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Conheça os custos envolvidos na implantação de sistema ERP

No início de uma empresa, pode ser que as planilhas do Excel deem conta dos registros contábeis e dos controles de produção e de vendas. O empreendedor, com pouco capital de giro disponível, tem que fazer o impossível para se manter de portas abertas. Mas, esse show de improviso é válido apenas para os primeiros meses de vida de uma organização. A implementação de um sistema ERP pode ser a solução ideal para trazer novas perspectivas para o negócio.

Conforme a empresa vai crescendo, manter o gerenciamento sem a ajuda de um software se torna uma tarefa hercúlea. Os erros começam a se suceder, os cálculos são cada vez mais trabalhosos, as inserções em planilhas custam cada vez mais tempo. Além disso, a gestão de uma equipe maior, acompanhando o nível de produtividade e eficiência pode ser praticamente inviável se for realizado de maneira física e manual. Nessa hora, contar com soluções digitais pode ser a melhor opção.

Se a sua organização está nessa fase, é hora de pensar em dar um upgrade em seu gerenciamento com o auxílio de um ERP (sistema de gestão empresarial). Claro que deste processo podem surgir diversas dúvidas. Quanto custa a implantação de sistema ERP? Quais são as possibilidades de investimento e os tipos de softwares disponíveis no mercado? Qual é o mais adequado para o tamanho do meu negócio?

Se essas são algumas das questões que surgiram na sua mente ao pensar no sistema ERP, você está no lugar certo. Este artigo vai esclarecer essas interrogações e expandir sua visão a respeito da importância de contar com a solução adequada para a sua empresa. Boa leitura!

Por que um sistema ERP?

Em um cenário de extrema competitividade, não há espaço para gaps de comunicação entre os departamentos. Os altos custos com folha de pagamento justificam a existência de um sistema que automatize dezenas de processos administrativos — aumentando a produtividade da sua equipe, dando mais agilidade na produção e, o mais importante, transformando dados em inteligência para apoiar a tomada de decisões.

Mesmo nas pequenas e médias empresas (PMEs), um sistema de gestão empresarial é imprescindível, uma vez que a inconsistência de dados de uma gestão de improviso resulta invariavelmente em perda de negócios, sanções tributárias, extravio ou roubo de informações etc. A integração entre todos os processos da empresa permite planejamento e execução mais assertivos, baseados em dados, não em palpites.

Definitivamente, a automatização dos processos financeiros, de produção, de vendas, de faturamento, de estoque e de contabilidade apresenta um altíssimo retorno sobre investimento (ROI), o que prova que algumas despesas não são gastos, mas, sim, investimentos poderosos na profissionalização empresarial.

Quais são os custos de implantação de um ERP?

Não há uma resposta fechada para essa questão, visto que o ERP não costuma ser instalado como um produto padronizado. Muito além disso, possui um nível de elasticidade e customização fundamental para se harmonizar perfeitamente às necessidades particulares de cada organização.

Além da questão da customização, existem duas formas de implementar um ERP:

  • de forma local, com instalação em cada máquina;
  • por meio de assinatura (modelo software como serviço ou Saas), em que a aplicação é acessada via um servidor virtual.

Para cada um desses formatos, fatores diferentes vão contribuir para o aumento ou redução no custo total do software. Vamos a eles!

Como é a implantação de sistema ERP com instalação local?

Esse formato vem caindo em desuso em virtude da mobilidade e dos custos mais baixos da aquisição do software por assinatura. Entretanto, alguns gestores mais conservadores ainda preferem manter todos os recursos localmente. Neste caso, haverá alguns custos em jogo:

Licença do software

A ser paga de acordo com a quantidade de computadores que terão a aplicação.

Valor-hora de implementação do projeto e de consultoria

Vai variar de acordo com o tamanho da empresa, com a quantidade de módulos a serem implantados e com o número de máquinas. Havendo matriz e filiais, a complexidade no processo de instalação é ampliada, o que exigirá um acréscimo nas horas de consultoria e implementação.

Vale lembrar que, nesse ponto, existem dois tipos de contrato, o de horas fechadas e abertas. No primeiro, contrata-se uma determinada quantidade de horas de consultoria; se este montante for extrapolado, a fornecedora da solução de TI assume os custos adicionais. No segundo caso, o cliente arca com a quantidade final de horas de consultoria que se revelaram necessárias para a completa instalação da solução.

Hardware e demais elementos de infraestrutura

Os que optam por uma instalação local devem ter em mente que o banco de dados e a quantidade de transações diárias exigem investimento em datacenters e computadores que sejam compatíveis com a performance da aplicação. Quanto maior a quantidade de usuários simultâneos e o volume de tráfego de dados, maiores são os custos com licenciamento e infraestrutura de tecnologia de informação e comunicação (TIC).

