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Gestão de custos: tudo o que você precisa saber!

Muitos sabem que a chave para o sucesso é conhecer bem o seu próprio negócio e não deixar cuidados primordiais, como a gestão de custos, nas mãos de terceiros. Isso porque administrar e controlar os gastos proporciona ao gestor o conhecimento do quanto foi investido e do valor a ser estipulado no preço final.

Esse domínio auxilia no planejamento, na tomada de decisões e no bom gerenciamento financeiro. Sem essa percepção, a companhia pode perder completamente o controle.

Embora esse assunto seja de grande importância, muitas organizações acabam não fazendo o devido gerenciamento de suas despesas. Elas acabam deixando apenas no papel o que poderia ser a resposta para inúmeros problemas — e até mesmo para muitas oportunidades.

Para não correr esse risco, continue lendo este post e descubra como garantir uma gestão de custos de qualidade para o seu empreendimento!

O que é a gestão de custos?

Todo empresário sonha em tornar seu negócio sólido e longínquo — e essa missão está diretamente atrelada à forma como a empresa é dirigida. Isso envolve gestão de negócios, gestão de custos e resultados e controle de estoque, entre outros processos de administração.

Muitos empresários têm dificuldades porque falta tempo para organizar tudo. Entretanto, é algo fundamental ter essas informações sempre à mão para ajudar na tomada de decisões.

Basicamente, todos os investimentos que uma empresa precisa fazer para realizar as suas atividades são chamados de custos. Isso inclui tanto a criação de um produto como a oferta de um serviço.

Nessa definição, enquadram-se os insumos, a energia elétrica, o transporte, a mão de obra, os equipamentos, etc. Sem saber os valores que compõem esses recursos, é impossível enxergar qual é a sua margem de lucro. Se você desconhece a sua lucratividade, de que adianta aumentar as suas vendas? Você pode duplicar seu desempenho e ainda assim acabar com um prejuízo.

Nesse sentido, a contabilidade de custos é uma ferramenta estratégica para a gestão, já que se constitui como uma das fontes mais ricas de informação. Afinal, conhecer melhor os gastos é uma questão de sobrevivência.

Quando realizada de forma inadequada, a gestão dos custos interfere diretamente nos resultados, implicando em queda da produtividade e do faturamento. Na contramão disso, uma gestão de custos apropriada permite estabelecer preços com margens de lucro mais robustas.

Mais do que isso: o detalhado controle sobre as despesas possibilita aos líderes a criação de uma estratégia de precificação. O que isso significa? Que por meio dessas informações é possível visualizar quais produtos têm mais valor agregado — podem ser vendidos a um preço maior — Com essas informações, também e quais devem ser mais baratos, ou seja, precisam compensar em volume de vendas.

Quais são os objetivos da gestão de custos?

Uma das principais metas da gestão de custos é dar mais segurança na hora de definir a sua margem de lucro em cada item. Isso acontece especialmente porque a formação do preço de venda do produto ou do serviço está ligada à apuração das despesas.

Se você tem dificuldades no controle financeiro, saiba que a contagem correta dos gastos é um fator que influencia muito nos resultados. Por isso, os desembolsos, do menor ao mais alto, devem receber toda a atenção.

Abaixo, você confere um resumo dos principais propósitos da gestão de custos:

  • fornecer informações sobre o rendimento e o desempenho de diversas atividades da empresa;
  • auxiliar no controle, planejamento e desenvolvimento das operações;
  • fornecer informações que possam subsidiar a tomada de decisões.

Quais são os benefícios da gestão de custos?

A boa administração demanda muito mais do que aumentar a receita. Em determinados momentos da economia, reduzir seus gastos pode ser mais simples do que ampliar os seus ganhos. Nesse sentido, é fundamental saber equilibrar o que entra e o que sai de forma precisa — principalmente diante de um mercado cada vez mais competitivo.

Dessa forma, o barateamento de insumos, matérias-primas, mão de obra e custos fixos pode afetar o bom andamento de um empreendimento. Quer saber como? Continue acompanhando a leitura e confira alguns dos benefícios de uma boa gestão de custos.

Diminuição dos riscos do negócio

Muitas empresas fecham suas portas pelo simples fato de não conhecerem a fundo a dinâmica de seus custos. Por causa disso, suas contas de lucratividade são imprecisas, uma grande ameaça para o negócio. Lembre-se de que nem sempre faturamento alto é sinônimo de negócio saudável.

