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10 sugestões de como escolher e implementar o melhor ERP para sua empresa

10 sugestões de como escolher e implementar o melhor ERP para sua empresa

Quer saber mais sobre ERP para pequenas empresas? Se você chegou até este artigo, com certeza está em um momento importante no ciclo de vida da sua empresa. Percebeu que não vai muito longe com os controles e o sistema que tem hoje.

É preciso que você busque a profissionalização e uma solução que lhe dê segurança para crescer e enfrentar os desafios que virão. Será com a implementação de um ERP que você conseguirá atingir essa finalidade.

Essa tecnologia assegura o desenvolvimento do negócio em qualquer cenário econômico — até mesmo em momentos de crise, já que o negócio transformará positivamente sua rotina, reduzirá seus custos sem prejudicar a qualidade dos serviços ou produtos, otimizará seus processos e mais.

Se você se interessou por essa tecnologia, então continue lendo este conteúdo! Aqui eu explico qual é, exatamente o papel do ERP nas empresas, quais são as suas funcionalidades, motivos para implementá-lo, como escolher o ideal para o negócio e como implementá-lo com sucesso. Confira!

Papel do ERP para pequenas empresas

ERP significa Enterprise Resource Planning e, em tradução livre, significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Trata-se de um tipo de software que promove a gestão de diferentes áreas da de uma organização de maneira integrada, como a:

  • administrativa;
  • financeira;
  • comercial;
  • de vendas;
  • estoque;
  • fiscal e contábil; entre outras.

Na prática, é um software que será implementado na rotina da empresa e integrado com outros programas que sejam utilizados pelo negócio. Os colaboradores passarão a utilizá-la com o objetivo de aumentar a eficiência produtiva de todo o negócio.

Para os gestores, eles terão um controle maior e mais amplo das atividades exercidas em vários setores, permitindo que eles saibam de forma mais precisa os resultados do negócio, identifique pontos de melhoria, avalie os custos e desempenho de cada área etc.

Esse é um assunto não de interesse apenas do setor de Tecnologia da Informação (TI). O administrador não precisa entender de linguagens de programação para conhecer seus recursos, escolher o melhor programa para sua empresa e saber como utilizá-lo.

Funcionalidades de um sistema ERP

O sistema de gestão empresarial ERP para pequenas empresas fornece uma vasta solução para muitos problemas enfrentados por essas organizações. No entanto, é muito importante identificar os problemas que você quer solucionar com a implantação do ERP.

A questão geral deve ser: “Por que o ERP deve ser implementado?”. Nesse sentido, os indicadores de desempenho devem ser analisados para compreender melhor a necessidade da intervenção do software. É fundamental identificar o problema e as necessidades que motivam o ERP.

Para que você conheça as funcionalidades do programa, a seguir listamos os recursos que um bom ERP deve disponibilizar para cada setor. Confira.

Vendas

A tecnologia ajuda vendedores ou representantes a gerenciar os pedidos feitos por clientes tanto na loja física como a virtual, bem como facilita a gestão desse time. Alguns dos recursos são:

  • integração dos diferentes pontos de vendas;
  • controle da situação (status) de cada pedido;
  • limite de crédito;
  • roteiros de entrega de produtos;
  • bens com prioridade de embalagem e entrega;
  • romaneio de frete por endereço (bairro, CEP etc.);
  • controle das devoluções de compras;
  • lucro por cada venda;
  • emissão de documentos fiscais, como NFC-e, NF-e, NFS-e e sar-ecf;
  • cálculo de comissões;
  • tributação.

CRM

CRM significa Customer Relationship manager ou Gestão de Relacionamento com o Cliente em português e, como o nome indica, é um módulo que busca aprimorar a relação entre os clientes e a marca.

Todos seus recursos envolvem conhecer sobre os gostos dos consumidores, suas necessidades, saber a melhor de se comunicar com eles e mais. Exemplos de suas funcionalidades são:

  • controle das atividades;
  • garantias;
  • consolidação de informações do financeiro e de faturamento;
  • extração de indicadores;
  • mala direta (envio de cartas ou pacotes para os clientes)
  • gestão de ocorrências;
  • ordens de serviço;
  • agenda compartilhada.

