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7 maneiras de arruinar o controle de contas a pagar e receber

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Como se não bastassem as dificuldades macroeconômicas, a alta carga tributária, o custo da folha de pagamento e o rol de obrigações legais, impostos pelo Estado, muitas organizações têm, na sua própria gestão, o seu maior inimigo. Uma pesquisa divulgada em 2015 pelo IBGE no final de 2015 revelou que 52,5% das empresas abertas em 2009 não chegaram a 2013 de portas abertas. Na maior parte das falências, a “causa mortis” se relacionava à má administração, sobretudo no que se refere à organização financeira.

Muitos empreendedores ainda insistem em levar seus negócios na base do “feeling”, com pouca disciplina na execução financeira e, menos ainda, disposição para manter demonstrativos, balanços e registros contábeis atualizados. E dentre os erros capitais cometidos pelas empresas brasileiras (sobretudo as de pequeno e médio portes), subestimar o controle de contas a pagar e receber é o mais grave.

Por essas questões, hoje vamos ensiná-lo a como arruinar seu controle de contas a pagar e receber e, por consequência, comprometer a sobrevivência do seu negócio. Não, não há erro de redação, é isso mesmo que você leu: o alto percentual de mortalidade empresarial justifica a inversão do caminho.

Vamos mostrar, a partir de agora, o que você não deve fazer em hipótese alguma com seu controle financeiro, caso não queira participar da próxima estatística do IBGE!

Confundir contas pessoais e empresariais

Uma empresa sem projeção financeira não toma decisões adequadas. E uma empresa que não toma decisões adequadas não é capaz de oferecer um bom produto ou serviço ao seu cliente. Isso explica a necessidade de ter atenção total com esse processo gerencial que tem por objetivo gerar previsão dos direitos e obrigações que temos ao longo de um período. E quando o assunto é controle de contas a pagar e receber, o equívoco mais comum é postergar a separação das contas pessoa física e jurídica.

Muito comum especialmente às pequenas empresas e MEIs (microempreendedores individuais), a mistura de contas pessoais e corporativas, com o tempo, torna o empreendedor absolutamente cego à situação financeira de sua organização. Imagine que um dado empresário esteja atuando em sua organização e, de repente, se dá conta de que ainda não pagou o aluguel de seu escritório.

Sem hesitar, abre o internet banking e transfere o valor devido diretamente de sua conta pessoal. Esse valor debitado não foi registrado no controle de contas da empresa. Na projeção do próximo mês, esse débito não constará da lista de passivos, fazendo com que a companhia comprometa recursos que deveriam ser direcionados a esta despesa operacional. Agora imagine isso ocorrendo com diversas receitas e despesas? Puro colapso!

Ignorar despesa de menor vulto e gastos ocasionais

Um ditado chinês diz que devemos tomar cuidado é com as pedras pequenas, porque as grandes, nós enxergamos. Faz sentido, não? Nesse caso, mais ainda, uma vez que é muito comum acreditar que alguns poucos reais destinados a uma compra emergencial de material de escritório, por exemplo, não fará diferença nas finanças da empresa.

Igualmente, por serem ocasionais, muitas despesas (como 13º e férias) acabam ficando fora da previsão financeira da empresa no momento em que os gestores agrupam os gastos de um determinado mês e os projetam sistematicamente para todos os períodos seguintes. Dois erros imperdoáveis que costumam custar caro ao tomador de decisões.

Dessa forma, o controle de contas a pagar e receber deve ser feito de forma individualizada (mensalmente, sem projeções), computando todos os mínimos gastos, ainda que se refiram a centavos. Parafraseando o estatístico William Deming,

não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se controla.

Vender produtos com preços desalinhados aos valores de mercado ou ao seu custo de produção

Muitas empresas fixam os preços de seus produtos ou serviços baseados apenas na concorrência e ignorando seus custos de produção. Ou vice-versa. Aqui você poderá entender como calcular o preço de venda de seus produtos!