Mas não se preocupe, esse dimensionamento não será descoberto apenas quando a solução já estiver em funcionamento: a etapa de projeto inclui, em geral, a previsão de infraestrutura necessária para que o software cumpra as expectativas da empresa. Em muitos casos, nessa etapa, o gestor acaba desistindo da instalação local para optar pelo uso do sistema em nuvem em função da constatação de seus custos menores.

Personalizações

Se o ERP for contratado no formato que a provedora de soluções de TI tem à disposição, os custos, evidentemente, serão menores. Entretanto, a maioria das empresas deseja realizar adequações, o que vai impactar o valor final da implementação e o custo total de propriedade (TCO).

Treinamento dos colaboradores

Pode ser embutido no valor da implementação (oferecido, portanto, pela provedora de TI) ou aplicado de forma direta pela própria equipe de TI da empresa.

Contratação de ERP como solução em nuvem

Essa é a forma de provisão de soluções em ERP mais comum no mercado, tanto pelas PMEs quanto pelas multinacionais. Nesse caso, os custos são reduzidos sensivelmente, uma vez que toda a infraestrutura de hardware, manutenção e atualização ficam sob o encargo da fornecedora do software de gestão.

Além disso, não há aquisição da propriedade do sistema: o ERP não será instalado em nenhum computador da empresa, mas, sim, disponibilizado para acesso em nuvem — o que garante que qualquer usuário autorizado poderá fazer transações e registrar vendas, por exemplo, do computador da empresa, do seu laptop pessoal, em sua residência, ou a partir de um smartphone ou tablet com acesso à internet. Aqui há a conjunção entre mobilidade e redução de custos.

Confira a seguir, os custos de forma geral para a contratação de um sistema ERP.

Assinatura do software de gestão

Vai variar de acordo com os módulos e funcionalidades contratados. A empresa pode tornar esse “aluguel” muito mais barato, caso opte por poucos módulos, na estrita medida de suas necessidades.

Personalizações

Assim como no modelo de instalação local, a dimensão das customizações terá, obviamente, impacto no valor mensal a ser pago.

Elaboração do projeto e treinamento

A elaboração do projeto e a etapa de capacitação dos colaboradores podem ou não estar dentro da assinatura acordada ou serem paga à parte, a depender da fornecedora da solução de TI.

Existem outros custos envolvidos na implementação?

Um sistema ERP é uma excelente opção para otimizar processos e melhorar a rotina da empresa. A partir de uma visão estratégica de longo prazo é possível perceber o quanto essa solução já compensa os investimentos envolvidos na sua implantação por si. Entretanto, é preciso ter atenção aos pontos referentes às aplicações iniciais para não comprometer a gestão financeira da empresa.

Veja outros custos que também fazem parte da aplicação de um sistema ERP.

Treinamento

O sistema ERP conta com a vantagem de integrar diversos setores da empresa. Por um lado, isso significa o estímulo à colaboração entre os funcionários orientados para alcançar os objetivos do negócio. Também neste sentido, a gestão ganha recursos que a deixam mais dinâmica e com uma perspectiva abrangente.

Entretanto, é preciso pensar que para realizar a capacitação de pessoal podem ter vários custos envolvidos. Desde a contratação de um espaço, plataforma e profissional para ajudar no processo até o tempo que cada um deixará seu posto na empresa para participar dessa jornada do conhecimento.

Manutenção

A manutenção necessária para a transição da solução atual e o sistema ERP pode ser outro custo envolvido. Por exemplo, talvez seja necessário investir na compra de máquinas mais modernas ou até mesmo em uma estrutura física que comporte essa implementação em alguns setores como logística e de estoque.

Então é preciso pensar que este processo está ligado à digitalização da empresa, adaptando-a a trabalhar com este diferencial competitivo a favor. Ao mesmo tempo, isso também pode significar a aceleração desta transformação, antecipando custos que impactarão positivamente nos resultados da empresa.

Customização

Antes de pensar na customização do sistema de ERP, é hora de entender quais são as expectativas da sua empresa ao contratar essa solução. Pode acontecer de você precise de uma ferramenta genérica de gestão de empresas, pode ser que existam processos bem específicos do seu negócio que pedem uma atenção maior ainda no planejamento para a implementação do software.

Então, é preciso pensar no tanto que a solução contratada precisará ser personalizada e o quanto isso pode impactar como um custo adicional. A quantidade de usuários da ferramenta de ERP, por exemplo, pode interferir no valor, além de outros pontos como recursos e integrações com outras ferramentas.

É possível reduzir os custos na implantação de sistema ERP?