Compras

São recursos que tratam das aquisições dos fornecedores, sejam elas insumos, matérias-primas, mercadorias para revenda, entre outros tipos. Confira:

  • cotação e mapa de coleta de preços;
  • política para autorização de compras;
  • gestão de pedidos de fornecedores;
  • classificação dos fornecedores (quais entregam no prazo, sem avarias etc.);
  • relacionamento com fornecedores;
  • pontos de ressuprimento;
  • gestão de pedidos de compras;
  • requisição de compras.

Estoque

Ter um bom controle do estoque é fundamental para evitar perdas de mercadorias, danos nos produtos, bens passem do prazo de validade, acidentes nesse local, entre outros problemas. Para garantir eficiência na gestão do estoque, um ERP traz recursos como:

  • transações feitas no inventário;
  • locais de ressuprimento;
  • leitura de etiquetas com código de barras;
  • múltiplas tabelas de preços;
  • controle de lotes e validades;
  • apuração do custo real e médio;
  • gestão de vários estoques e armazéns (multi-estoque).

Produção

Aqui estão as funcionalidades ligadas à produção leve de uma empresa, como organização e planejamento de compras. Veja exemplos:

  • baixa automática de matérias-primas;
  • atualização automática de preços de produtos;
  • gestão de custos da produção;
  • entrada de produtos acabados;
  • planejamento de compra e produção multinível (MRP I);
  • emissão de etiquetas sobre especificações dos itens (com ou sem código de barras).

Financeiro

As utilidades dessa área fornecem mais controle das finanças ao gestor, como os pagamentos a serem feitos e a receber, movimentação de capital, entre outros. Confira algumas delas:

  • conciliação automática com bancos;
  • emissão de boletos bancários;
  • integração com contabilidade;
  • controle e análise do fluxo de caixa;
  • gráficos e relatórios de controle e análise das finanças;
  • elaboração do DRE (demonstrativo de resultados);
  • controle das contas a receber a pagar;
  • plano de contas.

Motivos para ter um ERP

Depois de entender para que serve o ERP, você deve entender quais são as vantagens obtidas ao implementá-lo. Atuando nos pontos considerados fundamentais para o desenvolvimento da empresa, o sistema costuma ser utilizado quando as coisas estão fora de controle ou é preciso aumentar a eficiência da empresa.

Se bem executado, há várias vantagens adquiridas com um ERP para pequenas empresas. Entenda-as a seguir.

Extinguir tarefas redundantes e manuais

O software realizará diversas operações de forma completamente automática pelos computadores. Exemplos dessas atividades são a cotação de fornecedores, cobrança dos clientes, controle dos prazos de garantia, prazos de vencimentos, baixa de estoque, elaboração de relatórios, entre outras.

Com isso, o pessoal terá sua produtividade aumentada, poderá se concentrar em atividades mais estratégicas e relevantes, agregando mais valor para cada hora trabalhada.

Reduzir índices de retrabalhos

Até os colaboradores mais produtivos e detalhistas cometem em erros durante a realização de atividades. Entretanto, isso gera necessidade de retrabalho e causa danos financeiros, desperdício de recursos (principalmente tempo) e insatisfação dos clientes.

Mas o gestor consegue eliminar os erros ao usar o ERP para automatizar suas atividades, já que a tecnologia não incorre nas mesmas falhas que humanos.

Minimizar custos gerais

De forma geral, modernizar o negócio diminui os gastos com materiais físicos impressos, traslados e encaminhamentos. Entretanto, um ERP fornece ainda mais economias para a empresa ao automatizar operações rotineiras, reduzir retrabalho, proporcionar uma exatidão no cálculo de tributos (ao se integrar com a contabilidade) e fornecer uma base de dados confiável para a tomada de decisões.

