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7 dicas para potencializar o uso do Google Drive em sua empresa

Toda empresa, em algum momento, precisa repensar sobre os seus processos internos de gerenciamento de documentos de forma a reduzir custos e a aumentar a produtividade. São nessas horas que o Google Drive aparece como uma excelente forma de potencializar o trabalho da sua empresa.

Para quem não conhece, o Google Drive é uma plataforma de sincronização de arquivos, mas com o diferencial de abrigar um leque de aplicações que permitem a edição de documentos, sejam eles textos (Word), planilhas (Excel), apresentações (Power Point) entre outros. Ou seja, além de guardar possíveis backups de imagem e vídeos, é possível guardar, editar e criar documentos nele.

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Porque eu devo utilizar o Google Drive?

Uma das principais razões para utilizar o Google Drive é o seu custo-benefício. Dependendo do tamanho da empresa, a plataforma não gera nenhum custo monetário, já que o pagamento só se aplica em casos de aumento de armazenamento ou de customização (para ter um e-mail @nomedasuaempresa).

Independentemente do caso, os benefícios são inúmeros. Segue a lista dos sete motivos que vão potencializar o uso do Google Drive na sua empresa:

Acesse e edite seus documentos onde quiser, na hora que quiser

Por se tratar de um serviço nas nuvens, basta ter acesso à internet para criar ou editar seus documentos. Pode ser no notebook, no tablet ou mesmo em seu celular. Nesses dois últimos casos, basta você baixar o app do Google Drive.

Crie documentos de forma colaborativa

Essa feature diminui consideravelmente o número de documentos duplicados, situação comum na hora de realizar um trabalho em grupo. Em vez de você enviar as versões a serem editadas por e-mail, basta você compartilhar aquele documento do Drive com outro colaborador. Além disso, várias pessoas podem realizar a edição do documento ao mesmo tempo.

Chat para conversa dentro do documento

Em vez de utilizar outro aplicativo para conversar com as pessoas que estão editando o documento, é possível abri um chat apenas com que está ali naquele momento. Isso facilita a troca de informações, evitando a alternância de janelas.

Controle de versão

Alguém modificou o documento de forma errada e você precisa voltar ao que era antes? Sem problemas. O Controle de Versão permite com que você tenha salvo todos os passos da edição do arquivo, mostrando, inclusive, quem realizou esses ajustes.

Perfeito para entender o processo de construção do documento.

Crie formulários e enquetes já sincronizados com planilhas

Ideal para quem deseja realizar pesquisas simples com mensuração de dados. Essa aplicação fica na opção “Mais” depois que você clica no botão de novo documento.

O sistema é simples e intuitivo, além de já gerar uma planilha com os dados de cada campo do formulário ou enquete preenchido.

Organize seus arquivos por pasta

O Google Drive trabalhou sua interface para que ele fique o mais próximo da experiência do seu computador. Logo, você consegue organizar os todos os documentos em pastas, copiando, duplicando e arrastando eles.

Google Drive no computador

Você pode sincronizar todos os arquivos do Drive na sua máquina, permitindo que você os acesse offline pela interface do programa. Para usar essa função você deve ativá-la nas configurações.

É ótimo para quem viaja muito e não pode ficar conectado o tempo todo. Toda alteração feita no documento enquanto você estiver off será sincronizada na nuvem após conectar.

O Google Drive não deve em nada comparado a sistemas como o Office. Tanto que muitas funções dele foram replicadas pela Microsoft.

E aí, você conhece outras dicas para potencializar o Google Drive no dia a dia de trabalho? Compartilhe com a gente nos comentários!

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