7 dicas para fazer mapeamento de processos de forma impecável

O mapeamento de processos é uma ferramenta que pode ser utilizada inteligentemente por gestores para impulsionar o crescimento de seus negócios. Eles conseguirão um controle maior sobre seu negócio e poderão tomar medidas que otimizem suas atividades.

Para usufruir dessas vantagens, é necessário saber o que exatamente consiste o mapeamento de processos, quais são as melhores estratégias e dicas para estruturá-lo, além de saber como fazer o desenho dos processos no campo prático. Confira a leitura para saber tudo isso!

O que é o mapeamento de processos?

Consiste em fazer uma representação gráfica da sequência lógica da realização das atividades no fluxo de trabalho de uma empresa. Seu objetivo é o de entender de forma simples e clara como um negócio está operando.

Quando é elaborado corretamente, a empresa conquista vários benefícios, como:

1. previsão de custos e de recursos;
2. identificação e eliminação de gargalos;
3. aumento da produtividade;
4. melhor comunicação dos processos;
5. auxílio na tomada de decisões;
6. melhor aproveitamento do tempo no trabalho.

Para aproveitar dessas vantagens, é fundamental que esse mapeamento seja feito de forma eficiente e assertiva, o que é garantido com um bom sistema de gestão. Essa tecnologia traz uma visão mais ampla, transparente e real de toda a empresa ao administrador, incluindo dados sobre finanças, faturamento, estoque e inventário.

Além disso, um software de gestão emite relatórios de gestão, integra diferentes áreas da empresa (como plataformas de e-commerce, operadoras de cartão, lojas físicas e mais), faz previsão de demanda e emite sugestões de compra baseada no consumo, facilitando a compreensão sobre as necessidades dos clientes. Com isso, o gestor pode configurar o mapeamento de processos de forma que melhor atenda seu público.

Quais são as 7 dicas para fazer um mapeamento de processos impecável?

Veja a seguir quais são as etapas que devem ser seguidas e as melhores estratégias a serem aplicadas para elaborar o mapeamento ideal para sua empresa.

1. Determine os objetivos

A primeira etapa é listar os objetivos que serão atingidos com o mapeamento dos processos. Você pode defini-los respondendo perguntas como:

• por que a empresa está fazendo o mapeamento?
• quais são os ganhos que serão conquistados com o mapeamento
• há riscos envolvidos no processo?
• entre outras que entender necessárias.

2. Defina os colaboradores envolvidos

Aqui é preciso estabelecer quais são os indivíduos que farão parte do mapeamento de processos. Geralmente os responsáveis pela atividade são os administradores ou sócios do negócio e os líderes de diferentes setores.

Também é viável solicitar opiniões aos colaboradores sobre os processos da empresa. Eles podem fornecer informações valiosas para que você faça um mapeamento mais adequado à organização.

3. Faça um diagnóstico geral dos processos atuais

Faça um estudo geral sobre os processos, atividades e fluxo de trabalho atual. Essa etapa é importante para que você conheça melhor o funcionamento da empresa. Entre o que deve ser analisado, estão:

Componentes

Registrar todos os ativos e recursos da empresa, como energia, maquinário, materiais e tecnologias usadas no processo produtivo. Também devem ser anotadas as metodologias de trabalho aplicadas e regras internas do negócio.

Fornecedores

Liste todos os fornecedores do negócio e os classifique em duas categorias:

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• internos: pessoas ou grupos que fazem entradas ou componentes ao negócio;
• externos: empresas que provêm insumos, mercadorias, serviços e matérias-primas.

Limites do processo

Os limites consistem nos pontos extremos do fluxo produtivo, ou seja, o ponto de início e fim dos processos da organização. Em uma empresa de serviços, por exemplo, as atividades podem iniciar com o pedido do cliente e encerrar com o atendimento pós-venda.

4. Identifique as entradas e saídas

Identifique os diferentes recursos que entram ou saem do negócio. As entradas consistem nos novos elementos que são introduzidos no fluxo de produtivo da empresa, como:

• entrega de bens por fornecedores;
• contratação de novos colaboradores;
• recebimento de serviços de TI.

As saídas são resultados produzidos pela empresa e entregues aos clientes, sendo importante que a empresa tenha foco a satisfação da necessidade dos compradores. Essa análise possibilita que o administrador encontre entradas que não usadas ou saídas desnecessárias, ajudando a otimizar o processo.

5. Encontre melhorias

Faça uso de diferentes ferramentas que o ajudam a conhecer melhor os processos do negócio e encontrar falhas. Algumas delas são:

• ciclo PDCA: aprimoram-se os processos por meio dos atos de planejar, fazer, checar e agir;
• 5W2H: o administrador registra como, quando, por que, onde, quem e quanto custará cada processo para a empresa;
• matriz GUT: auxilia o gestor a priorizar problemas conforme a gravidade e urgência do negócio;
• diagrama de Ishikawa: ajuda a identificar motivos que geram problemas específicos.

Com os estudos realizados até aqui, pode-se saber quais são os gargalos, atrasos e inconformidades nas atividades, os recursos desperdiçados e quais são as atividades críticas ou que geram mais valor ao cliente.

6. Mapeie os novos processos

Nessa etapa é feito o mapeamento dos processos aplicando as melhorias encontradas anteriormente. Deve-se criar um fluxograma que mostra de forma clara quais são as entradas, ferramentas utilizadas, responsáveis por cada etapa e suas funções, técnicas aplicadas e saídas.

O mapeamento deve ser simplificado, ter suas atividades interligadas e racionalizadas, fazendo com que todo o processo seja otimizado.

7. Monitore, revise e otimize o mapeamento

Por fim, escolha e aplique os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que serão usados para saber quais foram os ganhos obtidos com o novo mapeamento — o que pode ser feito facilmente com um sistema de gestão.

Verifique se os resultados foram os esperados, revise o mapeamento periodicamente, encontre pontos de melhoria e faça aprimoramentos graduais para torná-lo mais eficiente.

Como fazer o desenho de processos adequadamente?

Existem várias plataformas gratuitas que podem ser usadas pelos administradores para criar diagramas sobre o fluxo de trabalho. Alguns deles são:

• Lovely Charts: permite criação de desenhos visualmente mais agradáveis;
• BPMN.io: ferramenta para desenho de processos que funciona de intuitiva e simples;
• Draw.io: permite criar qualquer diagrama ou gráfico ilimitadamente;
• Bizagi Modeler: aplicativo gratuito, em português e permite uso de cores para fazer os desenhos.

Dependendo do sistema de gestão utilizado, é possível interligar ou montar o fluxograma na plataforma. Isso pode ser bastante útil para que a empresa tenha uma visão clara de como funciona o processo, bem como verifique o desempenho do novo mapeamento estruturado.

A empresa que desenvolve e aplica o mapeamento de processos consegue impulsionar a sua produtividade, eliminar erros, desperdício e usufruir de muitos outros benefícios que aumentam sua competitividade. Mas é necessário usar a tecnologia inteligentemente a seu favor para garantir sucesso na operação.

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