Por exemplo, com os relatórios gerados pelo ERP, o gestor conseguirá prever a demanda de pedidos ou encomendas para os próximos meses e tornar o estoque mais exato, eliminando gastos com excesso de produtos.

Melhorar a qualidade e a confiabilidade dos dados

Qualidade de dados é o valor que eles fornecem à empresa. Quando o administrador tem à disposição informações exatas, reais e amplas sobre as atividades, ele consegue tomar as melhores decisões para garantir o desenvolvimento do negócio.

Imagine que o negócio tenha um alto faturamento, mas no final do período ele tem um lucro menor que o esperado ou até mesmo prejuízos. Com o ERP para pequenas empresas, o gestor terá relatórios mais completos e poderá identificar onde gastos ocultos e planejar melhor suas finanças.

Além disso, isso elimina ocorrência de relatórios que não batem. Todos os administradores e líderes dos setores terão as mesmas informações e visão sobre o negócio, o que melhora a elaboração de planejamentos.

Integrar as áreas

A integração consiste na conexão entre as diferentes áreas da empresa. Isso elimina a necessidade do colaborador de digitar informações manualmente entre diferentes sistemas ou ter que abrir vários programas simultaneamente.

Por exemplo, quando um cliente faz um pedido, todas as outras áreas da empresa recebem a informação no mesmo momento. O produto é separado no estoque, os dados do cliente são registrados no CRM e o preço de venda é incluído no módulo financeiro.

Agilizar a execução das tarefas

O ERP realiza um grande volume de operações de forma rápida ou até mesmo instantânea, isso significa que atividades que demoravam para serem realizadas agora são finalizadas imediatamente.

A integração de dados também oferece acesso rápido às informações necessárias para a tomada de decisões. Não há necessidade de migrar informações para outros sistemas, pois elas são sincronizadas em tempo real.

Isso traz maior fluidez para execução de atividades, elimina desperdício de recursos (como tempo, materiais e mão de obra) e aumenta a rapidez no tempo de resposta.

Aprimorar a gestão

O ERP fornece ao administrador uma visão mais ampla de toda a área da empresa, informações mais atualizadas, com mais qualidade e confiabilidade. Isso torna a tomada de decisão e elaboração de estratégias mais rápida, assertiva e vantajosa à empresa. O gestor será capaz de identificar oportunidades de mercado e aproveitar delas, o que permite que o seu negócio se destaque perante os concorrentes de mercado.

Por fim, o ERP também aplica indicadores-chave de desempenho (KPIs) automaticamente. Essas ferramentas aplicadas sobre os processos do negócio para verificar se a empresa está gerando os resultados esperados ou não.

Exemplos de indicadores que serão aplicados por um ERP são o nível de satisfação dos clientes, taxa de devolução de produtos, tempo médio do atendimento, entre muitos outros.

Consequências de não ter um ERP

Além de não aproveitar dos benefícios listados anteriormente, deixar de contratar e implementar um ERP ainda traz impactantes consequências negativas para a sobrevivência do negócio. Entenda-as abaixo.

Maior custo com time comercial

Um bom ERP ajuda os vendedores no momento de atrair e negociar com os potenciais clientes, já que ele fornece dados como disponibilidade do produto no estoque, perfil do cliente, contatos que ele já teve com o negócio e mais.

Por isso, deixar de usar a tecnologia pode fazer com que a empresa tenha que contratar mais vendedores para ter os mesmos resultados.

Menor taxa de retenção dos clientes

O módulo de CRM do ERP traz informações sobre o comportamento dos clientes perante a marca, como o nível de satisfação do cliente em relação ao atendimento, a taxa de devolução de bens ou de produtos entregues com avarias etc. O gestor que não tem essas informações não sabe quais medidas devem ser feitas para garantir a retenção e fidelização dos seus consumidores.

Expiração de prazos

Sem um controle automatizado do estoque, a empresa arca com muitos problemas como perda de prazos de validade de produtos. Como também, o negócio deixa de fazer compras no tempo adequado e acaba arcando com ruptura de estoque. Esse fenômeno ocorre quando o cliente faz pedidos, mas a mercadoria não se encontra no estoque.

