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11 importantes funcionalidades de um sistema ERP

O sistema Enterprise Resource Planning, mais conhecido como sistema ERP, é um dos principais aliados de empresas de todos os portes. Gerir um negócio é algo complexo e cheio de detalhes. A integração que o ERP promove e facilita a gestão, pois o seu principal objetivo é integrar os processos dentro de uma empresa.

Dessa forma, o sistema ERP age promovendo mais eficiência no cotidiano do empreendimento e conferindo a ele mais sustentabilidade. Sua ação é baseada no auxílio da gestão de informações, na redução de custos, na análise em tomada de decisões e na melhoria da qualidade de processos.

Apesar de ser um software utilizado para modernizar a gestão das empresas, o ERP tem mais de 100 anos de história. Ele começou por meio do chamado MRP (Material Requirements Planning), evoluiu para o MRP II e tornou-se, enfim, o ERP que conhecemos hoje.

Mas o que torna o sistema ERP tão útil para as organizações? Por que ele está sendo tão procurado pelos gestores? Ficou interessado? Acompanhe o nosso artigo e entenda quais são as funcionalidades do ERP, as suas vantagens, a importância de o sistema conter as ferramentas certas em sua atuação e quais funcionalidades não podem faltar nele!

Quais as principais funcionalidades do ERP?

O sistema ERP tem uma série de funcionalidades que facilitam a gestão empresarial nos mais diversos aspectos. Quer saber quais são elas? Então, continue com a gente!

Emissão automática de boletos

Para garantir a boa gestão das finanças da corporação, o máximo de ferramentas deve ser integrado ao sistema — e isso inclui os boletos bancários emitidos pela empresa. Dessa forma, para cada nova conta a receber, o software gera um boleto que deve ser enviado ao cliente.

Além de permitir mais controle e organização, essa funcionalidade reduz os riscos de fraudes, já que os boletos ainda são alvos de muitos crimes cibernéticos.

Geração de notas fiscais eletrônicas

Também é importante garantir a emissão da NF-e de cada compra. Com ERPs que trazem essa funcionalidade, fica mais fácil arquivar esses documentos e pesquisá-los, sempre que necessário.

Além disso, o procedimento de emissão da NF-e é complexo, pois envolve a geração do arquivo .xml, a coleta de assinatura eletrônica, o envio do arquivo .xml para a Secretaria da Fazenda, o recebimento da autorização automática e a impressão do DANFe.

Se o software faz isso, você não se preocupa em designar um funcionário somente para essa tarefa e nem corre o risco de pular alguma etapa do processo. Ainda, é importante que essa geração automática da NF-e também englobe o cálculo dos impostos das notas, como ICMS, DIFAL, IPI, PIS, COFINS, etc.

Agilidade nos processos administrativos

Essa agilidade não é uma funcionalidade específica, mas um benefício agregado e oriundo do próprio ERP. Ela é a consequência de ter um sistema alinhado às principais necessidades da empresa. Por isso, é importante buscar ferramentas desenhadas especificamente para as demandas do empreendimento.

As principais melhorias trazidas pelo ERP são a integração entre as diferentes áreas do negócio e a automatização de tarefas, que confere mais agilidade nos processos e diminui o índice de erros. Se sua ferramenta ainda exigir muito trabalho manual, ela realmente não é a mais propícia.

Integração com a loja virtual

Para empresas que têm e-commerces, não há solução melhor! Um ERP que integre a loja virtual evita vários problemas e reduz muito o retrabalho. Imagine ter que fazer um controle de estoque para a loja virtual e outro para seu ponto comercial? Difícil, não? Pois todos os produtos saem do mesmo estoque.

Sem essa “conversa” do ERP com os dois lados do negócio — físico e virtual — há grandes riscos de vender duas vezes o mesmo produto ou perder o controle dos resultados gerais de vendas, compras e gestão do estoque.

Controle preciso do estoque

E, por falar em estoque, eis outra funcionalidade que é básica de qualquer ERP de qualidade. Se as vendas são o coração do seu negócio, pode-se dizer que seu estoque é o sangue na veia, pois, sem ele, nada funciona.

Dar atenção especial à gestão dos produtos estocados, controlando inclusive a lista de fornecedores e o momento certo para fazer novas compras — cruzando a necessidade com a melhor data para pagamento — pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Controle de inadimplência

Não menos importante, é a capacidade do ERP de ajudar você a controlar a inadimplência em seu negócio, fornecendo listas e dando avisos sobre clientes em atraso, disparando e-mails de cobrança automáticos, etc.

