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Conheça os custos envolvidos na implantação de sistema ERP

No início, as planilhas do Excel dão conta dos registros contábeis e dos controles de produção e de vendas. O empreendedor, com pouco capital de giro disponível, tem que fazer o impossível para se manter de portas abertas. Mas esse show de improviso é válido apenas para os primeiros meses de vida de uma organização.

Conforme a empresa vai crescendo, manter o gerenciamento sem a ajuda de um software se torna uma tarefa hercúlea. Os erros começam a se suceder, os cálculos são cada vez mais trabalhosos, as inserções em planilhas custam cada vez mais tempo.

Se a sua organização está nessa fase, é hora de pensar em dar um upgrade em seu gerenciamento com o auxílio de um ERP (sistema de gestão empresarial). Mas… Quanto custa a implantação de sistema ERP? Quais são as possibilidades de investimento e os tipos de softwares disponíveis no mercado? Qual é o mais adequado para o tamanho do meu negócio?

Se essas são algumas das suas dúvidas, você está no lugar certo, pois este artigo vai esclarecer essas interrogações. Acompanhe:

Por que um ERP?

Em um cenário de extrema competitividade, não há espaço para gaps de comunicação entre os departamentos. Os altos custos com folha de pagamento justificam a existência de um sistema que automatize dezenas de processos administrativos — aumentando a produtividade da sua equipe, dando mais agilidade na produção e, o mais importante, transformando dados em inteligência para apoiar a tomada de decisões.

Mesmo nas pequenas e médias empresas (PMEs), um sistema de gestão empresarial é imprescindível, uma vez que a inconsistência de dados de uma gestão de improviso resulta invariavelmente em perda de negócios, sanções tributárias, extravio ou roubo de informações etc. A integração entre todos os processos da empresa permite planejamento e execução mais assertivos, baseados em dados, não em palpites.

Definitivamente, a automatização dos processos financeiros, de produção, de vendas, de faturamento, de estoque e de contabilidade apresenta um altíssimo retorno sobre investimento (ROI), o que prova que algumas despesas não são gastos, mas, sim, investimentos poderosos na profissionalização empresarial.

Quais são os custos de implantação de um ERP?

Não há uma resposta fechada para essa questão, visto que o ERP não costuma ser instalado como um produto padronizado. Muito além disso, possui um nível de elasticidade e customização fundamental para se harmonizar perfeitamente às necessidades particulares de cada organização.

Além da questão da customização, existem duas formas de implementar um ERP:

  • De forma local, com instalação em cada máquina.

  • Por meio de assinatura (modelo software como serviço ou Saas), em que a aplicação é acessada via um servidor virtual.

Para cada um desses formatos, fatores diferentes vão contribuir para o aumento ou redução no custo total do software. Vamos a eles:

Implantação de sistema ERP com instalação local

Esse formato vem caindo em desuso em virtude da mobilidade e dos custos mais baixos da aquisição do software por assinatura. Entretanto, alguns gestores mais conservadores ainda preferem manter todos os recursos localmente. Neste caso, haverá alguns custos em jogo:

  • Licença do software

                   A ser paga de acordo com a quantidade de computadores que terão a aplicação.

  • Valor-hora de implementação do projeto e de consultoria

               Vai variar de acordo com o tamanho da empresa, com a quantidade de módulos a serem implantados e com o número de máquinas. Havendo matriz e filiais, a complexidade no processo de instalação é ampliada, o que exigirá um acréscimo nas horas de consultoria e implementação.

            Vale lembrar que, nesse ponto, existem dois tipos de contrato, o de horas fechadas e abertas. No primeiro, contrata-se uma determinada quantidade de horas de consultoria; se este montante for extrapolado, a fornecedora da solução de TI assume os custos adicionais. No segundo caso, o cliente arca com a quantidade final de horas de consultoria que se revelaram necessárias para a completa instalação da solução.