Improdutividade e desperdício

A falta do ERP fará com que os colaboradores tenham que realizar suas atividades de forma manual, o que faz com que as atividades levem mais tempo que o necessário para serem finalizados, fiquem suscetíveis a erros e gerem desperdícios de recursos.

Falta de escalabilidade

Escalabilidade é uma qualidade de conseguir expandir os serviços ou produtos, a carteira de clientes e quantidade de filiais sem aumentar os custos na mesma proporção.

Isso somente pode ser alcançado com um ERP, já que a quantidade de atividades burocráticas não aumentará, além de que o empreendedor será capaz de controlar todos os estabelecimentos, estoques e vendedores (ou representantes) por meio de um único painel de controle.

Aumento dos riscos

Uma organização tem que gerir muitos riscos para sobreviver no mercado, como o de mercado, de crédito e os fiscais. Mas tudo isso é reduzido ou melhor gerido graças a um ERP. Por exemplo, a tecnologia se integra com a contabilidade para garantir que os contadores tenham todas as informações necessárias para cumprir a legislação adequadamente.

Outro exemplo é o fato que o administrador terá relatórios mais precisos sobre as vendas e conseguirá prever a demanda, evitando tomada de decisões baseadas em informações imprecisas. Ainda há diversas outras funcionalidades que reduzem os riscos da empresa.

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Dicas para a escolha de um bom ERP

Procure empresas que tenham processos maduros de gestão, que já têm uma estrada, no sentido de que aprenderam com outros clientes e processos. Essas organizações ricas em experiência, lhe darão conforto, fazendo com que você consiga um crescimento eficiente, que você consiga criar outros tipos de controles e regras.

Outro ponto importante é a inovação. Estamos em uma época de transformação digital, tudo está se modificando para a simplificação, para uma experiência diferenciada do cliente. Portanto, você naturalmente vai querer acompanhar todas essas mudanças.

Então, como o ERP é o coração do seu negócio, ele precisa ter a capacidade de integração e comunicação, com soluções que trarão esse tipo de inovação para a sua empresa.

Abaixo, listei 5 pontos, de acordo com minha experiência em mais de 20 anos de avaliação de sistemas de gestão ERP. Portanto, preste bastante atenção nestes pontos, pois eles farão do seu projeto um sucesso.

1 – Selecione as suas primeiras 3 opções de software para sua empresa

O primeiro passo é fazer uma busca por empresas de software do seu segmento, exemplo:

Evite palavras genéricas, exemplo: Sistema de gestão. É importante que você coloque também o seu segmento.

Essas empresas provavelmente sabem das dores do setor e já aprenderam com outras empresas. Contacte cada uma das empresas e avalie inicialmente o seguinte:

  • experiência da empresa no seu segmento;
  • casos de sucesso no segmento (quais clientes eles atendem no seu segmento);
  • se as funcionalidades do sistema atendem às exigências da sua empresa; [1]
  • integração com plataformas de e-commerce e Marketplaces;
  • entenda o Método de Implementação e Suporte;
  • se o preço está de acordo com a capacidade de investimento da empresa. [2]

[1] Peça que os usuários chaves do sistema façam uma lista de necessidades de suas áreas. Com essa informação confronte se a empresa tem como atender essas necessidades.

[2] Existem vários tipos de software, e para diversos tamanhos de empresas. Peça uma visão de investimento antes de começar.

2- Agende a demonstração da Solução

Antes de agendar a demonstração da solução faça o seguinte:

  • peça que cada usuário chave prepare uma lista de necessidades que não podem faltar na solução. Inclua também os desejos, aquelas necessidades que os usuários gostariam que tivessem e que hoje não tem. (Nesse outro e-book preparamos uma planilha em excel pronta para você usar, acesse aqui);
  • agende uma apresentação com cada uma dessas empresas e convide os usuários chaves para participar. (Isso vai gerar um comprometimento da sua equipe como projeto).

Repita esse processo com as 3 empresas que você selecionou.