A inadimplência causa um mal múltiplo a qualquer negócio: além da perda de receita e do descontrole que ela causa no fluxo de caixa, você ainda perde clientes em sua base, já que não vai voltar a vender para aqueles que ficaram inadimplentes.

Mais controle e padronização dos processos

O controle e a padronização são importantes para garantir a maior previsibilidade das atividades do negócio. Com isso, os processos são desempenhados com qualidade, seguindo o planejamento e possibilitando que o empreendimento tenha melhores resultados.

O ERP permite que as atividades sejam controladas com efetividade, pois, por meio dele, se faz uma gestão integrada e unificada. Dessa maneira, sua empresa consegue executar os planos cumprindo as metas, as tarefas são elaboradas, distribuídas e cumpridas de maneira eficiente com o apoio do sistema ERP.

Identificação e redução de erros

Processos manuais são sempre mais suscetíveis a erros do que as atividades automatizadas. Algum número pode ser esquecido, o profissional pode confundir uma tarefa, um dado pode estar desatualizado ou um cálculo pode estar equivocado, por exemplo. Esses problemas trazem muitos prejuízos e geram a necessidade de refazer o trabalho. Com isso, seu time perde um tempo muito valioso.

Com um sistema ERP, as falhas de gestão são evitadas. A plataforma integra todas as áreas da organização e permite que quando um profissional de um setor atualize um dado, todos os outros membros da corporação possam acessar aquela informação. Com isso, o risco de manejar dados desatualizados é quase nulo.

Além disso, as falhas de gestão são minimizadas, pois o sistema reúne toda a base de dados da empresa. A integração proporcionada pelo ERP também favorece rapidez na identificação de erros operacionais, pois todos na companhia têm acesso ao sistema.

Aumento da produtividade

ERP gera o aumento da produtividade da equipe porque ele desencadeia em uma série de benefícios importantes. A circulação da informação no meio corporativo se torna mais eficiente, pois os diferentes setores da companhia estão conectados a uma plataforma unificada de gestão. Com isso, os processos ficam mais efetivos.

Conforme já explicamos, o sistema ERP permite que a empresa diminua o índice de erros, o que minimiza o gasto de tempo na correção de erros e no retrabalho.

Além disso, a automatização das atividades aumentam a agilidade dos procedimentos, conferindo mais eficiência para o cotidiano de trabalho. Com esse conjunto de fatores, você verá ao longo do tempo que a produtividade da equipe aumentará gradativamente.

Melhora a organização financeira e fiscal

O pagamento de impostos e as burocracias referentes à fiscalização são verdadeiros desafios para os gestores de empresas. Cometer erros de cálculo com o fisco pode custar pesadas multas para o empreendimento e gerar problemas judiciais para a organização.

Realizar essas tarefas com qualidade e efetividade, sem falhas, demanda a presença de um sistema otimizado e inteligente, que facilita a organização e o acesso aos dados. Com o ERP, a corporação faz a gestão dos tributos e contas a pagar de forma adequada, garantindo mais saúde financeira para o negócio.

O sistema ERP permite que a organização tenha mais agilidade e praticidade no cotidiano de trabalho. Ele é uma ferramenta estratégica que viabiliza a realização de uma gestão integrada e unificada.

Com esse recurso, sua corporação alcança uma série de benefícios, como o mais controle dos processos, melhor manejo do estoque, facilidade na administração das contas a pagar, produtividade e melhoria da qualidade do trabalho. Esses melhores resultados ainda beneficiam o clima organizacional, tornando o empreendimento um local benéfico e saudável para os colaboradores.

Quais as principais vantagens do sistema ERP?

Esse sistema também apresenta muitas vantagens para a empresa que optar por aderi-lo. Listamos algumas delas abaixo.

Possibilidade de total integração

Talvez seja a principal vantagem que o sistema ERP proporciona: pode integrar todas as atividades de todos os setores de uma empresa em apenas um software. Essa possibilidade traz inúmeras vantagens para o negócio, como redução do tempo de execução das atividades e gestão realizada de modo mais eficiente.

Controle e transparência

Deixar a responsabilidade da gestão dos dados de uma empresa “nas mãos” de um software evita a ocorrência de desvios e corrupções. Além disso, o sistema ERP evita a duplicidade de dados e concentra, em tempo real, todas as informações em um único lugar, tornando as atividades mais confiáveis e íntegras.

