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Como a otimização de processos pode melhorar a rotina da empresa

Já faz um bom tempo que a otimização de processos deixou de ser uma novidade ou vantagem de mercado e se tornou um requisito para qualquer empresa que deseja se manter competitiva. Não basta ter uma boa ideia ou investir pesado nas áreas de produção e vendas: é preciso otimizar e organizar o negócio como um todo.

Como esse é um tema essencial para o crescimento de qualquer organização, publiquei este artigo que traz qual é o conceito da otimização dos processos e a sua importância. Você também vai entender como pode implementá-la na rotina corporativa e os benefícios conquistados. Boa leitura!

O que é otimização de processos?

A otimização — ou gestão de processos — consiste na interação harmônica entre diferentes atividades realizadas dentro de uma empresa. Para isso, considera os diferentes departamentos, pessoas e procedimentos que são envolvidos nesse contexto.

Otimizar ou gerenciar processos também envolve compreender, planejar, executar, mensurar e acompanhar as atividades da organização — sejam elas automatizadas ou não — com a finalidade de alcançar objetivos e as metas anteriormente traçados.

Para alcançar esses objetivos, deve-se implementar ferramentas de gestão específicas e passar a adotar ações que aperfeiçoem essas atividades.

Qual é a importância da otimização de processos?

A otimização de processos é tão importante devido ao aumento da concorrência, o que gera uma necessidade cada vez maior de seu controle e dos custos que eles podem gerar para as empresas. Quanto eles estão alinhados, os gestores podem ter um foco maior nas atividades que trazem mais diferença para seus resultados.

Conseguem, também, implementar estratégias organizacionais consistentes e que alcancem seus objetivos. Adicionalmente, poderão adotar sistemas de gestão com indicadores de desempenho, instrumentos que que permitem acompanhamento das mudanças no negócio.

Como fazer a otimização de processos na prática?

Mesmo que os gestores compreendam a importância dessa otimização, nem todos sabem como implementá-la no dia a dia de suas empresas, já que isso dependerá das suas especificidades. Mas há estratégias e técnicas que podem ser aplicadas por negócios de qualquer ramo que desejam otimizar seus procedimentos. Entenda quais são elas, abaixo.

Mapeie e compreenda os processos da sua empresa

Agora que você já sabe o que é a otimização dos processos e qual é a sua importância, é preciso colocar as mãos na massa para melhorá-los. Para isso, será necessário conhecer e mapear como eles funcionam em sua organização.

Em alguns casos, é necessário utilizar desenhos ou esquemas que permitam entender, por exemplo, as atividades da empresa, como cada uma funciona de forma isolada e a integração que elas têm entre si. A identificação dos processos permite conhecer, por exemplo:

  • atividades que agregam e geram valor para seus clientes;
  • consumo de recursos humanos e financeiros nas atividades organizacionais;
  • eventuais gargalos ou pontos de atenção em relação a um departamento ou colaborador.

Invista, qualifique e motive o capital humano da sua empresa

De nada adianta reconhecer a necessidade de ajuste em alguns processos, se seus profissionais não estão capacitados para realizar as melhorias necessárias. Empresas de sucesso investem em mão de obra qualificada e, constantemente, em treinamento para expandir os horizontes de seus colaboradores.

A aposta no conhecimento traz melhoria dos processos e impacto positivo nos resultados da empresa. Pode haver alguma resistência dos colaboradores quando mudanças substanciais são necessárias. Você precisa motivá-los, demonstrando os benefícios ao adotar as mudanças da empresa.

Use ferramentas de última geração

A necessidade de mudança e de uma equipe capacitada e motivada demandará ferramentas adequadas. Dessa forma, é preciso investir em soluções informatizadas, inteligentes e interligadas, que possam padronizar processos e diminuir a possibilidade de erros e retrabalhos na realização das tarefas.

Um sistema de gestão empresarial — conhecido como ERP — é uma tecnologia dotada dessas qualidades. Esse software disponibiliza várias funcionalidades que otimizam a empresa. Algumas delas são:

  • agendamento de atividades, rotinas e atualizações;
  • mensuração e monitoramento do desempenho de funcionários e de atividades — o que, obviamente, pode ajudar no caso de necessidade de ajustes;
  • integração dos ambientes e setores da empresa em uma única plataforma, trazendo uma visão ampla e mais clara de todo o negócio;
  • automação de operações puramente burocráticas;
  • geração de relatórios gerenciais que auxiliam na tomada de decisões do negócio, entre outros.

