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10 sugestões de como escolher e implementar o melhor ERP para sua empresa

Gostaria apenas de fazer uma reflexão inicial. Você certamente está num momento importante na sua empresa. Percebeu que não vai longe com os controles e o sistema que tem hoje. Logo, é preciso buscar a profissionalização e uma solução que lhe dê segurança para crescer e enfrentar os próximos desafios. 

Procure uma empresa que tenha processos maduros de gestão, empresas que já de alguma maneira tem uma estrada no sentido de ter aprendido com outros clientes e processos. Isso vai lhe dar certo conforto, galgando um crescimento eficiente, precisar criar outros tipos de controle e regras e a empresa conseguir acompanhar você.

Outro ponto é a parte de inovação. Estamos vivendo uma transformação digital, tudo está se transformando para simplificação, para uma experiência diferenciada do cliente. Portanto, você naturalmente vai querer acompanhar isso. Então, como o ERP é o coração do seu negócio, ele precisa ter a capacidade de integração e comunicação com soluções que possam trazer esse tipo de inovação para o seu negócio.

Abaixo, listei 10 pontos, que pelo que observei em mais de 20 anos de avaliação e implementação de sistemas de gestão ERP, são seus pontos de atenção para fazer um projeto com sucesso. 

1 – Como selecionar as suas primeiras 3 opções de software para sua empresa

O primeiro passo é fazer uma busca por empresas de software do seu segmento, exemplo:

Essas empresas provavelmente sabem das dores do setor e já aprenderam com outras empresas.

Contacte cada uma das empresas e avalie inicialmente o seguinte:

  • Experiência da empresa no seu segmento;
  • Casos de sucesso no segmento (quais clientes eles atendem no seu segmento);
  • Se as funcionalidades do sistema atendem às exigências da sua empresa;[1]
  • Integração com plataformas de e-commerce e Marketplaces;
  • Entenda o Método de Implementação e Suporte;
  • Se o preço está de acordo com a capacidade de investimento da empresa;[2]

[1] Peça que os usuários chaves do sistema façam uma lista de necessidades de suas áreas. Com essa informação confronte se a empresa tem como atender essas necessidades;

[2] Existem vários tipos de software, e para diversos tamanhos de empresas. Peça uma visão de investimento antes de começar;

2- Agende a demonstração da Solução

Antes de agendar a demonstração da solução faça o seguinte:

– Peça que cada usuário chave prepare uma lista de necessidades que não podem faltar na solução. Inclua também os desejos, aquelas necessidades que os usuários gostariam que tivessem e que hoje não tem. (Nesse outro e-book preparamos uma planilha em excel pronta para você usar, acesse aqui.)

– Agende uma apresentação com cada uma dessas empresas e convide os usuários chaves para participar. (Isso vai gerar um comprometimento da sua equipe como projeto)

Repita esse processo com as 3 empresas que você selecionou.

Como sugestão, faça uma planilha de pontos para as pessoas que estão te ajudando na avaliação da solução:

 

3 – Avalie como seria feita a implementação de cada uma das empresas

Eu acredito que você precisa considerar qual a melhor opção para sua empresa. Digo o seguinte:

Existem métodos de implementação remoto, sem visitas presenciais, mas nesse caso você tem que ter alguém internamente que receba esse conhecimento. Que coloque em prática e treine os demais usuários no sistema. Essa normalmente é uma opção mais em conta, mas se você não tem uma pessoa que possa desenvolver esse papel, essa não é uma opção para você.

Considerando que você não tem a opção acima, então seria uma implementação presencial. Nesse caso, há de se considerar as despesas de translado. Na implementação presencial, o normal é a empresa estabelecer um cronograma de atividades, definindo as responsabilidades e o roteiro de implementação da solução. 

Avalie o preço dessas opções.

4 – Avaliem o que a empresa disponibiliza de suporte

É importante que o seu negócio seja assistido no pós-implementação. Por isso, levante o que a empresa oferece dos atendimentos de suporte. No mínimo um atendimento Telefônico, e-mail, acesso a Whatsapp e acesso remoto quando necessário.

Naturalmente a empresa deve fornecer as atualizações tecnológicas e Fiscais do produto.

Acho importante que a empresa possua materiais gratuitos de aprendizado. Principalmente vídeos. Isso vai ajudar no treinamento de novos usuários do sistema.

Questione se a empresa possui um SLA (Service Level Agreement) é na verdade um acordo de prestação de serviço que estipula o máximo de tempo de atendimento para determinado tipos de suporte. Exemplo:

  • Atendimento para emissão de nota fiscal: Tempo de atendimento máximo:  X Minutos
  • Atendimento para faturamento da empresa: Tempo de atendimento máximo: X Minutos
  • Sistema fora do ar: Tempo de atendimento máximo: X Minutos
  • Dúvidas do Usuário: Tempo de atendimento máximo: X Minutos
  • ..

*Questiona se existe um tempo Máximo de uso do suporte técnico mensal, se existe um limite de quantidade de atendimentos;
*Questione o que não está incluso no valor de suporte técnico, exemplos comuns:

  • Desenvolvimento de Relatórios ou novas funções específicos para sua empresa;
  • Treinamento presencial para usuários;
  • ….

5 – Preço

Monte agora um planilha de preços, exemplo:

6 – Escolheu a empresa? Agora é mãos à obra.

Selecionada a empresa eu sugiro que você reúna toda sua equipe e convidem todos a participar desse projeto.

