Como preparar a empresa para uma auditoria externa?

Quando o assunto é auditoria externa, é comum que empresários, gestores e demais colaboradores fiquem apreensivos. Afinal, as políticas e processos da empresa serão avaliados para averiguar, por exemplo, se os produtos e serviços fornecidos por ela estão em conformidade com os padrões de qualidade e normas aplicáveis à atividade.

Por isso, é muito importante saber como preparar a empresa para um auditoria externa. Cabe ressaltar que, diante da dinamicidade e competitividade do mercado, a empresa que anseia se destacar da concorrência, conquistar a confiança dos consumidores e, claro, obter uma certificação da ISO, precisa ser bem avaliada nesse processo.

Para isso, é importante adotar medidas eficazes de controle, avaliação e aprimoramento dos processos internos, sempre com vistas à observância aos padrões de qualidade. Além disso, a instituição precisa demonstrar ao auditor externo que seus fluxos seguem as normas de qualidade.

Portanto, é fundamental que a instituição se prepare para ser analisada. Quer saber como fazer isso? Confira, a seguir, algumas dicas que separei para você!

Elabore um plano anual para a auditoria

Para que uma empresa seja bem avaliada em uma auditoria externa, não basta que ela tente adequar seus processos internos aos padrões definidos pelas normas aplicáveis às suas atividades apenas quando a auditoria for marcada. Afinal, são muitos os detalhes observados pelo auditor externo.

Desse modo, sequer será possível organizar toda a instituição às vésperas da visita dele. Portanto, a empresa deve seguir os procedimentos normativos durante o ano todo, mantendo os seus processos internos adequados e alinhados às metas do negócio e aos padrões normativos.

Para isso, é fundamental estruturar e implementar um plano de ação que delimite tudo que precisa ser feito para alinhar os procedimentos da instituição aos protocolos normativos. Vale lembrar que todos os departamentos da empresa (sobretudo, os que serão auditados) precisam ser mobilizados.

Delimite o que precisa ser feito por cada equipe e os prazos para isso. Não se esqueça, também, de realizar reuniões periódicas para avaliar os resultados.

Conscientize os colaboradores sobre os procedimentos

Qualquer mudança que venha a ser proposta em uma instituição só será efetiva se houver o comprometimento e o envolvimento de todos os colaboradores. Nos casos de alteração dos procedimentos internos e instituição de normas de qualidade, não é diferente.

Desse modo, para que os novos procedimentos sejam estritamente observados e cumpridos, sobretudo durante a visita do auditor externo, é imprescindível que todos os profissionais da empresa compreendam as mudanças e o por quê delas. Também, que eles estejam envolvidos no processo.

Vale lembrar que o real engajamento não é construído do dia para noite. Logo, de nada adianta tentar envolver os funcionários no processo apenas às vésperas da auditoria.

Por isso, dialogue constantemente com a equipe, desde a fase de estruturação do plano de ação. Deixe claros os procedimentos que serão adotados pela empresa e a importância de observá-los.

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Além disso, converse, antecipadamente, com todos da empresa sobre a auditoria externa e, principalmente, da sua importância para a instituição. Lembre-se de que, para estimular o envolvimento de todos, você pode criar medidas que os motivem a participar ativamente do processo e a contribuir com as mudanças.

Saiba quais departamentos serão auditados

No geral, não é comum auditar todos os departamentos de uma empresa de uma só vez. Em regra, a cada ano, são analisados apenas alguns setores específicos da instituição. Por isso, o ideal é que você utilize essa rotatividade a seu favor. Mas como assim?

É que, ao saber previamente quais setores da empresa serão auditados, você pode concentrar todos os esforços no aprimoramento dos processos dessas áreas. Com isso, fica mais fácil garantir que não haverá inadequações na hora da auditoria.

Desse modo, analise todos os procedimentos do departamentos que serão avaliados, entenda como eles funcionam, as normas aplicáveis e, principalmente, identifique qual seria a melhor maneira de eles operarem. A partir disso, você consegue identificar eventuais falhas e medidas aptas a saná-las antes da visita do auditor.

Padronize os processos

Não tem como manter um padrão de qualidade nos serviços e produtos ofertados por uma empresa se os processos internos dela não forem padronizados. Por isso, a normalização é um dos pilares da gestão de qualidade.

Desse modo, se a sua empresa deseja ser bem avaliada na auditoria externa e, principalmente, se o seu anseio é que ela obtenha uma certificação da ISO, é imprescindível fazer o mapeamento de todos os processos internos. Vale lembrar que isso deve ser feito em atuação conjunta com o pessoal do RH, de modo a garantir a estruturação das funções de cada departamento.

Para padronizar os processos internos de sua empresa, você pode:

• elaborar um manual que contenha a descrição do objetivo de cada processo e o modo ideal de realização de cada atividade — não se esqueça de que os procedimentos descritos no manual devem ser condizentes com a realidade da empresa;
• acompanhar a execução dos processos de cada departamento, de modo a auxiliar os colaboradores a cumprir o que foi previamente definido no manual de qualidade da instituição;
• monitorar os resultados das ações, a fim de identificar eventuais falhas e medidas aptas a saná-las, sempre com vistas ao cumprimento das normas de qualidade.

Conte com um sistema de gestão

Como você pôde perceber, a organização dos procedimentos internos da empresa é o segredo para obtenção de uma boa avaliação na auditoria externa. Afinal, só é possível delinear os procedimentos e garantir a observância de padrões de qualidade se houver organização.

Nesse cenário, contar com a tecnologia também é uma ótima forma de preparar a empresa para a auditoria externa. Com o auxílio de um software de gestão profissional, você consegue, por exemplo, eliminar tarefas manuais, estruturar os processos internos, garantir a integridade e segurança das informações e melhorar a comunicação entre os departamentos.

Cabe ressaltar que a implantação de um bom sistema de gestão é um processo que demanda tempo. Afinal, alguns processos serão modificados e essas alterações devem ser internalizadas por todos da empresa. Logo, não adianta querer implementar o software às vésperas da auditoria.

Saber como preparar a empresa para uma auditoria externa e se antecipar na correção de eventuais falhas, na padronização e aprimoramento dos processos e na adequação das atividades às normas aplicáveis é a melhor forma de garantir que tudo correrá bem durante a visita dos auditores. Essas dicas são especialmente importantes se o objetivo for conquistar uma certificação ISO.

Agora que você já sabe que a organização é o segredo para o sucesso na auditoria externa, entre em contato com a Artsoft Sistemas e conheça as soluções disponíveis para organizar os processos de sua empresa!