4 motivos para não gerenciar os dados da sua empresa no excel

Escrito por Marcos Leite em 20/03/2018. Postado em Blog, Consultoria, Fenícia ERP.

Gerenciar dados de uma empresa é um processo complexo, que envolve a habilidade de perceber o negócio em sua totalidade. Um gerente precisa conhecer os processos produtivos, as tarefas em desenvolvimento, as responsabilidades de cada profissional, as finanças, etc. Gerir todas essas informações por meio de uma série de planilhas pode ser perigoso, difícil e desgastante.

Lembre-se que as planilhas não são gratuitas. Mantê-las envolve investimento de tempo e de profissionais. Neste texto, você confere os principais motivos para não utilizar planilhas do Excel para gerenciar dados da sua empresa e as vantagens de utilizar sistemas automatizados para integrar as informações de sua empresa. Confira!

1. Pouca segurança dos dados

O Excel é um programa gerido manualmente e que funciona a partir de fórmulas que nem todos os profissionais de uma empresa entendem. Portanto, gerir os dados de toda a companhia a partir de planilhas no software pode significar operar a partir de erros, que não serão facilmente identificados.

Além disso, a inexistência de processos de hierarquia para definir quem pode editar os documentos torna os dados vulneráveis. Além dos erros e das possibilidades de edições indevidas, as informações também podem ser perdidas se algo acontece com as planilhas. Já imaginou?

2. Baixa integração das informações

Para além disso, uma empresa terá inúmeras planilhas para temas diferentes, como produção, tributos, folha de pagamento, dentre outras. Coletar informações de cada uma delas para tomar decisões pode ser uma grande dor de cabeça e demorar muito tempo. O controle das informações de uma empresa é o segredo para que ela possa crescer e efetivar mudanças.

O programa também não favorece a colaboração, uma vez que duas pessoas não podem editar uma planilha ao mesmo tempo. Enquanto uma pessoa acrescenta informações, para a outra a cópia aparece em “modo de leitura”. Esse processo pode atrasar o desenvolvimento de tarefas e vai na contramão das tendências de funcionamento dos negócios.

3. Não é acessível em dispositivos móveis

Acessar planilhas do Excel em um dispositivo móvel pode ser um verdadeiro pesadelo. Os gestores e funcionários de uma empresa precisam ter à sua disposição todas as informações da empresa e do seu funcionamento em qualquer hora e em qualquer lugar.

Dessa forma, atender clientes de forma remota não é uma atividade fácil de ser desempenhada por meio de planilhas acessadas nos smartphones e tablets.

4. Automatização

Mas o que fazer? Centralizar os dados de uma empresa no mesmo software pode tornar a vida de um gerente e de toda a empresa muito mais fácil. Programas específicos de automatização de administração podem ser utilizados para garantir a segurança dos dados em um servidor na nuvem, com protocolos de segurança potentes.

Essas plataformas também podem facilitar a colaboração entre vários profissionais, já que permitem a edição múltipla dos dados em tempo real e de forma simultânea. Além disso, para um gerente de empresa, a possibilidade de visualizar os documentos, processos e informações de forma integrada facilita a tomada de decisões.

Gostou do texto? Quer saber como deixar as planilhas do Excel definitivamente para trás? Então entre em contato conosco! Ajudamos você a gerenciar os dados da sua empresa de forma integrada, segura e rápida.