É importante notar que você deve contratar um ERP cujos recursos sejam personalizados para satisfazer as necessidades específicas do seu ramo. (Confira alguns exemplos: Fenícia ERP e SAP Business One)

Atualize constantemente os processos da sua empresa

Para se manter competitivo, é preciso estar atento às últimas práticas do mercado. Saiba que a atualização da empresa não diz respeito apenas às tecnologias, ela também envolve:

  • técnicas de otimização de logística;
  • práticas de gestão de estoque;
  • instrumentos que podem ajudar no controle das finanças.

O uso das melhores práticas do mercado influencia positivamente a qualidade dos produtos e serviços, e impulsiona os seus negócios. Ainda, mostra para os seus clientes que a sua empresa está sempre preocupada com a inovação.

Otimize a comunicação interna da sua empresa

Otimizar processos não significa, apenas, ajustar rumos e corrigir erros, mas também, usar diferentes caminhos para a sua empresa ser conhecida no mercado. Nesse caminho, a comunicação é uma variável muito importante.

Procure sempre as últimas novidades do mercado, como é o caso de diferentes redes sociais e formas de divulgar a sua empresa. Use isso, também, para mapear o que os seus clientes querem e o que os seus concorrentes estão fazendo de diferente no mercado.

Lembre-se de que é o conjunto de atividades que, no final das contas, fará a diferença para a sua empresa. A comunicação dentro da organização é essencial para a mudança e para a manutenção da otimização das atividades — e os colaboradores precisam entender como isso acontecerá.

Quais são os benefícios da otimização de processos?

Ao seguir as etapas e aplicar as estratégias explicadas anteriormente, você notará vários impactos positivos que alavancarão a produtividade e os resultados do seu negócio. Entenda, a seguir.

Aumento da eficiência

Eficiência é a qualidade de ser competente e produtivo, com a menor quantidade de erros possível, bem como a diminuição do uso de recursos. A otimização é um conceito próximo da eficiência, já que são estudadas formas de maximizar a velocidade e a qualidade ao realizar de atividades dentro da organização.

Identificação e eliminação de riscos

Com a implementação de um bom software de gestão, a empresa padroniza e automatiza a realização de diferentes atividades. Assim, minimiza a ocorrência de erros humanos, acidentes, esquecimentos, entre outros problemas.

Graças à tecnologia, o gestor também será capaz de identificar gargalos, falhas ou pontos de melhoria nos processos corporativos e saberá quais medidas devem ser tomadas para solucioná-los. Isso reduz riscos de insatisfação dos clientes, descumprimento de acordos ou da lei, conflitos com parceiros etc.

Por fim, o risco de fazer um mau investimento é minimizado, já que o administrador terá uma visão mais clara de todo seu negócio e, com o apoio do sistema de gestão, do mercado em que ele se encontra.

Melhor utilização dos recursos

Muitas vezes, as empresas incorrem em desperdícios de recursos, mas não sabem como identificar ou reduzi-las. Porém, a otimização envolve a realização de atividades com o mínimo de insumos, materiais e tempo possível, o que aumenta o aproveitamento dos recursos corporativos.

Outro benefício está na utilização da mão de obra da empresa, já que um ERP automatizará várias operações. Dessa forma, permitirá que os colaboradores despendam mais tempo em atividades mais estratégicas.

Os funcionários serão mais capacitados e treinados para desempenhar suas funções, o que agregará ainda mais valor ao trabalho realizado por eles.

Diminuição de custos

A redução de custos é obtida com a eliminação de desperdícios e melhor uso dos recursos. Seu negócio poderá utilizar o capital extra de diferentes várias formas, reduzir os preços de seus produtos ou serviços, realizar novos investimentos, aumentar os lucros para atrair novos investidores, entre outras alternativas.

A economia também abrange a escalabilidade — quando aplicado um sistema que automatiza os processos —, pois a empresa poderá expandir seus serviços e sua carteira de clientes, sem aumentar os custos na mesma proporção.

Maior agilidade na realização de tarefas

Um dos objetivos que são alcançados com a otimização é a diminuição do tempo necessário para executar as atividades dentro da organização, sem que haja perda da qualidade.

Seu pessoal finalizará entregas mais agilmente, produzirá mais bens em menos tempo, realizará um atendimento mais rápido etc. Esses ganhos se refletem no aumento da satisfação dos clientes e na melhoria da imagem da empresa no mercado.

Melhoria dos resultados

De forma geral, os resultados da empresa são potencializados, pois a otimização aumenta a qualidade dos serviços e produtos, melhora a situação financeira da empresa e eleva a taxa de fidelização dos clientes. A organização poderá atingir seus objetivos mais facilmente e assegurar um desenvolvimento saudável em longo prazo.

Para alcançar a otimização de processos e aproveitar seus benefícios, deve-se estar atento e conhecer bem a sua própria empresa, investir em capital humano e destinar recursos à informatização. Ressalta-se que também é necessário escolher os sistemas de gestão mais adequados ao seu negócio.

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Marcos Leite

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