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Como uma espinha de peixe ajuda a entender os problemas na sua empresa

Você já ouviu falar no diagrama de Ishikawa? Talvez você o conheça pelos nomes “Espinha de Peixe” ou “Causa e Efeito”.

O uso dessa técnica de qualidade ultrapassa décadas, provando que ainda é uma maneira eficiente de se analisar problemas em uma instituição. Para nunca mais deixar passar uma crise ou falha na sua empresa sem entender sua causa, continue lendo este conteúdo que preparei especialmente para você!

O que é o diagrama de Ishikawa?

O método foi criado pelo engenheiro de controle de qualidade Kaoru Ishikawa, na década de 60, para levantar causas dos problemas no processo de fabricação de determinado produto em uma indústria japonesa. No entanto, a ferramenta pode ser utilizada em inúmeras outras situações, especialmente em ambientes industriais.

Com o desenvolvimento dessa técnica, Ishikawa daria uma importante contribuição à ciência da Administração. Afinal, seu diagrama é, de certa forma, um aperfeiçoamento das técnicas criadas por grandes teóricos, como Joseph M. Juran e William Edwards Deming.

Além disso, o diagrama Espinha de Peixe é um dos mais consagrados métodos de qualificação de processos em empresas. Esse é o ponto central da vida e obra de Kaoru Ishikawa, que era membro sênior da União Japonesa de Cientistas e Engenheiros (JUSE), dedicada à pesquisa do controle de qualidade.

Ao sair do Japão, o diagrama começou a fazer parte do dia a dia de grandes corporações que buscam o aperfeiçoamento contínuo. Ele representa uma excelente maneira de visualizar as causas de um problema, ampliando as possibilidades de soluções e, consequentemente, gerando melhorias nos processos.

Como criar o diagrama?

Afinal, como é que se desenvolve a Espinha de Peixe? É isso o que vou explicar agora. O ideal é desenvolver o método em equipe. Por isso, prepare lousa ou flip e siga os passos!

Defina o problema a ser solucionado

Por ser um método de controle de qualidade, o diagrama Espinha de Peixe sempre começa pela definição de um problema. É a partir dele que a ferramenta deve ser articulada por meio do Diagrama 6M — outra forma de se referir a essa solução.

Esse problema deve ser inscrito em uma folha em branco ou na tela de uma apresentação, sempre à direita. Isso porque o restante do espaço deve ser ocupado pela “coluna” do peixe, para a qual vão convergir as “espinhas”.

Insira o Diagrama 6M

Uma vez que o problema ou obstáculo a ser superado seja identificado e graficamente disposto, é hora de inserir as espinhas propriamente ditas. Elas são, na verdade, parte do Diagrama 6M, que leva esse nome por representar as 6 categorias principais de aspectos a serem aprimorados:

  • método;
  • material;
  • mão de obra;
  • máquinas;
  • medidas;
  • meio ambiente.

Esses itens podem ser modificados ou podem ser acrescidos outros? Certamente. Por exemplo, a espinha relativa a máquinas pode não fazer sentido quando se trata, por exemplo, de uma escola ou de uma agência de marketing.

Por isso, ao montar o Diagrama 6M, procure elencar as dimensões mais importantes do seu negócio, tomando como ponto de partida as que você acaba de conhecer.

Liste causas relacionadas a cada categoria

Suponha que o problema identificado seja o absenteísmo. Na espinha relacionada aos métodos, você deverá associar possíveis causas para esse problema que tenham relação com as metodologias e processos na sua empresa (por exemplo: uso excessivo de planilhas).

Graficamente, essas causas serão dispostas em linhas perpendiculares a cada espinha, formando, assim, uma espécie de mosaico. Nessa etapa da formação do diagrama, o mais importante é o trabalho em equipe.

Isso porque a ideia principal é, inicialmente, fazer um minucioso mapeamento de todas as possíveis causas do problema principal. Então, todas as elas devem ser relacionadas aos 6M´s, sem exceção, e registradas — por mais insignificantes que pareçam.

Analise cada causa secundária

No exemplo clássico do diagrama Espinha de Peixe, o problema “produto com defeito” é destrinchado da seguinte forma em cada espinha:

  • materiais — matérias primas de baixa qualidade, atraso na entrega de insumos;
  • meio ambiente — falta de espaço na linha de produção, calor excessivo;
  • máquina — equipamentos obsoletos, muitas paradas para manutenção;
  • método — falta de documentação, falta de supervisão;
  • mão de obra — empregados destreinados e desmotivados;
  • medida — equipamentos descalibrados, falta de sistema de controle.

 

Exemplo:

Como analisar o diagrama?

Quando a chuva de ideias estiar, aí sim é o momento de avaliar as informações, identificando os principais itens a serem atribuídos como causas do problema. Analise-os mais profundamente, procurando levantar com o grupo todas as informações necessárias.

Ouça todas as partes e procure chegar a um consenso, destacando cada item em análise. Após discutir como cada um deles impactará o problema, crie um plano de ação para resolver as questões.

No exemplo destacado, a questão da mão de obra pode ser enfrentada renovando as técnicas de treinamento por outras mais digitais ou conforme o perfil dos empregados. Já a falta de sistemas de medida teria como possível solução a implementação de um novo software de gestão ou um sistema ERP.

Quais os pontos fortes do método?

A técnica Espinha de Peixe permite uma melhor visualização das possíveis raízes de um problema, já que é uma ferramenta para levantar direcionadores. Ela estabelece uma relação entre efeitos e causas, possibilitando o detalhamento de cada ponto a melhorar.

O diagrama ainda incentiva a criatividade e o trabalho em equipe, graças ao processo de brainstorming. Dessa forma, é um ótimo método para iluminar a gestão de uma empresa em momentos de crise ou de expansão.

Ou seja, o diagrama de Ishikawa serve para os períodos de dificuldade, da mesma forma que é útil quando os negócios vão bem e quando se projeta o crescimento.

E os seus pontos fracos?

Como qualquer ferramenta, o método possui limitações: ele deixa de apresentar eventuais relacionamentos entre as causas, que normalmente são interdependentes. Também apresenta o risco de não selecionar as causas que deveriam ser efetivamente focalizadas.

Porém, não é difícil solucionar esses problemas com o uso de outros métodos combinados. Além disso, uma boa dica para selecionar as causas mais relevantes é observar se elas aparecem repetidas em categorias. Outro possível problema é que, depois de elaborado o diagrama, pode ser que a equipe entenda que a questão se esgotou.

Não se pode deixar de lembrar que essa ferramenta é um dos tantos métodos de controle de qualidade e, como tal, jamais deve ser tomado como solução definitiva. O ideal é utilizar a Espinha de Peixe periodicamente, já que métodos, processos e operações estão sempre sujeitos a melhorias e podem ser sempre revisados.

Já que falamos em expandir, que tal aproveitar que está por aqui para aprender como romper a estagnação e acelerar o crescimento da empresa?

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Causa e Efeito, diagrama de Ishikawa, espinha de peixe, Gestão, Gestão por Diretrizes, método


Marcos Leite

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