Esquecer de atualizar débitos e receitas consolidadas

Quem comete o erro anterior costuma cometer esse também. Especialmente em empresas de menor porte, em que o próprio empreendedor é soterrado por uma avalanche de tarefas das mais diversas áreas, a atuação administrativa (registro de vendas, atualização de balanços, fluxo de caixa e contas a pagar) costuma ser relegada a 2º plano.

As dificuldades de gerenciar todos os controles financeiros são conhecidas do mundo corporativo, mas não devem ser aceitas pelo gestor/empreendedor, até porque o resultado dessas desatualizações costuma ser atrasos de pagamentos. Um bom gerenciamento de contas a pagar e receber tende a evitar atrasos em despesas agendadas, prover conhecimento antecipado sobre as obrigações que podem ser negociadas e gerar informações para o fluxo de caixa. Se sua empresa já possui força máxima alocada em outras tarefas e não consegue solucionar esse gap (controle de registros), o próximo tópico vai iluminar seu caminho.

Subestimar os benefícios de um sistema de gestão empresarial (ERP)

Solução óbvia e definitiva para o problema anterior, mas que muitas empresas ainda relutam em trazer para dentro de seus muros. O custo dessa insistência em manter a administração da companhia “à moda antiga” (entre pilhas de notas fiscais, duplicatas e registros planilhas do Excel), invariavelmente, encaminha gradualmente a organização a um estado de convulsão administrativa que raras vezes não acaba em insolvência.

Um sistema de gestão empresarial (ERP) automatiza processos, desonera os funcionários de tarefas meramente administrativas, dá maior confiabilidade aos dados gerados e garante que todos na organização terão acesso aos mesmos dados, atualizados em tempo real (disponíveis para visualização a partir de qualquer dispositivo com acesso à Internet).

Mas, melhor que tudo isso, um software de gestão provê a empresa de Inteligência de Negócios. Com ele, o registro de venda de um produto gerará automaticamente, por exemplo, uma baixa no estoque, além da atualização do fluxo de caixa e demais demonstrativos contábeis. Todas as ligações relacionadas a um evento na empresa são atualizadas de forma simultânea, eliminando os retrabalhos de inserções de dados entre membros de diversos departamentos diferentes.  

Um ERP, por fim, agrega todos os “rastros” da organização, oferecendo ao gestor indicadores em tempo real. Nestes softwares, algoritmos são capazes de transformar dados brutos em informações gerenciais imprescindíveis à tomada de decisão. Mesmo com todo esse poderoso upgrade empresarial, muitas organizações ainda preferem controlar a complexidade de seu negócio nas planilhas de um Excel. Sobreviver, dessa maneira, passa a ser quase um milagre, concorda?

Não medir corretamente o desempenho da organização

Sem um software de gestão, como o mencionado acima, fica difícil coletar e agregar todos os dados que trafegam na empresa diariamente com excelência, intercruzando-os a olho nu de forma eficiente para entender o que está ocorrendo na empresa. Por melhor que seja a equipe, não há como comparar o poder de processamento, a velocidade e a amplitude de combinações de um sistema computacional com o que os humanos são capazes de perceber. E como dito por Deming, vai ser difícil ter controle sem uma bússola gerencial.

Contar com valores a receber como se já estivessem em seu caixa

Outro dos erros comuns: fazer investimentos e contrair despesas superestimando as receitas, mesmo antes de elas terem sido confirmadas em seu caixa. Imagine uma empresa que parcelou o recebimento de uma venda, em 10 parcelas de R$ 2 mil. A companhia não tem garantias de que o cliente quitará todas as parcelas no prazo; mesmo assim, assume esse montante mensal para pagar novas despesas. Uma tragédia.

A propósito, como a sua empresa faz o controle de contas a pagar e receber? Comente nas linhas abaixo e, em seguida, descubra quando e por que implantar um software de gestão ERP!

introducao ao ERP

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