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5s

Aplique o 5S e aumente a eficiência do seu ambiente de trabalho

De acordo com a filosofia japonesa conhecida como 5S, a desordem é responsável por problemas como acidentes, desequilíbrio financeiro e baixa produtividade. Isso porque o ambiente de trabalho sofre interferências contínuas dos mais diversos elementos.

Embora o humor dos colaboradores e as condições do clima não possam ser controlados, manter a organização física do espaço nas estações de trabalho é fundamental. Assim, a metodologia tem como base a implantação do sistema de qualidade total.

Organizações de variados portes aplicam e obtêm diversos benefícios com esse sistema. No Brasil, é comum a utilização da palavra “senso” antes de cada um dos hábitos propostos pela teoria.

Para você entender melhor, elenquei, de forma simplificada, os cinco conceitos básicos da técnica para melhorar a qualidade e aumentar a eficiência do seu ambiente de trabalho. Confira!

Entenda o que significa cada S

A filosofia 5S recebeu esse nome em razão das seguintes palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalizar) e Shitsuke (disciplina). Vamos entender cada uma, detalhadamente?

Senso de utilização (Seiri)

Retire do espaço de trabalho tudo o que não seja útil e organize os recursos disponíveis, de acordo com a frequência de uso. Mantenha somente o necessário para a execução das atividades.

A aplicação desse conceito resulta em liberação de espaços, tornando o local de trabalho mais agradável, além de racionalizar o uso dos materiais e combater o desperdício. Em longo prazo, o senso de utilização é fundamental para manter a empresa em condições operacionais de máxima eficiência.

2. Senso de arrumação (Seiton)

Organize o espaço de trabalho e economize tempo e energia tentando encontrar objetos. Estabeleça um sistema de comunicação visual que permita o acesso rápido a todos os elementos necessários à realização de tarefas essenciais.

O segundo “S” ajuda, por exemplo, no controle de estoques e documentos, reduzindo, inclusive, os riscos de acidentes. Ainda segundo a filosofia 5S, a falta de tempo jamais deve ser utilizada como justificativa para a desordem.

3. Senso de limpeza (Seiso)

Depois de eliminar o que era desnecessário e organizar os itens da produção, é preciso mantê-los sempre limpos. Cada um dos usuários deve se responsabilizar pela conservação dos recursos.

Manter esse conceito sempre em mente aumenta a disposição para o trabalho, valoriza a imagem da empresa e melhora a apresentação de produtos e serviços. Cabe ressaltar que um ambiente de trabalho limpo também é saudável. Ou seja, além de afetar os trabalhadores no aspecto psicológico, a falta de higiene pode trazer doenças e infecções.

4. Senso de normalização (Seiketsu)

Os hábitos mencionados precisam ser estabelecidos com regras claras para tornarem-se práticas rotineiras na empresa. Crie rotinas e procedimentos sérios e faça com que os sensos de utilização, organização e limpeza sejam mais que conceitos abstratos no ambiente de trabalho.

Com o tempo e a prática constante, eles serão incorporados à cultura da empresa, gerando resultados progressivamente melhores.

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5. Senso de disciplina (Shitsuke)

O conceito mais subjetivo e abrangente da filosofia 5S se refere ao caráter individual dos colaboradores. Os hábitos propostos para melhoria do ambiente devem se tornar não só parte da cultura da organização, como devem ser assimilados por todos os funcionários.

Embora os conceitos sejam relativamente simples e objetivos, a implantação dos hábitos da metodologia 5s demanda mudanças profundas de atitude por parte dos colaboradores envolvidos. A dificuldade de romper com alguns paradigmas pode ser um dos complicadores para a aplicação das técnicas. Porém, os resultados, certamente, compensarão os esforços para adoção de novos hábitos.

A filosofia japonesa dos 5S busca alcançar o aumento da disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho ao promover a consciência e responsabilidade de cada um. Manter a organização na área de trabalho é fundamental para focar as tarefas essenciais ao desenvolvimento do seu negócio.

Veja as razões para implementar o 5S nos processos

Se na teoria o 5S já parece muito bom, é na prática diária que ele evidencia o seu potencial, de certa forma, revolucionário. Conheça bons motivos para você não adiar mais a implementação desse conjunto de conceitos e técnicas que levam à melhoria contínua.

Qualidade superior de produtos e serviços

Até mesmo gigantes do segmento alimentício, como a rede de lanchonetes McDonald´s, já se beneficiaram da implementação do 5S. Embora a qualidade do atendimento e dos hambúrgueres dos “Arcos Dourados” não seja recente, com essa metodologia, o que era bom ficou ainda melhor.

Prevenção de acidentes

O conceito 5S anda de mãos dados com as ações da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA). Afinal, um local de trabalho limpo, organizado e equipado apenas com o necessário é a melhor forma de se preservar a ordem.

Em consequência, evita-se o mau uso de máquinas e equipamentos e o contato com objetos fora do lugar, minimizando o número de acidentes.

Otimização de tempo

Outro setor que se beneficia diretamente da aplicação do 5S é o industrial. Linhas de montagem devem operar em intervalos de tempo rigorosamente aferidos, sob pena de atrasar a produção e a distribuição. Isso significa que uma máquina que para faz com que todas as outras, na sequência, obrigatoriamente paralisem suas atividades.

Esse cenário pode ser evitado quando é garantido um ambiente de trabalho funcional, limpo e organizado, no qual todos saberão o que, quando, como e onde realizar suas tarefas.

Aumento da previsibilidade

Nada pior para uma empresa, independentemente do ramo, do que trabalhar na base da incerteza. Essa é uma das consequências da falta de organização, ou seja, ela traz consigo não apenas a desordem, como vem a representar um obstáculo para ações futuras.

Em outras palavras: sem um ambiente de trabalho em condições mínimas de higiene e organização, não se pode medir com precisão os resultados. Sem medir, não há como gerir e, dessa forma, não há como crescer ou melhorar.

Maior produtividade

O conceito por trás do 5S tem amplo respaldo na produção científico-acadêmica. Não faltam estudos que comprovam que locais de trabalho organizados são decisivos para elevar a autoestima e gerar a sensação de pertencimento.

Assim sendo, implementar a filosofia não é apenas uma questão de aparência, mas sim, de formar um ambiente estimulante, no qual as pessoas se doem ao máximo. Nesse sentido, sua empresa pode contar com a tecnologia para apoiar a implementação de rotinas baseadas no 5S. Use-a, por exemplo, para definir cronogramas de atividades, coleta de feedbacks e para a gestão de equipes.

Agora, você ficou por dentro das vantagens e razões para utilizar o 5S como ponto de partida para uma nova fase de crescimento. Espero que daqui para a frente seus resultados sejam sempre excelentes!

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Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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