Como sugestão, faça uma planilha de pontos para as pessoas que estão te ajudando na avaliação da solução:

3 – Avalie como seria feita a implementação de cada uma das empresas

Eu acredito que você precisa considerar qual a melhor opção para sua empresa. Digo o seguinte:

Existem métodos de implementação remotos, sem visitas presenciais, mas nesse caso você tem que ter alguém internamente que receba esse conhecimento. Que coloque em prática e treine os demais usuários no sistema. Essa normalmente é uma opção mais em conta, mas se você não tem uma pessoa que possa desenvolver esse papel, essa não é uma opção para você.

Considerando que você não tem a opção acima, então seria uma implementação presencial. Nesse caso, há de se considerar as despesas de translado. Na implementação presencial, o normal é a empresa estabelecer um cronograma de atividades, definindo as responsabilidades e o roteiro de implementação da solução.

Avalie o preço dessas opções.

4 – Avalie o que a empresa disponibiliza de suporte

É importante que o seu negócio seja assistido no pós-implementação. Por isso, levante o que a empresa oferece dos atendimentos de suporte. No mínimo um atendimento Telefônico, e-mail, acesso a Whatsapp e acesso remoto quando necessário.

Naturalmente a empresa deve fornecer as atualizações tecnológicas e Fiscais do produto.

Acho importante que a empresa possua materiais gratuitos de aprendizado. Principalmente vídeos. Isso vai ajudar no treinamento de novos usuários do sistema.

Questione se a empresa possui um SLA (Service Level Agreement) é, na verdade, um acordo de prestação de serviço que estipula o máximo de tempo de atendimento para determinado tipos de suporte. Exemplo:

  • atendimento para emissão de nota fiscal: Tempo de atendimento máximo: X minutos;
  • atendimento para faturamento da empresa: Tempo de atendimento máximo: X minutos;
  • sistema fora do ar: Tempo de atendimento máximo: X minutos;
  • dúvidas do usuário: Tempo de atendimento máximo: X minutos; entre outras métricas que considerar importante.

*Questione se existe um tempo Máximo de uso do suporte técnico mensal, se existe um limite de quantidade de atendimentos;

*Questione o que não está incluso no valor de suporte técnico, exemplos comuns:

  • desenvolvimento de relatórios ou novas funções específicos para sua empresa;
  • treinamento presencial para usuários; entre outras.

5 – Análise o preço

Monte agora um planilha de preços, exemplo:

Passo a passo para implementar o ERP

Mas como e quando implementar software de gestão ERP na sua empresa? Existem fases específicas que devem ser seguidas para garantir que a empresa aproveite ao máximo dos recursos e benefícios.

Fica tranquilo que eu te ajudo nisso! Nos tópicos abaixo eu trago um passo a passo de como fazê-lo de forma simples. Saiba que ele pode ser aplicado em negócios de qualquer ramo ou porte. Acompanhe!

1 – Envolva todo o pessoal

Selecionada a empresa eu sugiro que você reúna toda sua equipe e convidem todos a participar desse projeto. Esse é um momento importante, você está fazendo um investimento na empresa e espera que todos estejam engajados.

Informe que será exigido de cada pessoa o cumprimento de atividades e não será tolerado atrasos. Esses possíveis atrasos podem comprometer o prazo de entrega do projeto.

Deixe claro para todos para não pedirem questões específicas na solução. O Software naturalmente já passou por várias empresas e processos, por isso precisam usar o máximo do padrão do sistema, sem desenvolvimentos (a não ser que você ache necessário, mas é importante que isso esteja negociado no ato da Venda, e não agora durante a implementação).

Indique o gestor do projeto (O responsável do seu time pela implementação do Projeto), e informe a todos que precisam atender junto com ele as atividades de projeto.

Acompanhe semanalmente a evolução do projeto, por mais que delegue um gestor, não deixe 100% com ele.