Precificação e competitividade

A precificação está relacionada ao mercado consumidor e às boas ofertas. Então, para diminuir os custos da produção, é preciso dar atenção aos gastos variáveis, como insumos, comissões e mão de obra.

A gestão de custos ajuda na competitividade justamente porque propicia uma precificação mais eficiente, como já mencionamos, evitando que a empresa tenha problemas relacionados a seus preços. Isso porque, muitas vezes, um método inadequado pode informar que o lucro será x, enquanto, na prática, o lucro real é y — ou seja, a empresa pode não ganhar o valor previsto.

Queda nos gastos

Com uma gestão de custos de excelência, é viável enxergar os desperdícios que, durante a correria do dia a dia, acabam ficando invisíveis. Assim, o gerenciamento detalhado dos gastos vai permitir compras mais enxutas de insumos, proporcionais à demanda real das operações.

Aumento da lucratividade

Na gestão de um negócio, uma ação tem influência sobre as outras. Nesse contexto, quando você elimina as despesas desnecessárias, os lucros costumam aumentar de maneira muito natural.

Afinal de contas, com menos despesas, talvez você nem precise ampliar as vendas para alcançar um resultado. Assim, fica mais fácil colocar no mercado produtos mais competitivos, o que tem ligação direta com a produtividade e a competitividade do seu negócio.

Mais qualidade para produtos e serviços

Quando a empresa segue a cartilha da boa administração e faz a sua gestão de custos de forma adequada, ela obtém mais qualidade para suas mercadorias e prestações de serviços. O que é a qualidade senão oferecer aos clientes produtos que os satisfaçam?

Se você sabe quais itens fazem mais sucesso financeiramente (quais deles têm o melhor custo-benefício), a empresa pode focar mais neles. Como efeito, a tendência é aumentar o nível de contentamento do público-alvo, que sempre encontra à sua  disposição os artigos de sua preferência. Em resumo, isso aumenta a saída e o valor agregado dos seus produtos.

Como detalhar os custos do negócio?

As despesas fixas são aquelas que não têm relação direta com o custo dos produtos. Independentemente se você vender 100 ou 1000 unidades, esses gastos não sofrem alterações. Já os custos variáveis podem ser alterados conforme a demanda durante a produção ou a disponibilização dos serviços.

Por exemplo: impostos, comissões sobre vendas, horas extras de funcionários, manutenções emergenciais são despesas flutuantes. Já o aluguel do prédio, a conta da Internet e os salários dos colaboradores são exemplos de desembolsos fixos. Reconhecer a diferença entre as duas modalidades de custos é imprescindível.

No dia a dia, porém, a maioria dos empresários não tem tempo para executar todas as atividades de gestão de desempenho, de indicadores e de controle do estoque. Se você sofre com isso, não se sinta sozinho! Também não é financeiramente viável contratar funcionários só para isso. Qual é a saída, então?

As companhias de ponta estão apostando na modernização desses processos. Existem no mercado sofisticados sistemas de ERP (Enterprise Resource Plannig), que automatizam toda essa contagem com inteligência informática.

Mais do que a simples gestão de custos, esses programas gerenciam as vendas, o estoque e as compras, entre outras ferramentas. Todos esses dados ficam disponíveis em única plataforma, o que integra todas as equipes.

Desse modo, seu planejamento passa a ser todo calcado em dados concretos, e não apenas em palpites. Abaixo, você confere um resumo dos dois principais tipos de gastos:

  • custos variáveis: os custos variáveis são aqueles que podem ser alterados conforme a demanda de seus clientes e de acordo com seu próprio consumo durante a produção ou a disponibilização dos serviços. Por exemplo: impostos, comissões sobre vendas, horas extras de funcionários, manutenções emergenciais, etc;
  • gastos fixos: já as despesas fixas são aquelas que quase não sofrem oscilação de um mês para o outro: aluguel do prédio, conta de Internet, salários dos colaboradores, taxas bancárias, entre outras.

Após o levantamento dos custos fixos e variáveis, é recomendado que se faça um registro de todos os gastos. Só assim é possível identificar os investimentos desnecessários e cortá-los.

O que é uma boa gestão de custos?

