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Como a otimização de processos pode melhorar a rotina da empresa

Já faz um bom tempo que a otimização deixou de ser uma novidade e passou a ser prioridade para que as empresas se destaquem no mercado. Isso porque não basta uma boa ideia ou investir pesado na área de produção e de vendas, é preciso otimizar e organizar os processos da empresa como um todo.

Neste post, você vai entender o que é a otimização de processos e como ela pode melhorar a rotina e a gestão de sua empresa:

O que é otimização de processos

A otimização (ou gestão de processos, como também é conhecida) pode ser definida como a interação sinérgica entre as diferentes atividades que são desempenhadas por uma empresa, levando em conta os diferentes departamentos, pessoas e procedimentos que são envolvidos nesse contexto.

Otimizar ou gerenciar processos significa, também, compreender, delinear, executar, mensurar e monitorar as atividades de uma determinada empresa — sejam elas automatizadas ou não —, visando obter resultados que devem estar de acordo com os objetivos e as metas que foram traçados pela administração da empresa.

Para isso, além do controle constante, em muitos casos é preciso implementar ferramentas ou ações que aperfeiçoem essas atividades. Mas como isso é possível?

A importância da otimização de processos

A otimização de processos, atualmente, é tão importante devido ao aumento da concorrência, o que gera uma necessidade cada vez maior do controle dos processos e dos custos que eles podem gerar para as empresas.

Assim, empresas que têm processos alinhados poderão ter um foco maior no que realmente faz a diferença para o seu resultado e poderão, também, implementar estratégias organizacionais consistentes e que levem aos resultados desejados.

Adicionalmente, poderão implementar sistemas de gestão que possam ser mensurados e, se necessário, alterados em função de indicadores de desempenho.

Como fazer a otimização de processos

Mapeie e compreenda os processos da sua empresa

Agora que você já sabe o que é a otimização dos processos e qual é a sua importância, é preciso colocar as mãos na massa para melhorá-los. Para isso, será necessário conhecer e mapear como funcionam esses processos em sua organização.

Em alguns casos, é necessário utilizar desenhos ou esquemas que permitam entender, por exemplo, as atividades da empresa, como cada uma funciona de forma isolada e a integração que as diversas atividades do negócio têm entre si.

A identificação dos processos permite conhecer, por exemplo:

  • atividades que agregam e geram valor para seus clientes;
  • consumo de recursos humanos e financeiros nas atividades organizacionais;
  • e eventuais gargalos ou pontos de atenção em relação a um departamento ou colaborador.

Invista, qualifique e motive o capital humano da sua empresa

De nada adianta reconhecer a necessidade de ajuste em alguns processos se seus profissionais não estão capacitados para realizar as melhorias necessárias. Empresas de sucesso investem em mão de obra qualificada e, constantemente, em treinamento para expandir os horizontes de seus colaboradores, já que o investimento no conhecimento vai trazer melhoria dos processos e impacto positivo nos resultados da empresa.

Em alguns casos, quando mudanças muito substanciais são necessárias, pode haver alguma resistência dos colaboradores. Então, é preciso motivá-los e mostrar que eles fazem parte da empresa e que com ela vão evoluir.

Use ferramentas de última geração na sua empresa

A necessidade de mudança e de uma equipe capacitada e motivada demandará ferramentas adequadas. Dessa forma, é preciso investir em soluções informatizadas, inteligentes e interligadas, que possam padronizar processos e diminuir a possibilidade de erros e retrabalhos na realização das tarefas.

Alguns dos novos softwares e aplicativos, além de permitir a integração entre diferentes áreas, ainda garantem:

  • o agendamento de atividades, rotinas e atualizações;
  • a mensuração e o monitoramento do desempenho de funcionários e de atividades — o que, obviamente, pode ajudar no caso de necessidade de ajustes.

Atualize constante os processos da sua empresa

A atualização faz parte do seu dia a dia quando você decide usar a informatização. De qualquer forma, é preciso estar atento às últimas práticas do mercado, não só em relação ao software mas também:

  • às técnicas de otimização de logística;
  • às técnicas de organização de estoque;
  • aos instrumentos que podem ajudar no controle das finanças.

O uso das melhores práticas do mercado impulsiona os seus negócios e também mostra para os seus clientes que a sua empresa está sempre preocupada com a inovação. E isso, com certeza, influencia a qualidade dos seus produtos e dos seus serviços.

Otimize a comunicação interna da sua empresa

Otimizar processos não significa apenas ajustar rumos e corrigir erros mas também usar diferentes caminhos para a sua empresa ser conhecida no mercado. E, nesse processo, a comunicação é uma variável muito importante.

Procure sempre as últimas novidades do mercado, como é o caso de diferentes redes sociais e formas de divulgar a sua empresa. Use isso também para mapear o que os seus clientes querem e o que os seus concorrentes estão fazendo de diferente no mercado.

Lembre-se de que é o conjunto de atividades que, no final das contas, vai fazer a diferença para a sua empresa. Não se esqueça também de que a comunicação dentro da organização é essencial para a mudança e para a manutenção da otimização das atividades, já que os colaboradores precisam entender por que e como isto vai acontecer.

Neste post você viu que a otimização de processos traz inúmeros benefícios para a sua empresa, como:

  • redução de custos;
  • identificação e otimização de atividades;
  • tomada de decisões mais ágeis;
  • redução da quantidade de erros;
  • aumento da eficiência do negócio.

Mas, para isso alcançar todos esses objetivos, é preciso estar atento e conhecer os processos da sua própria empresa, investir em capital humano e destinar recursos à informatização. Para isso, escolha as melhores soluções do mercado, que trazem agilidade para o seu negócio.

Por fim, busque constantemente a atualização e a inovação e não se esqueça de que a comunicação também é importante para a otimização de processos.

Você gostou deste post? Quer saber mais sobre como implementar a gestão de processos na sua empresa? Então, leia o post “Gestão de processos: o que é e como implementar na minha empresa”!

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