11 erros mais comuns na implantação de um software ERP em PMEs

Os erros na implantação do ERP são tão comuns que muitos profissionais da TI têm verdadeiros arrepios quando ouvem essa sigla.

O pânico se deve, em grande parte, às experiências negativas que nascem de falhas no processo de instalação, mas que perduram por longos períodos que acabam consumindo muito tempo, dinheiro e energia das pequenas e médias empresas (PMEs).

Mas é errando que se aprende! Conhecer as principais falhas cometidas pelas empresas na hora de implantar um ERP pode ser uma das melhores formas de impedir que elas ocorram em suas próximas experiências.

Acompanhe este post e conheça os 11 erros comuns das PMEs na hora de implantar um ERP.

1. Não fazer um planejamento eficiente

Assim como em qualquer outro tipo de projeto, planejar a implantação de um ERP de forma inadequada é a raiz de grande parte dos problemas, que surgem durante a execução da ferramenta.

Entre os erros comuns nessa hora, estão as estimativas malfeitas de tempo e de recursos necessários para realizar a mudança. Vale citar também a ausência de análises e auditorias nos processos e políticas da empresa, antes da escolha do sistema.

Quando as empresas não entendem o contexto atual de suas atividades, fica difícil saber o que precisam fazer para otimizar os processos e negócios.

2. Basear-se em decisões top-down

Nas PMEs, não é raro que a decisão de implantar um ERP seja dos proprietários do negócio. Quando isso acontece, outro erro comum é não envolver funcionários-chave da empresa em alguns setores, para que eles possam analisar, levantar e discutir as necessidades e funcionalidades da nova solução.

Lembre-se de que você precisa da colaboração dos usuários, acima de tudo. Sem a participação deles, todo o investimento feito na implantação de um ERP escoa pelo ralo. Além disso, muitos deles têm visões claras sobre os gargalos nos processos e podem ajudar você a economizar e encontrar as saídas mais eficientes.

3. Não conhecer melhor a ferramenta

Algumas empresas decidem implementar um ERP praticamente assim que recebem uma proposta do fornecedor. Nesses casos, um erro comum é abraçar a oferta, sem compará-la com outras soluções ou fazer uma avaliação aprofundada das restrições e funcionalidades do sistema contratado. Isso pode trazer grandes prejuízos para a empresa no futuro.

Um ERP tem que atender às necessidades e peculiaridades do seu negócio. Pode ser que ele seja excelente para a empresa ao lado, mas quem garante que sua rotina é igual a dela?

4. Não se preparar para a mudança

Ainda que algumas PMEs contratem soluções de ponta para seu sistema de gestão empresarial, não é raro que se esqueçam que o treinamento é fundamental para engajar as equipes, fazendo com que entendam os benefícios do sistema, aprendam a utilizá-lo e o adotem de forma proativa no dia a dia.

5. Ignorar a necessidade de suporte

Não pense que basta apenas instalar o sistema e apertar um botão para tudo fluir por conta própria. Quando os usuários começarem efetivamente utilizar o ERP, você vai perceber o quanto a adaptação é complicada.

Nesse período, surgem várias dúvidas e problemas, o que exige a presença de profissionais com experiência e conhecimento no tema. Com a ajuda de um suporte qualificado, essa fase também acontece sem dificuldades.

Há ainda uma outra questão: depois finalização do projeto, muitas PMEs se esquecem de que precisam de suporte do fornecedor ou de terceiros, para que possam solucionar dúvidas dos usuários ou, até mesmo, fazer adaptações na ferramenta.

6. Esquecer da manutenção constante

Com a evolução cada vez mais rápida e o surgimento de novas tecnologias, uma solução de ERP pode se tornar rapidamente obsoleta se a empresa não se preocupar em acompanhar a inovação.

Olhando essa questão, você encontra outro problema comum das PMEs: investir no sistema acreditando que podem passar vários anos sem se preocupar com o assunto. Assim, as empresas pensam que não precisam de atualizações, quando o ideal é fazer ajustes constantes para continuar obtendo melhorias nos processos.

7. Não atentar para o licenciamento do software

Alguns ERPs trabalham com pagamento de licença por usuário. Outros, cobram uma taxa única, além da manutenção e suporte. Há aqueles que rodam em servidores próprios, os que funcionam na nuvem e os que utilizam servidores terceirizados.

Quando a empresa não pensa nesses detalhes, que são relativos ao licenciamento, pode sair no prejuízo. Às vezes, o número de licenças adquirido é pequeno e, à medida que o sistema evolui, cresce o número de usuários.

Dependendo também do nível de crescimento do negócio, instalar um ERP em servidores próprios também fica caro. Ele sempre tende a aumentar por causa dos dados que vão se acumulando.

Portanto, um erro é não fazer uma análise minuciosa do cenário atual da empresa e de seus planos em longo prazo para escolher aquilo que atende melhor ao que todos precisam.

8. Deixar ativos sistemas antigos

Uma das maiores dores de cabeça das PMEs na adoção de uma ferramenta nova é a questão da adesão dos funcionários. Quanta gente você conhece que prefere fazer tudo “do jeito que já é feito” mesmo com problemas, retrabalho e dificuldades?

Caso deixe os sistemas antigos funcionando, não tenha dúvida: vai ter muita gente dando mais atenção a ele do que ao novo ERP.

É muito importante, então, pensar em transpor o legado do antigo software e focar tanto as consultas quanto as atividades para o sistema integrado, para garantir a máxima adesão de todos.

9. Não pesquisar as qualificações do fornecedor

Um bom vendedor sempre vai ter os melhores argumentos para convencer o cliente de que sua solução é a melhor, mais completa e infinitamente revolucionária. Se você ouvir apenas o que ele diz, vai acreditar que o sistema sozinho será capaz de levar sua empresa até o topo.

Então, o que acontece? Depois da contratação e na hora da implantação, os problemas surgem de todos os lados. O mais prudente é buscar informações sobre o fornecedor, analisando:

• sua reputação no meio, consultando outros profissionais da área;
• as opiniões de outros clientes em sites de reclamação, no PROCON da sua região e nas redes sociais;
• suas certificações na área de TI etc.

Quanto mais uma empresa investe em si mesma, mais apta ela está a oferecer soluções eficientes para seus clientes. Portanto, não foque apenas na ferramenta, mas fique de olho no fornecedor!

10. Não levar em conta a escalabilidade

Um ERP pode ser perfeito para sua empresa agora, mas se você não olhar para seus próprios planos de crescimento, vai ter que pagar por um novo (provavelmente maior e mais caro), em muito pouco tempo.

A escalabilidade é a capacidade que uma solução tem de acompanhar seu crescimento. Tarefas muito manuais, bancos de dados limitados e número restrito de licenças são exemplos de problemas que podem surgir à medida que uma PME expanda suas atividades.

Um bom ERP tem que atender a essa expectativa e poder, sem grandes dificuldades, se adaptar a volumes maiores de negócio, sem demandar grandes atualizações ou mesmo a substituição.

11. Achar supérfluo investir em segurança

A informação é o bem mais valioso de uma empresa. Quantos concorrentes não gostariam de ter em suas mãos os dados dos clientes da sua empresa, incluindo volume de negócios, principais produtos, contatos e outros dados?

Empresas que não pensam na segurança para evitar acessos não autorizados (externos ou internos), ficam fragilizadas e podem ser alvo de ataques de hackers e de outras origens, causando prejuízos extremos.

Esses são apenas alguns dos principais erros na implantação do ERP em PMEs. Você já passou por algum deles? Caso negativo, fique atento para não cometê-los e garantir o bom desenvolvimento do seu negócio.

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