez de existir um ou mais softwares isolados para cada departamento, o ERP permite ter tudo em um só lugar. Isso facilita bastante a otimização dos processos.

Controlar e organizar as contas a pagar e a receber é imprescindível para qualquer empresa que queira garantir sua saúde financeira, mesmo a curto prazo. Nessas horas, utilizar a tecnologia torna tudo mais prático e ainda evita que você cometa erros ao longo do tempo.

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Marcos Leite

Cofundador e Head de Marketing e Vendas na Artsoft em Grupo Artsoft

A Artsoft resolve os desafios mais difíceis de seus clientes com a oferta de serviços inigualáveis de consultoria, processos e tecnologia. Fundada em 1986, atendemos mais de 6.000 PME’s provendo inovação para aprimorar seus processos e dar sustentação ao seu crescimento. Com competências especializadas em mais de 10 segmentos, entregamos resultados transformadores para um exigente novo mundo digital.

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