  • Hardware e demais elementos de infraestrutura

               Os que optam por uma instalação local devem ter em mente que o banco de dados e a quantidade de transações diárias exigem investimento em datacenters e computadores que sejam compatíveis com a performance da aplicação. Quanto maior a quantidade de usuários simultâneos e o volume de tráfego de dados, maiores os custos com licenciamento e infraestrutura de tecnologia de informação e comunicação (TIC).

        Mas não se preocupe, esse dimensionamento não será descoberto apenas quando a solução já estiver em funcionamento: a etapa de projeto inclui, em geral, a previsão de infraestrutura necessária para que o software cumpra as expectativas da empresa. Em muitos casos, nessa etapa, o gestor acaba desistindo da instalação local para optar pelo uso do sistema em nuvem em função da constatação de seus custos menores.

  • Personalizações

           Se o ERP for contratado no formato que a provedora de soluções de TI tem à disposição, os custos, evidentemente, serão menores. Entretanto, a maioria das empresas desejam realizar adequações, o que vai impactar o valor final da implementação e o custo total de propriedade (TCO).

  • Treinamento dos colaboradores

         Pode ser embutido no valor da implementação (oferecido, portanto, pela provedora de TI) ou aplicado de forma direta pela própria equipe de TI da empresa.

Contratação de ERP como solução em nuvem

Essa é a forma de provisão de soluções em ERP mais comum no mercado, tanto pelas PMEs quanto pelas multinacionais. Nesse caso, os custos são reduzidos sensivelmente, uma vez que toda a infraestrutura de hardware, manutenção e atualização ficam sob o encargo da fornecedora do software de gestão.

Além disso, não há aquisição da propriedade do sistema: o ERP não será instalado em nenhum computador da empresa, mas, sim, disponibilizado para acesso em nuvem — o que garante que qualquer usuário autorizado poderá fazer transações e registrar vendas, por exemplo, do computador da empresa, do seu laptop pessoal, em sua residência, ou a partir de um smartphone ou tablet com acesso à internet. Aqui há a conjunção entre mobilidade e redução de custos.

Os custos, neste caso, são, de forma geral:

  •  Assinatura do software de gestão

          Vai variar de acordo com os módulos e funcionalidades contratados. A empresa pode tornar esse “aluguel” muito mais barato, caso opte por poucos módulos, na estrita medida de suas necessidades.

  • Personalizações

        Assim como no modelo de instalação local, a dimensão das customizações terá, obviamente, impacto no valor mensal a ser pago.

  • Elaboração do projeto e treinamento

A elaboração do projeto e a etapa de capacitação dos colaboradores podem ou não estar dentro da assinatura acordada ou serem paga à parte, a depender da fornecedora da solução de TI.

Soluções em ERP para todos os portes de empresa

Um último detalhe interessante a ser lembrado é que, de modo geral, muitos especialistas na implantação de sistema ERP costumam ter mais de um produto disponível, a depender do porte da organização e da sua disponibilidade de recursos.

Um exemplo é o Fenícia e o SAP Business One. Enquanto o primeiro é focado nas PMEs, com módulos mais enxutos e em linha com as particularidades desse perfil de empresa, o SAP Business One é um software mais robusto e destinado às empresas de grande porte e de maior complexidade.

Maior confiabilidade dos dados, redução sensível do retrabalho, exibição em tempo real das informações a usuários autorizados de diversos departamentos (de forma simultânea), automatização de processos (por meio da implantação de um sistema ERP, o fechamento de uma venda gera automaticamente uma baixa no estoque, por exemplo): as vantagens são imensas.

Por outro lado, por envolver um valor considerável, todo o processo deve ser levado com seriedade e comprometimento, o que justifica que a escolha da solução seja feita com base no melhor custo-benefício, e não somente no valor final.

A propósito, você sabe qual a relação entre sistema de gestão e tomada de decisão? Descubra agora no post “Sistema de gestão e tomada de decisão: como um ajuda o outro?”!

 

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