Dúvidas de como implementar um novo sistema de gestão ERP na sua empresa sem maiores problemas?

Se você está nesse momento considerando implementar um novo software de gestão ERP na sua empresa pode estar se perguntando qual é a melhor maneira de organizar isso, como evitar atrasos ou situações inesperadas no projeto.

Como organizar o projeto de implementação eu vou falar logo abaixo, mas para evitar o inesperado é importante primeiro voltar para o processo de vendas. Porque tudo começa por lá, não é verdade?

Se as expectativas não estiverem 100% alinhadas na venda, eu digo 100% mesmo, você pode ter problemas na implementação. Então atenção a isso. Quer saber como evitar esse problema? Transparência! E não adianta colocar toda a responsabilidade sobre o vendedor, ja fui da área de vendas e sei como é isso. Você precisa passar para ele o que você espera com a implementação, e a lista de requisitos ou funcionalidades que você precisa, de cada área do sistema. Coloque tudo isso anexado à proposta comercial. (Se o vendedor tem boas intenções, ele não vai criar qualquer resistência quanto a isso.)

Resolvido isso vamos ao ponto principal desse artigo. Para que a implementação do sistema ERP seja bem feita entendemos que o projeto precisa ser dividido em 5 fases, e abaixo vou explicar cada uma delas.

A Primeira fase (alinhamento inicial) O objetivo dessa fase é alinhar com todos que vão participar do projeto, tanto da parte do cliente quanto da consultoria, como será feita a implementação do novo sistema de gestão ERP e quais são os pontos de atenção. Chamamos essa reunião de Kickoff do projeto. O ideal é que seja feito numa sala grande com uso de projetor, com a presença do Patrocinador do Projeto (quem assinou a proposta) e os usuários chaves de cada departamento. A reunião tem duração prevista de no máxima 1:30 hora.

O ideal é que a reunião comece com uma breve introdução do patrocinador do projeto para sua equipe, mostrando entre outras coisas os motivos que o levaram a implementação de um novo software de gestão ERP e os objetivos esperados com isso. Logo após a consultoria de sistemas deve apresentar a sua empresa, a equipe que vai participar do projeto e o escopo que foi contratado.

O Escopo é o que foi acordado e adquirido na proposta comercial. Informações como: Número de usuários, Módulos adquiridos, exemplo: Vendas, Logistica, Finanças, Mobilidade, funcionalidades específicas, BI, CRM e etc, se a solução será local ou em nuvem são alguma delas.

Concluído essa parte é importante agora apresentar com de fato será feita a implementação, as próximas fases, as responsabilidades das equipes e os pontos de atenção como: resistencia dos usuários, compromisso com a agenda e com os prazos acordados.

Feito isso é acordado a frequências de visitas, e está iniciado o projeto. Vamos para a próxima fase.

Na segunda fase (levantamento) Identificado os usuários chaves, (profissionais com maior entendimento de uma determinada área da empresa) iniciamos a entrevista com cada um deles. Procuramos na entrevista entender como suas rotinas de trabalho funcionam para ele, e como elas influenciam a empresa e demais usuários. Dessa fase será elaborado um documento, que chamamos de blueprint, onde estará detalhado todo o processo levantado e os parâmetros que precisam ser configurados no sistema. O Cliente precisa validar este documento para que possamos seguir para a próxima fase. (1 a 2 horas com cada usuário chave, é o tempo médio gasto com o levantamento)

Na terceira fase (configuração do sistema) Nessa fase é iniciada a configuração do sistema de acordo com o levantamento que foi feito na fase anterior. Essa é uma fase de maior trabalho da equipe de implementação e não do cliente. Quando estiver tudo concluído, será apresentado aos usuários chaves para validação. É normal que haja alguns ajustes depois dessa apresentação até chegar ao modelo ideal.

Na quarta fase (treinamento) Com o sistema pronto e configurado de acordo com as suas rotinas, podemos começar os treinamentos com os usuários. O usuário está sendo treinado utilizando o sistema com as características da sua área, o que facilita muito o processo de aprendizado. Outro ponto importante nessa fase é o dever de casa que a consultoria vai passar para o usuário. Ele vai precisar fazer lançamentos de testes no sistema para que quando vier a inauguração não tenha maiores dificuldades de uso do software. Depois de considerarmos os lançamentos de testes satisfatórios podemos ir para a quinta e última fase.

Na quinta e última fase (inauguração) depois que todos os usuários estão prontos para operar no sistema podemos agendar o dia da inauguração. É ideal que seja o primeiro dia útil de um determinado mês. Preparamos o sistema no dia anterior zerando os lançamentos de testes efetuados, fazendo a importação atualizada dos saldos e dos cadastros, deixando o sistema pronto para iniciar. No dia da inauguração é importante que a consultoria esteja presente para auxiliar nas dúvidas. Normal que haja alguma insegurança ou outra do usuário, mas com o passar de dois ou três dias tudo vai normalizando.

Você pode estar se perguntando sobre o tempo médio de implementação de um projeto de ERP, eu diria que depende muito do envolvimento da sua equipe no projeto mas normalmente são de 1 a 4 meses no máximo de implementação. (Quanto mais o cliente se dedicar ao projeto, menor o prazo)

Bom é isso. Trabalhoso, mas com método e compromisso de todos, chegamos ao resultado final.

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