fbpx

Blog Artsoft Sistemas

Assine nosso blog e receba artigos sobre gestão e tecnologia para otimizar a administração da sua empresa e ajudar você a vender ainda mais.

10 sugestões de como escolher e implementar o melhor ERP para sua empresa

10 sugestões de como escolher e implementar o melhor ERP para sua empresa

ERP significa Enterprise Resource Planning. Em tradução livre, Planejamento dos Recursos da Empresa.Trata-se de um tipo de software que promove a gestão administrativa, financeira e comercial de uma organização de maneira integrada.
Um ERP permite também planejar e controlar os gastos, otimizar a produção e gerenciar as tomadas de decisão de forma inteligente e mais assertiva.

Atuando nos pontos considerados fundamentais para o desenvolvimento da empresa, o sistema de ERP costuma ser utilizado quando as coisas estão fora de controle. Quando bem executado, o ERP consegue:

  • Reduzir índices de retrabalhos;
  • Extinguir tarefas redundantes e manuais;
  • Minimizar custos gerais;
  • Melhorar a qualidade e a confiabilidade de dados e informações;
  • Agilizar a execução das tarefas;
  • Padronizar as operações;
  • Otimizar o fluxo de informações;
  • Potencializar a produtividade das equipes de trabalho.

Mas como implantar ERP na sua empresa? Fica tranquilo que a gente te ajuda!
O ERP fornece uma vasta solução para muitos problemas enfrentados pelas empresas. No entanto, é muito importante identificar os problemas que você quer solucionar com a implantação do ERP.

A questão geral deve ser: “Por que o ERP deve ser implementado?”. Nesse sentido, os indicadores de desempenho devem ser analisados para compreender melhor a necessidade da intervenção do software de ERP. Portanto, é fundamental identificar o problema e as necessidades que motivam o ERP.

Elaboramos aqui um passo a passo de como implantar ERP de forma simples e melhorar a gestão dos negócios.
Gostaria apenas de fazer uma reflexão inicial. Você está certamente em um momento importante na sua empresa. Percebeu que não vai muito longe com os controles e o sistema que tem hoje. Então, é preciso que você busque a profissionalização e uma solução que lhe dê segurança para crescer e enfrentar os desafios que virão.

Portanto, procure empresas que tenham processos maduros de gestão, empresas que já têm uma estrada, no sentido de que aprenderam com outros clientes e processos. Estas empresas ricas em experiência, lhe darão conforto, fazendo com que você consiga um crescimento eficiente, que você consiga criar outros tipos de controles e regras.

Outro ponto importante é a inovação. Estamos vivendo em uma época de transformação digital, tudo está se modificando para a simplificação, para uma experiência diferenciada do cliente. Portanto, você naturalmente vai querer acompanhar todas essas mudanças. Então, como o ERP é o coração do seu negócio, ele precisa ter a capacidade de integração e comunicação, com soluções que trarão esse tipo de inovação para a sua empresa.

Abaixo, listei 10 pontos, de acordo com minha experiência em mais de 20 anos de avaliação e implementação de sistemas de gestão ERP. Portanto, preste bastante atenção nestes pontos, pois eles farão do seu projeto um sucesso:

1 – Como selecionar as suas primeiras 3 opções de software para sua empresa

O primeiro passo é fazer uma busca por empresas de software do seu segmento, exemplo:

Essas empresas provavelmente sabem das dores do setor e já aprenderam com outras empresas.

Contacte cada uma das empresas e avalie inicialmente o seguinte:

  • Experiência da empresa no seu segmento;
  • Casos de sucesso no segmento (quais clientes eles atendem no seu segmento);
  • Se as funcionalidades do sistema atendem às exigências da sua empresa;[1]
  • Integração com plataformas de e-commerce e Marketplaces;
  • Entenda o Método de Implementação e Suporte;
  • Se o preço está de acordo com a capacidade de investimento da empresa;[2]

[1] Peça que os usuários chaves do sistema façam uma lista de necessidades de suas áreas. Com essa informação confronte se a empresa tem como atender essas necessidades;

[2] Existem vários tipos de software, e para diversos tamanhos de empresas. Peça uma visão de investimento antes de começar;

2- Agende a demonstração da Solução

Antes de agendar a demonstração da solução faça o seguinte:

– Peça que cada usuário chave prepare uma lista de necessidades que não podem faltar na solução. Inclua também os desejos, aquelas necessidades que os usuários gostariam que tivessem e que hoje não tem. (Nesse outro e-book preparamos uma planilha em excel pronta para você usar, acesse aqui.)