Sem dúvida, controlar os custos dos negócios é uma medida essencial para garantir a manutenção da saúde organizacional de uma empresa. Quando realizado de forma errônea, esse controle interfere nos resultados, implicando queda de produtividade e faturamento.

Assim, a empresa que realiza uma gestão de custos mal feita, corre o risco de estipular preços impraticáveis, o que é uma ameaça às margens de lucro, para o volume de vendas e até mesmo para sobrevivência da empresa. Em outras palavras, uma boa gestão de custos calcula com eficiência e precisão todas as despesas envolvidas em um empreendimento.

Como o consumo e os ganhos acontecem gradualmente, essa conta tem de ser refeita de forma corriqueira para que nenhum dado fique de fora. Abaixo, veja quais são os principais alicerces para uma boa gestão de custos:

  • controle: nada pode ficar de fora, por isso acompanhe em detalhes os custos fixos, os variáveis, as perdas do estoque, etc;
  • equilíbrio: é preciso encontrar bons custos-benefícios, isto é, seus gastos com matérias-primas não podem ser muito altos, mas de nada adianta insumos baratos se eles não tiverem qualidade. Seu objetivo deve ser buscar os itens mais econômicos, mas sem perder em eficiência;
  • coleta de dados rigorosa: imprecisões ou erros na hora de captar os dados vão distorcer os resultados finais. Tome cuidado para que não haja falhas desse tipo.

Quais são os principais erros cometidos na gestão de custos?

Na hora de pôr a mão na massa, mais vale aprender com a experiência do mercado do que tentar inventar a roda. Nesse sentido, separamos alguns dos principais equívocos que costumam acontecer na gestão de custos. Fuja deles!

Não levar em conta as perdas no estoque

Muitos empreendedores se esquecem de incluir em seus gastos as perdas que acontecem dentro do estoque. Por isso, os produtos armazenados devem sempre ser contabilizados, e a depreciação deve ser considerada na formação dos preços de venda, bem como nos resultados da companhia. Uma boa gestão do estoque é fundamental para a gestão de custos de qualidade, pois elas se inter-relacionam.

Não saber se a empresa está tendo lucros ou prejuízos

Em alguns casos, a rotina operacional veda os olhos de muitos empreendedores, que acabam perdendo informações ao calcular o retorno financeiro do negócio. Isso é perigoso porque pode mascarar a saúde econômica da empresa. Fica mais difícil, por exemplo, realizar novos investimentos com confiança.

Por isso, é importante que o controle de fluxo de caixa seja feito corretamente. Desse modo, é possível alinhar as entradas do caixa com a gestão de custos. O que tem feito bastante sucesso entre os empreendedores é a automatização desses processos com softwares especializados.

Toda essa contagem pode ser feita de forma instantânea, o que é bastante indicado para quem sofre com a falta de tempo. Se esse for o seu caso, acompanhe ainda neste post o tópico “Falta de investimentos em tecnologia”, no qual explicamos por que que não investir em modernização também é outro grande erro.

Não calcular o custo e o preço de venda dos produtos e serviços

Se o custo para fazer um produto ou prestar um serviço está sendo inferior ao preço de venda, é hora de rever e calcular onde está o erro, uma vez que isso pode levar o negócio à falência. É preciso, no mínimo, que o custo de produção seja igual àquele utilizado para produzi-lo.

Falta de investimentos em tecnologia

A administração tradicional já não é mais viável, principalmente para empresários com agendas atribuladas como a sua. Afinal de contas, quem é que tem tempo para conferir e contar todos os dados que envolvem uma organização em um único dia, não é mesmo?

Ferramentas tecnológicas, como os sistemas de gestão, aceleram todos esses procedimentos. Além disso, esses softwares armazenam os dados de forma segura, garantindo total proteção.

Além do gerenciamento das despesas, esses programas de informática fazem a gestão de vendas e de compras, administram o estoque, controlam as funções do departamento de Recursos Humanos e as questões fiscais.

Eles também proporcionam ferramentas para Business Intelligence e para os serviços de CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente). Dessa forma, com tudo sob controle em poucos segundos, fica muito mais simples aprimorar a saúde financeira da empresa.

Como você pôde notar, a influência da gestão de custos em uma administração é enorme. Ela pode tanto favorecer um negócio como afundá-lo. Com um gerenciamento minucioso de todas as informações, principalmente se isso for feito com apoio tecnológico, você vai driblar a estagnação e acelerar seu crescimento.

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Comment

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