Esse é um momento importante, você está fazendo um investimento na empresa e espera que todos estejam engajados. 

Deixe claro que será exigido de cada um o cumprimento de atividades e não será tolerado atrasos. Esses possíveis atrasos podem comprometer o prazo de entrega do projeto. 

Deixe claro para todos para não pedirem questões específicas na solução. O Software naturalmente já passou por várias empresas e processos, por isso precisam usar o máximo do padrão do sistema, sem desenvolvimentos (a não ser que você ache necessário, mas é importante que isso esteja negociado no ato da Venda, e não agora durante a implementação).

Indique o gestor do projeto (O responsável do seu time pela implementação do Projeto), e informe a todos que precisam atender junto com ele as atividades de projeto. 

Acompanhe semanalmente a evolução do projeto, por mais que delegue um gestor, não deixe 100% com ele. 

7 – O dia da inauguração do sistema

Não preciso dizer que esse é um dia super importante, e vou pontuar alguns quesitos que eu acho relevante você administrar:

  • Certifique que todos os usuários estão treinados, pergunte um a um;
  • Verifique com a empresa se ela vai mandar algum recurso presencial, ou vai ficar de prontidão remotamente;
  • Se você por acaso importou o cadastro de produto, se certifique que os saldos de inventário foram importados corretamente e se o valor está correto;
  • Fique sabendo que é um momento onde seus usuários vão estar mais tensos, é normal, por isso, é importante manter a calma. Cada dia que passa vai ter menos questões para administrar. Normalmente em 1 semana passa e a empresa começa a operar normalmente;

O ideal é que você escolha o primeiro dia útil de um determinado mês para fazer a inauguração. 

8 – Fechamento Financeiro/Fiscal Mensal

Passados 30 dias da inauguração do sistema, agora é hora de fazer o fechamento do mês no novo sistema.
Nesse momento você deve:

  • Bater o relatório/Notas de Vendas;
  • Bater as notas de Compra;
  • Tirar uma lista de despesas pagas e a pagar, e verificar qualquer inconsistência;
  • Fazer o mesmo com as receitas, contas a receber e saldo nas contas correntes;
  • Tirar um DRE do Mês, nele você fecha o resultado da empresa no período, e qualquer erro de lançamento pode ser identificado;

É ideal que a software house te ajude com isso, pois ela pode lhe dar os caminhos para investigar as situações que encontrar divergência.

9 – Você fatiou o projeto? Agora pode ser a melhor hora de dar continuidade.

Se por exemplo você resolver deixar a integração com e-commerce, ou marketplace para uma segunda fase, ou uma nova empresa ou uma outra operação, esse é o melhor momento de você já engatar a continuidade.

O projeto ainda está na “cabeça” do gerente de projeto, do consultor, do gestor. Fica mais fácil continuar agora do que daqui a 6 meses ter que relembrar os parâmetros e configurações que foram feitas para implementar essas novas rotinas. 

10 – Acompanhamento 

Fique atento com os improvisos. Não é incomum que empresas com um excelente sistema, depois de 1 ano de implementação esteja utilizando mais Excel do que o sistema. 

Isso se dá porque a empresa, entre outras coisas, não exigiu que as informações sejam 100% extraídas do sistema, na correria do dia a dia, montou um Excel para entregar determinada informação é o suficiente para os usuários procurarem cortar caminhos. 

Outra situação que pode acontecer é a mudança de profissionais nas áreas da sua empresa e normalmente quem está saindo, mal passa o que o novo usuário tem que aprender. Para ajudar com isso, antes de colocar o novo colaborador, exija que ele faça os cursos com a empresa, ou até se possível contrate um profissional para explicar com detalhes o sistema. Você vai economizar lá na frente. 

Mensagem Final: Procure uma software house que não só lhe atenda com os processos de gestão empresarial, digo gestão de vendas, compras, finanças e etc.. Procure empresas que possam trazer inovação para o seu negócio. Estamos vivendo um momento de muitas mudanças, e a empresa precisa estar conectada e com possibilidade de acompanhar isso. 

Espero que esse documento ajude você nesse momento tão importante. Coloquei os pontos principais de atenção e acredito que se seguir eles vai fazer uma excelente compra e ter uma boa entrega de projeto. 

Marcos Leite – Ajudando empresas a aperfeiçoar seus processos de gestão e conquistar seus objetivos através do uso da Tecnologia.

Marcos Leite

VP Vendas e Marketing em Artsoft Sistemas
Empresário, ajuda pequenas e médias empresas a crescer de forma segura através da aplicação tecnologia aos processos de gestão e controle.
Antes de assumir o cargo de VP do Grupo Artsoft, passou pela área de suporte e atendimento ao cliente, implementação de ERP, gerenciamento de projetos, Vendas, e VP do Grupo Artsoft.
Musico baterista e entusiasta de Marketing e Vendas.

Artsoft Sistemas, ERP, FeniciaERP, melhorERP, Software de Gestão


Marcos Leite

Empresário, ajuda pequenas e médias empresas a crescer de forma segura através da aplicação tecnologia aos processos de gestão e controle. Antes de assumir o cargo de VP do Grupo Artsoft, passou pela área de suporte e atendimento ao cliente, implementação de ERP, gerenciamento de projetos, Vendas, e VP do Grupo Artsoft. Musico baterista e entusiasta de Marketing e Vendas.

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