– Agende uma apresentação com cada uma dessas empresas e convide os usuários chaves para participar. (Isso vai gerar um comprometimento da sua equipe como projeto)

Repita esse processo com as 3 empresas que você selecionou.

Como sugestão, faça uma planilha de pontos para as pessoas que estão te ajudando na avaliação da solução:

 

3 – Avalie como seria feita a implementação de cada uma das empresas

Eu acredito que você precisa considerar qual a melhor opção para sua empresa. Digo o seguinte:

Existem métodos de implementação remoto, sem visitas presenciais, mas nesse caso você tem que ter alguém internamente que receba esse conhecimento. Que coloque em prática e treine os demais usuários no sistema. Essa normalmente é uma opção mais em conta, mas se você não tem uma pessoa que possa desenvolver esse papel, essa não é uma opção para você.

Considerando que você não tem a opção acima, então seria uma implementação presencial. Nesse caso, há de se considerar as despesas de translado. Na implementação presencial, o normal é a empresa estabelecer um cronograma de atividades, definindo as responsabilidades e o roteiro de implementação da solução. 

Avalie o preço dessas opções.

4 – Avaliem o que a empresa disponibiliza de suporte

É importante que o seu negócio seja assistido no pós-implementação. Por isso, levante o que a empresa oferece dos atendimentos de suporte. No mínimo um atendimento Telefônico, e-mail, acesso a Whatsapp e acesso remoto quando necessário.

Naturalmente a empresa deve fornecer as atualizações tecnológicas e Fiscais do produto.

Acho importante que a empresa possua materiais gratuitos de aprendizado. Principalmente vídeos. Isso vai ajudar no treinamento de novos usuários do sistema.

Questione se a empresa possui um SLA (Service Level Agreement) é na verdade um acordo de prestação de serviço que estipula o máximo de tempo de atendimento para determinado tipos de suporte. Exemplo:

  • Atendimento para emissão de nota fiscal: Tempo de atendimento máximo:  X Minutos
  • Atendimento para faturamento da empresa: Tempo de atendimento máximo: X Minutos
  • Sistema fora do ar: Tempo de atendimento máximo: X Minutos
  • Dúvidas do Usuário: Tempo de atendimento máximo: X Minutos
  • ..

*Questiona se existe um tempo Máximo de uso do suporte técnico mensal, se existe um limite de quantidade de atendimentos;
*Questione o que não está incluso no valor de suporte técnico, exemplos comuns:

  • Desenvolvimento de Relatórios ou novas funções específicos para sua empresa;
  • Treinamento presencial para usuários;
  • ….

5 – Preço

Monte agora um planilha de preços, exemplo:

6 – Escolheu a empresa? Agora é mãos à obra.

Selecionada a empresa eu sugiro que você reúna toda sua equipe e convidem todos a participar desse projeto.

Esse é um momento importante, você está fazendo um investimento na empresa e espera que todos estejam engajados. 

Deixe claro que será exigido de cada um o cumprimento de atividades e não será tolerado atrasos. Esses possíveis atrasos podem comprometer o prazo de entrega do projeto. 

Deixe claro para todos para não pedirem questões específicas na solução. O Software naturalmente já passou por várias empresas e processos, por isso precisam usar o máximo do padrão do sistema, sem desenvolvimentos (a não ser que você ache necessário, mas é importante que isso esteja negociado no ato da Venda, e não agora durante a implementação).

Indique o gestor do projeto (O responsável do seu time pela implementação do Projeto), e informe a todos que precisam atender junto com ele as atividades de projeto. 

Acompanhe semanalmente a evolução do projeto, por mais que delegue um gestor, não deixe 100% com ele. 

7 – O dia da inauguração do sistema

Não preciso dizer que esse é um dia super importante, e vou pontuar alguns quesitos que eu acho relevante você administrar:

  • Certifique que todos os usuários estão treinados, pergunte um a um;
  • Verifique com a empresa se ela vai mandar algum recurso presencial, ou vai ficar de prontidão remotamente;
  • Se você por acaso importou o cadastro de produto, se certifique que os saldos de inventário foram importados corretamente e se o valor está correto;

Fique sabendo que é um momento onde seus usuários vão estar mais tensos, é normal, por isso, é importante manter a calma. Cada dia que passa vai ter menos questões para administrar. Normalmente em 1 semana passa e a empresa começa a operar normalmente;

O ideal é que você escolha o primeiro dia útil de um determinado mês para fazer a inauguração. 