2 – Prepare o dia da inauguração do sistema

Não preciso dizer que esse é um dia super importante, e vou pontuar alguns quesitos que eu acho relevante você administrar:

  • certifique que todos os usuários estão treinados, pergunte um a um;
  • verifique com a empresa se ela vai mandar algum recurso presencial, ou vai ficar de prontidão remotamente;
  • se você por acaso importou o cadastro de produto, se certifique que os saldos de inventário foram importados corretamente e se o valor está correto.

Fique sabendo que é um momento onde seus usuários vão estar mais tensos, é normal, por isso, é importante manter a calma. Cada dia que passa vai ter menos questões para administrar. Normalmente em 1 semana passa e a empresa começa a operar normalmente;

O ideal é que você escolha o primeiro dia útil de um determinado mês para fazer a inauguração.

3 – Faça o Fechamento Financeiro/Fiscal Mensal

Passados 30 dias da inauguração do sistema, agora é hora de fazer o fechamento do mês no novo sistema.

Nesse momento você deve:

  • bater o relatório/Notas de Vendas;
  • bater as Notas de Compra;
  • tirar uma lista de despesas pagas e a pagar, e verificar qualquer inconsistência;
  • fazer o mesmo com as receitas, contas a receber e saldo nas contas correntes;
  • tirar um DRE do Mês, nele você fecha o resultado da empresa no período, e qualquer erro de lançamento pode ser identificado;

É ideal que a software house te ajude com isso, pois ela pode lhe dar os caminhos para investigar as situações que encontrar divergência.

4 – Você fatiou o projeto? Agora pode ser a melhor hora de dar continuidade.

Se, por exemplo, você resolver deixar a integração com e-commerce, ou marketplace para uma segunda fase, ou uma nova empresa ou uma outra operação, esse é o melhor momento de você já engatar a continuidade.

O projeto ainda está na “cabeça” do gerente de projeto, do consultor, do gestor. Fica mais fácil continuar agora do que daqui 6 meses ter que relembrar os parâmetros e configurações que foram feitos para implementar essas novas rotinas.

5 – Faça um acompanhamento

Fique atento aos improvisos. Não é incomum que empresas com um excelente sistema, depois de 1 ano de implementação estejam utilizando mais Excel do que o sistema.

Isso se dá porque a empresa, entre outras coisas, não exigiu que as informações fossem já 100% extraídas do sistema, na correria do dia a dia, montou um Excel para entregar determinada informação, isto é o suficiente para os usuários procurarem cortar caminhos.

Para que a implementação do ERP represente benefícios significativos para os negócios, é preciso que a transferência de tecnologia e de conhecimento seja feita da melhor maneira possível.

Ofereça treinamentos de utilização do software para as equipes. Assim, você garante menos problemas e mais sucesso, especialmente se o ERP está sendo implementado pela primeira vez na empresa ou se a plataforma é alterada de uma solução de ERP para outra.

A gerência da empresa deve garantir o detalhamento do fornecedor e o conhecimento tecnológico adequados para a equipe interna de suporte de TI da empresa. O uso adequado da tecnologia e uma efetiva transferência de conhecimento, juntamente com treinamento adequado, devem ser considerados, uma vez que são as partes responsáveis pelo sucesso de todo o projeto.

Considerar o consultor como parte do projeto não apenas ajuda a ter uma operação tranquila e sem obstáculos, mas também reduz o intervalo de tempo entre a falha inoportuna e a solução.

Uma solução de ERP não é um evento único, mas sim um processo contínuo. É algo que a empresa tem que continuamente manter o controle para evitar quaisquer falhas sistêmicas que possam afetar a funcionalidade do software ERP. Portanto, programe revisões periódicas e faça atualizações constantes.

Ficou claro como implantar ERP na empresa? Então não perca mais tempo e leve essa solução para os seus negócios.

Marcos Leite – Ajudando empresas a aperfeiçoar seus processos de gestão e conquistar seus objetivos através do uso da Tecnologia.

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Marcos Leite

Cofundador da Artsoft, Head de Marketing & Vendas e Diretor da área de Projetos de implementação dos Sistemas de Gestão ERP.

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