Muitas vezes a redução de custos parece estar ligada à escolha da opção mais barata disponível. Entretanto, se você já tem uma gestão de custos na sua empresa, sabe que, na verdade, existem outros pontos relevantes que vão além da observação exclusiva do valor que será cobrado. A contratação de uma solução que não atenda às necessidades da empresa ou que ultrapasse os recursos necessários, encarecendo o valor, pode ser um ponto de partida.

Em seguida, é hora de pensar na organização do seu negócio e qual das opções disponíveis já pode ser implementada sem muitas mudanças estruturais. Assim, você consegue reduzir as despesas, evitando a aquisição de novo maquinário e outros serviços, por exemplo.

Quais são as etapas da implementação do sistema ERP?

Para entender melhor como acontece uma aplicação de sucesso de um sistema ERP é possível se orientar a partir de determinados passos. Veja a seguir alguns pontos importantes que a empresa deve passar neste processo.

Defina quais demandas o sistema deve atender

O primeiro ponto é um planejamento de acordo com a atual rotina corporativa e até mesmo em relação à previsão de crescimento e organização da empresa. Assim, é possível entender quais são as funcionalidades esperadas e quais opções oferecem os requisitos para atender a todas as necessidades do negócio.

Pesquise as opções disponíveis no mercado

Este é um ponto importante para o processo de implementação. Afinal, a empresa contratada deve ter a capacidade de entregar o prometido, evitando problemas não só durante a implementação do sistema ERP como também depois. Dessa forma, é importante analisar:

  • qualidade — entender se a empresa realmente oferece o prometido, com qualidade. Para isso, é possível observar a credibilidade que a marca tem no mercado, checar seu tempo de atuação e conferir cases de sucesso, depoimentos e avaliações de outros clientes;
  • suporte — entender quais são as formas de atendimento também é uma questão fundamental. Se surgir algum problema durante a implantação do ERP será essa equipe que ajudará a solucionar a questão. Por isso, é interessante observar detalhes como canais de atendimento, período para fazer contato (24 horas por dia ou horário comercial) e tempo médio de resposta.

Realize a implementação gradualmente

Quanto mais funcionários uma empresa tem, mais gradual deve ser a implantação de sistema ERP. Assim, você garante que o processo contemplará todos os envolvidos e que possíveis falhas não comprometerão a gestão da empresa. Tenha uma visão de todos os setores que serão impactados e qual a melhor linguagem para ajudar cada time.

Defina uma data para a troca efetiva do sistema ERP

Outro ponto importante é a data estabelecida para a implantação efetiva do sistema ERP. Você pode trabalhar com a gestão de mudança. Dessa maneira, todos se orientam conforme este limite e ficam atentos para reduzir as chances de erros no momento. Afinal, sem o período de transição esta etapa pode ser complicada, mas sem um limite a empresa pode acabar gerando a duplicação de processos, sem o uso adequado do ERP.

Por que o software Fenícia é uma excelente opção?

Um último detalhe interessante a ser lembrado é que, de modo geral, muitos especialistas na implantação de sistema ERP costumam ter mais de um produto disponível, a depender do porte da organização e da sua disponibilidade de recursos.

Um exemplo é o Fenícia e o SAP Business One. Enquanto o primeiro é focado nas PMEs, com módulos mais enxutos e em linha com as particularidades desse perfil de empresa, o SAP Business One é um software mais robusto e destinado às empresas de grande porte e de maior complexidade.

Maior confiabilidade dos dados, redução sensível do retrabalho, exibição em tempo real das informações a usuários autorizados de diversos departamentos (de forma simultânea), automatização de processos (por meio da implantação de um sistema ERP, o fechamento de uma venda gera automaticamente uma baixa no estoque, por exemplo): as vantagens são imensas.

Por outro lado, por envolver um valor considerável, todo o processo deve ser levado com seriedade e comprometimento, o que justifica que a escolha da solução seja feita com base no melhor custo-benefício, e não somente no valor final.

Como você percebeu, a implantação de sistema ERP é fundamental para garantir o crescimento saudável do seu negócio. Uma avaliação sobre todos os custos envolvidos ajuda no processo de escolha, permitindo que você consiga escolher a melhor solução conforme a situação que a sua empresa está passando no momento. Lembrando que não é apenas o valor do serviço que deve ser observado, mas também se atende às expectativas e demandas da empresa.

Se você gostou deste artigo e quer descobrir a melhor opção para implementar um sistema ERP no seu negócio, então confira as opções que oferecemos para entender qual apresentará os melhores resultados para a sua empresa!

 

A propósito, você sabe qual a relação entre sistema de gestão e tomada de decisão? Descubra agora no post “Sistema de gestão e tomada de decisão: como um ajuda o outro?”!


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Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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