8 – Fechamento Financeiro/Fiscal Mensal

Passados 30 dias da inauguração do sistema, agora é hora de fazer o fechamento do mês no novo sistema.
Nesse momento você deve:

  • Bater o relatório/Notas de Vendas;
  • Bater as notas de Compra;
  • Tirar uma lista de despesas pagas e a pagar, e verificar qualquer inconsistência;
  • Fazer o mesmo com as receitas, contas a receber e saldo nas contas correntes;
  • Tirar um DRE do Mês, nele você fecha o resultado da empresa no período, e qualquer erro de lançamento pode ser identificado;

É ideal que a software house te ajude com isso, pois ela pode lhe dar os caminhos para investigar as situações que encontrar divergência.

9 – Você fatiou o projeto? Agora pode ser a melhor hora de dar continuidade.

Se por exemplo você resolver deixar a integração com e-commerce, ou marketplace para uma segunda fase, ou uma nova empresa ou uma outra operação, esse é o melhor momento de você já engatar a continuidade.

O projeto ainda está na “cabeça” do gerente de projeto, do consultor, do gestor. Fica mais fácil continuar agora do que daqui a 6 meses ter que relembrar os parâmetros e configurações que foram feitas para implementar essas novas rotinas. 

10 – Acompanhamento 

Fique atento aos improvisos. Não é incomum que empresas com um excelente sistema, depois de 1 ano de implementação estejam utilizando mais Excel do que o sistema.

Isso se dá porque a empresa, entre outras coisas, não exigiu que as informações fossemjá 100% extraídas do sistema, na correria do dia a dia, montou um Excel para entregar determinada informação, isto é o suficiente para os usuários procurarem cortar caminhos.

Para que a implementação do ERP represente benefícios significativos para os negócios, é preciso que a transferência de tecnologia e de conhecimento seja feita da melhor maneira possível.

Ofereça treinamentos de utilização do software para as equipes. Assim, você garante menos problemas e mais sucesso, especialmente se o ERP está sendo implementado pela primeira vez na empresa ou se a plataforma é alterada de uma solução de ERP para outra.

A gerência da empresa deve garantir o detalhamento do fornecedor e o conhecimento tecnológico adequados para a equipe interna de suporte de TI da empresa. O uso adequado da tecnologia e uma efetiva transferência de conhecimento, juntamente com treinamento adequado, devem ser considerados, uma vez que são as partes responsáveis pelo sucesso de todo o projeto.

Considerar o consultor como parte do projeto não apenas ajuda a ter uma operação tranquila e sem obstáculos, mas também reduz o intervalo de tempo entre a falha inoportuna e a solução.

Uma solução de ERP não é um evento único, mas sim um processo contínuo. É algo que a empresa tem que continuamente manter o controle para evitar quaisquer falhas sistêmicas que possam afetar a funcionalidade do software ERP. Portanto, programe revisões periódicas e faça atualizações constantes.

Ficou claro como implantar ERP na empresa? Então não perca mais tempo e leve essa solução para os seus negócios.

Marcos Leite – Ajudando empresas a aperfeiçoar seus processos de gestão e conquistar seus objetivos através do uso da Tecnologia.

Artsoft Sistemas, ERP, FeniciaERP, melhorERP, Software de Gestão


Marcos Leite

A Artsoft resolve os desafios mais difíceis de seus clientes com a oferta de serviços inigualáveis de consultoria, processos e tecnologia. Fundada em 1986, atendemos mais de 6.000 PME’s provendo inovação para aprimorar seus processos e dar sustentação ao seu crescimento. Com competências especializadas em mais de 10 segmentos, entregamos resultados transformadores para um exigente novo mundo digital.

Comment

artsoft-erp_logo-home
artsoft-erp_logo-home

Endereços:
Rua Fradique Coutinho 50 | 3° andar | Pinheiros | São Paulo | SP
• Tel.:(11)3090-4433
Rua México, 90 | 6° andar | Centro | Rio de Janeiro | RJ
Tel.: (21) 3216-9100

Uma empresa do Grupo Artsoft: https://www.grupoartsoft.com.br

Default

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.

%d blogueiros gostam disto: