Aplique o 5S e aumente a eficiência do seu ambiente de trabalho

O ambiente de trabalho sofre interferências contínuas dos mais diversos elementos. Embora o humor dos colaboradores e as condições do clima não possam ser controlados, manter a organização física do espaço nas estações de trabalho é fundamental. De acordo com a filosofia japonesa conhecida como 5S, a desordem é responsável por diversos entraves: desde acidentes com máquinas até problemas financeiros.

A metodologia tem como base a implantação do sistema de qualidade total e recebeu esse nome em função das seguintes palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalizar) e Shitsuke (disciplina).

Organizações de variados portes aplicam e obtém diversos benefícios com esse sistema. No Brasil, é comum a utilização da palavra “senso” antes de cada um dos hábitos propostos pela teoria. Elencamos abaixo, de forma simplificada, os 5 conceitos básicos da técnica para melhorar a qualidade e aumentar a eficiência do seu ambiente de trabalho.

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1 – Senso de utilização (Seiri)

Retire do espaço de trabalho tudo o que não seja útil e organize os recursos disponíveis de acordo com a frequência de uso. Mantenha somente o necessário para a execução das atividades.

A aplicação desse conceito resulta em liberação de espaços, tornando o local de trabalho mais agradável, além de racionalizar o uso dos materiais e combater o desperdício. Em âmbito mais abrangente, o senso de utilização mantém a empresa operacionalmente enxuta e eficiente.

2 – Senso de arrumação (Seiton)

Organize o espaço de trabalho de forma eficaz e economize tempo e energia tentando encontrar objetos. Estabeleça um sistema de comunicação visual que permita o acesso rápido a todos os elementos necessárias à realização de tarefas essenciais. Tal hábito permite um melhor controle de estoques e documentos e reduz riscos de acidentes. A falta de tempo jamais deve ser utilizada como justificativa para a desordem.

3 – Senso de limpeza  (Seiso)

Depois de eliminar o que era desnecessário e organizar os itens da produção, é preciso mantê-los sempre limpos. Cada um dos usuários deve responsabilizar-se pela conservação dos recursos. Manter este conceito sempre em mente aumenta a disposição para o trabalho, valoriza a imagem da empresa e melhora a apresentação de produtos e serviços.

4 – Senso de normalização (Seiketsu)

Os hábitos mencionados acima precisam ser estabelecidos com regras claras para tornarem-se práticas rotineiras na empresa. Crie rotinas e procedimentos sérios e não permita que os sensos de utilização, organização e limpeza sejam apenas conceitos abstratos no ambiente de trabalho.

5 – Senso de disciplina (Shitsuke)

O conceito mais subjetivo e abrangente da filosofia 5S refere-se ao caráter individual de cada um dos colaboradores. Os hábitos propostos para melhoria do ambiente devem tornar-se não só parte da cultura da organização, mas também essenciais para todos os funcionários.

Embora os conceitos sejam simples e objetivos, a implantação dos hábitos da metodologia 5s demanda mudanças profundas de atitude em todos os colaboradores envolvidos. A dificuldade em romper com alguns paradigmas pode ser um dos complicadores para a aplicação das técnicas. Porém, os resultados certamente compensarão os esforços para adoção de novos hábitos.

A filosofia japonesa dos 5S busca alcançar o aumento da disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho ao promover a consciência e responsabilidade de cada um. Manter a organização na área de trabalho é fundamental para focar nas tarefas essenciais ao desenvolvimento do seu negócio.

E você já aplicou ou utiliza a metodologia do 5S na sua empresa? Obteve algum benefício? Conte para gente as suas experiências através dos comentários!

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