Redução de erros

A transparência que o software proporciona também colabora para decisões melhores sejam tomadas, o que evita enganos e confusões capazes de gerar erros, desde os sanáveis até os irreparáveis.

Garantia da segurança de dados

Muitos teóricos dizem que, depois das pessoas, a segurança de dados é o principal capital de uma empresa. Essa informação faz todo sentido, pois, uma empresa é composta por dados que formam as suas atividades. Logo, qualquer vazamento pode causar um enorme prejuízo.

O sistema ERP, por ser uma ferramenta de armazenamento em nuvem e, com isso, apresentar mais camadas de seguranças, é um dos mais seguros do mercado e um dos mais indicados para o sigilo de informações.

Automação

O sistema ERP é completamente informatizado, permitindo que atividades feitas à mão, sejam realizadas de forma rápida e eficiente. Isso também contribui para que erros humanos sejam evitados, afinal somos propensos a distração, por exemplo.

Aumento da competitividade

A integração de dados e consequente transparência proporciona uma gestão eficiente, tornando as possíveis soluções mais fáceis de serem visualizadas. Com isso, a visão da empresa passa a ser ampliada e as estratégias de competitividade definidas de melhor forma.

Redução de custos

Um software integrado custa bem menos do que a implantação de um software para cada setor da empresa. Além da diminuição dos custos de instalação, existem também os custos de manutenção e segurança, todos diminuídos por consequência.

Por que é essencial que o sistema ERP conte com as ferramentas certas?

Ao aderir ao sistema ERP, procure saber se o sistema contém as suas funcionalidades fundamentais. Esse cuidado é extremamente importante, pois um sistema que integra todas as atividades de uma empresa deve funcionar com a maior excelência possível.

Por exemplo, imagine que uma empresa do setor alimentício resolva aderir ao sistema ERP. Porém, após todo o processo de instalação e algum tempo uso, é percebido que não há no sistema uma ferramenta de controle de estoque. Com isso, o custo para a desinstalação, somado com o custo da perda do estoque durante esse tempo (visto que, por ser uma empresa do setor alimentício, poderá haver insumos perecíveis, que se deterioram rapidamente), causará um enorme prejuízo para o negócio.

Por isso, uma forma de saber se o sistema implantado terá sucesso na sua empresa é estudando sobre as funcionalidades que são fundamentais em um sistema ERP.

Quais funcionalidades não podem faltar em um sistema ERP?

Além das funcionalidades citadas no primeiro tópico, que são extremamente benéficas para as empresas, existem as funcionalidades indispensáveis para o bom funcionamento do sistema ERP. Quer saber mais sobre elas? Então, acompanhe!

Compras

O sistema ERP deve ser capaz de gerenciar com maestria tudo o que envolve as compras dos insumos de uma empresa, desde os custos até os contatos com os fornecedores dos pedidos.

Cálculos tributários

Geralmente, o setor de tributação é um dos mais complexos de uma empresa, gerando erros que, muitas das vezes, levam a processos jurídicos de diversas partes. O papel do sistema ERP no cálculo tributário é simples: ele ajuda a realizar os cálculos de forma automatizada, reduzindo o tempo gasto e os possíveis erros.

Gestão de RH

A facilidade no controle da jornada dos funcionários de uma empresa é uma outra importante funcionalidade do sistema ERP. Atividades típicas de RH, tais como controle de ponto e folhas de pagamento, são gerenciadas de forma mais efetiva por um software integrado.

Estoque

O estoque pode parecer uma parte pouco relevante de uma empresa, mas que pode trazer grandes prejuízos se mal administrado. Isso porque, estoque é dinheiro parado, logo, deve-se sempre ser avaliado. Um software integrado é perfeito para realizar essa avaliação de forma rápida e dinâmica.

Cadastro de clientes e fornecedores

O uso de planilhas separadas para cadastrar as principais informações dos clientes e fornecedores pode causar uma grande confusão, além de perda de tempo. O sistema ERP poderá perfeitamente integrar todas as informações e o acesso a cada uma dessas informações será feito com apenas um clique.

Portanto, se após aprender as funcionalidades do ERP você resolveu implementar o sistema na sua empresa, não perca tempo procurando empresas que ofereçam esse serviço! Saiba que ArtSoft Sistemas tem a estrutura para instalação de sistema ERP que você precisa e com um orçamento que cabe no seu bolso!

Tem dúvidas sobre a instalação de um sistema ERP? Então, entre em contato com a gente para que possamos conversar e apresentarmos nossos serviços!


ERP, sistema de gestão, Software de Gestão


Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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